Anfang 2016 hat die Deutsche Post AG (DPAG) das Porto für den Standardbrief von 62 auf 70 Cent erhöht – die größte Steigerung seit 1989. Gleichzeitig hat das Unternehmen seