Wilhelm Schreiner, Head of Supply Chain & Procurement Europe, Hackett Group

„Deutsche Unternehmen liegen ganz vorne!“

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Immer wieder heißt es, dass deutsche Unternehmen in Sachen Digitalisierung ihren weltweiten Konkurrenten hinterherhinken. Wir wollten es genau wissen, und fragten jemand, der den internationalen Vergleich kennt. Erfahren Sie mehr über den Status der Digitalisierung in der Beschaffung, die Position deutscher Unternehmen und die Probleme, die der Transformation oft im Weg stehen. Lesen Sie, warum der Umstieg auf das ERP-System S/4 Hana die Digitalisierung hemmen kann.

Beschaffung aktuell: Herr Schreiner, wie sehen Sie den Status der Digitalisierung in Sachen Procurement?

Schreiner: Zunächst zum Stichwort Digitalisierung: Ich verstehe darunter den Einsatz und die Nutzung der wirklich neuen Möglichkeiten wie Big Data Analytics, Prediction, Smart Automation, Künstliche Intelligenz und allem, was in den vergangenen fünf Jahren an neuer Technologie dazu gekommen ist, bis hin zur Blockchain. Demgegenüber steht, was leider auch oft als Digitalisierung verstanden wird: Nämlich nichts anderes als die weitere konsequente Umsetzung von E-Procurement oder Sourcing Tools, die bisher unter dem Begriff E-Commerce zusammengefasst waren. Diese wurden in der Vergangenheit sicherlich nicht immer so konsequent eingeführt und genutzt.

Beschaffung aktuell: Erkennen Sie Unterschiede zwischen dem Stellenwert der Digitalisierung in den weltweiten Regionen?

Schreiner: Bei unseren Beratungen erkennen wir zwei Grundtendenzen: Amerikanische Unternehmen probieren auch bei der Digitalisierung schneller aus und setzen 30, 50 oder 100.000 Dollar ein, um ein neues Feature zu testen. Genauso schnell aber verlieren sie die Lust daran und probieren wieder etwas anderes aus. Deutsche und europäische Unternehmen agieren völlig anders: Sie nutzen viel längere Vorlaufzeiten, mehr Vorbereitung, umfassende Pflichtenhefte, konsequent entworfene und durchgeführte Business Cases. So haben deutsche Unternehmen gegenüber US-Firmen eine höhere Katalogquote und sind auch in der Connectivität ganz stark: Deutsche Firmen setzen sehr früh auf EDI, also auf Electronic Data Interchange: Ihr Marktplätze sind viel mehr und tiefer integriert als die amerikanischer Unternehmen.

Beschaffung aktuell: Deutsche Unternehmen liegen also vorne, was die digitale Transformation angeht?

Schreiner: Wir stellten im Rahmen unseres Procurement-Benchmarking Vergleiche an, was Katalogquoten, elektronische Anbindung etc. betrifft. Da wird sehr deutlich, dass die deutschen Firmen eine viel höhere Durchdringung haben als amerikanische Unternehmen.

Beschaffung aktuell: Wie manifestiert sich dieser Vorsprung – gibt es dafür Beispiele?

Schreiner: Ganz klar beim Katalogmanagement, auch der Nutzung der Kataloge, also der Quote, was aus Katalogen bezogen wird. Weiter bei der Nutzung der SAP Ariba Cloud, da sind wir sehr viel konsequenter in der Anwendung, zudem in der Digitalisierung der Prozesse. Auch was die Anbindung der Lieferanten und den elektronischen Datenaustausch angeht, sowie end-to-end-Prozesse bis zur Verrechnungsprüfung, da sind deutsche Unternehmen klar vorne.

Beschaffung aktuell: Wie steht es bei den Strategie-Tools?

Schreiner: Was Analytics angeht oder die Nutzung von Big Data, auch die Auswertung in Richtung Predictive Maintenance, da kommt deutschen Unternehmen zugute, dass sie die Daten disziplinierter pflegen, aufbereiten und auswerten.

Beschaffung aktuell: Ihre Einschätzung überrascht uns …

Schreiner: … sie steht sicher im Widerspruch zu der Einschätzung vieler Medien, nach der die Amerikaner sehr viel weiter sind, etwa durch Outsourcing bei P2P an Amazon. Da sind die Amerikaner vielleicht aggressiver. Aber es ist unsicher, wie sich das am Ende auswirken wird: Extrem formuliert, entsteht durch das partielle Outsourcing von Beschaffungsvorgängen oft eine Buchhaltung neben der Buchhaltung, die dann wieder in das Finanzsystem zurück integriert werden muss. Es entsteht also eine neue Baustelle mit zusätzlichen Schnittstellen.

Beschaffung aktuell: Sie positionieren deutsche Unternehmen uneingeschränkt vor der US-Konkurrenz?

Schreiner: Ganz ideal wäre es sicher, wenn die deutschen Unternehmen bei aller Gründlichkeit und Disziplin mehr Bereitschaft dafür entwickeln würden, etwas auszuprobieren. Eine gute Mitte aus beiden Haltungen wäre optimal.

Beschaffung aktuell: Internationale Unternehmen, auch Dienstleister versprechen sich von der Digitalisierung enorme Vorteile: Was ist da bereits eingelöst?

Schreiner: Beim klassischen P2P-Prozess gibt es schon seit etwa 20 Jahren durch die elektronischen Kataloge die Möglichkeit, den Workflow zu optimieren. Was da vor 20 Jahren begonnen wurde, muss mit hoher Sorgfalt weiter gepflegt werden. In Deutschland ist das derzeit die Nutzung der Cloud, dann eine Konzentration auf Standardprozesse, so dass z. B. Sonderfreigaben zurückgefahren werden können. Analytics kommt jetzt ein hoher Stellenwert zu, da Datenanalysen aus ERP-Systemen in den vergangenen Jahren oft nur eingeschränkt funktioniert haben – selbst Business Warehouses, die da draufgesetzt wurden, waren sie für den Einkauf und die Supply Chain oft nicht vorteilhaft.

Ein klassisches Business Warehouse schaut auf den Finanzprozess top down über die Legaleinheiten, der Einkäufer aber will in der Unternehmensgruppe eher auf Knopfdruck wissen, welcher Umsatz weltweit zuletzt mit welchen Produkten gemacht wurde. Dafür aber ist die Business-Warehouse-Struktur zu starr.

Darüber hinaus besteht die Herausforderung, dass innerhalb eines Unternehmens den Abteilungen die Warengruppen anders zugeordnet werden und dementsprechend redundante Materialnummern verwendet werden. Analytic-Tools bieten nun die Möglichkeit, das zu aggregieren, also auf Knopfdruck Gleichteilelisten zu generieren, nach der etwa die Schraube xyz in Deutschland identisch ist mit der in Asien oder den USA, weil da nicht nur die Materialnummer ausgewertet wird, sondern auch Felder wie Größe oder Material etc. Dadurch wird ein eindeutiger Schlüssel generiert, der unternehmensweit gilt. Das ist eine Entwicklung der letzten zwei, drei Jahre, die auch über die nächsten Jahre intensiv entwickelt und genutzt werden muss. Das gilt auch für Mustererkennung innerhalb der Datenmengen als Basis für Forecasting und Predictive Analytics.

Beschaffung aktuell: Ist eine isolierte Digitalisierung des Einkaufsbereiches sinnvoll?

Schreiner: Einkauf ist integraler Bestandteil der Supply Chain und durch den P2P-Prozess mit Finanzen integriert. Daher gibt es viel Integrationspunkte und Abstimmungen mit Supply Chain und Finanzen wie etwa Sales & Operations Planning, also die Überleitung zum Procurement Planning; sie wird mittlerweile integriert in die Finanzplanung, was unter dem Stichwort Integrated Business Planning subsummiert wird. Es macht also keinen Sinn, wenn der Einkauf isoliert digitalisiert wird. Er muss sich vielmehr in den end-to-end-Prozess eingliedern und er kann und sollte dabei als Motivator und Treiber vorangehen.

Beschaffung aktuell: Wie weit ist die Einkaufdigitalisierung beschränkt auf Großunternehmen?

Schreiner: Vor geraumer Zeit hat jede einzelne EDI-Schnittstelle noch ca. 30.000 Mark gekostet, da war klar, dass sich das nur Großunternehmen leisten konnten. Heute bieten neue Technologien und Cloud-Anbieter den Vorteil, dass das sehr viel günstiger realisiert werden kann. Zudem brauche ich keine parallelen Investitionen mehr in Hard- und Software, auch Mittelständler und kleinere Unternehmen können jetzt mit relativ kleinem Geld Teilhaber der Digitalisierung werden und auch skalieren.

Beschaffung aktuell: Lassen Sie uns auch über Probleme sprechen: Da steht die Qualität interner, externer und Stammdaten an ganz prominenter Stelle. Woran hapert es da vor allem?

Schreiner: Stammdaten werden ja sehr individuell in den Unternehmen gepflegt. Im Lebensmittelbereich haben wir die EAN-Codes, die weltweit eindeutig sind, egal welche Firma sie wo verwendet. Das gibt es bei Schrauben oder anderen Teilen leider nicht, da herrscht oft hohe Komplexität: aus Größe, Material, Qualität, Mengen etc., das schafft große Intransparenz. Dazu kommt oft, dass Materialnummern weiterexistieren, selbst wenn die Teile nicht mehr genutzt werden. Das alles kann aber heute auf einer Metadatenebene zusammengeführt werden, damit man weiß, dass Teil 4711 in Deutschland unter 4712 und in USA unter 4713 läuft.

Analytics schaffen die Möglichkeit, neben der Erfassung klassischer Stammdaten – wo habe ich wie viel von dem Artikel zu welchen Preisen gekauft – auch externe Daten zu erfassen, die ich selbst nicht mehr im System haben muss, sondern die ich mir je nach Bedarf auf Knopfdruck schnell direkt beim Hersteller oder aus dem Internet holen kann. Diese Entwicklung sowie das Bewusstsein, dass die klassischen Stammdaten ständig gepflegt und aktualisiert werden müssen, ist in vielen Unternehmen noch nicht angekommen.

Beschaffung aktuell: Damit sind wir beim Problem mangelnder Qualifikation der Mitarbeiter. Wo machen sich Skill-Mängel besonders stark bemerkbar?

Schreiner: Da ist einmal die Herausforderung, die vielen Tools zu erlernen und alle Updates zu erfassen und zu verinnerlichen, die dem Einkauf durch die Digitalisierung zur Verfügung stehen. Das erfordert ein ständiges Training. Der Einkäufer muss ständig am Ball bleiben. Dazu kommen noch Analytic Tools, die alles andere als trivial sind, die aber auch nicht jeder im Einkauf beherrschen muss.

Ganz wichtig ist auch das End-to-end-Denken: Der Einkäufer muss aus seiner tradierten Funktion heraus die gesamte Supply Chain verstehen und im Blick haben. Das setzt Schulung voraus, die nicht nur inhaltlich fit macht, sondern die auch das Bewusstsein in Richtung ganzheitlicher Sichtweise verändert. Im Klartext: Raus aus den Funktionen, hin zu Prozessen. Das erfordert eine hohe geistige Beweglichkeit und hohe Bereitschaft, zu lernen.

Beschaffung aktuell: Welche anderen Faktoren erschweren die konsequente Digitalisierung?

Schreiner: Ein indirekter, aber entscheidender Faktor ist derzeit besonders in Deutschland und Europa die Migrationswelle zu S/4 HANA von SAP. Viele Einkaufsabteilungen wird das für geraume Zeit beschäftigen und viel Budget verwendet werden. SAP steht da nicht alleine da, auch Oracle wird einen ähnlichen step change machen.

Diese Upgrades, die ja vielfach einer Neueinführung gleichkommen, sind nicht trivial und für viele Unternehmen sehr, sehr große Projekte. Hier sehe ich die Gefahr, dass die Digitalisierung durch die Migration, für ein, zwei oder mehr Jahre verzögert wird. Es kann auch mit sich bringen, dass sich einzelne Unternehmen auf Jahre hinaus von der Digitalisierung wieder verabschieden. Und man muss sich da die Frage stellen, ob es wirklich einen Business Case hin zu S/4 braucht, wenn ich ein voll integriertes und gut funktionierendes R/3 habe.

Beschaffung aktuell: Digitalisierung kann also schon im R/3-Umfeld realisiert werden?

Schreiner: Richtig. Aus der Cloud können viele Applikationen von verschiedenen Anbietern gekauft werden, die zu vielen vorhandenen Systemen passen. Das heißt im Umkehrschluss, dass Unternehmen verschiedene digitale Applikationen heute nutzen können, die über Verbindungen zum Mutterschiff ERP integriert nutzbar sind. Ich kann also in der bestehenden Dateiwelt mit meinem ERP bleiben und mich trotzdem mit der digitalen Welt verknüpfen. Aber dabei kann die Generierung der Schnittstellen oftmals aufwendiger sein als die Migration auf S/4, unter der die Drehscheibe zur digitalen Welt im Standard ist.

Beschaffung aktuell: Lassen Sie uns ein Fazit ziehen: Welche Schritte und Empfehlungen geben Sie den Unternehmen?

Schreiner: Die begonnene Digitalisierung in aller Konsequenz weiterzuführen, vor allem die Automatisierung und dadurch die Vereinfachung. Darüber hinaus auch die Analytics beherzt anzugehen, dabei auch Fehler einzukalkulieren und zudem die Dinge, die kommen, wie etwa Sprachsteuerung oder Blockchain, über die nächsten zwei, drei Jahre zu testen und auf ihre Reife und Praktikabilität hin zu überprüfen. (sas)


Der Mann

Wilhelm Schreiner

… verantwortet den Bereich Supply Chain und Procurement bei Hackett für Europa. Er war mehrere Jahre in verschiedenen Einkaufsfunktionen bei BASF und Deutsche Post DHL. Insgesamt hat er knapp 20 Jahre Beratungserfahrung in den Bereichen Einkauf und Supply Chain mit starkem Fokus auf Organisations- und Prozessthemen, sowie Kostensenkung und Liquiditätsverbesserung in verschiedenen Branchen. Digitalisierung ist durch zahlreiche Projekte – auch nach der Gründung eines eigenen Start-ups – für ihn Kernthema.

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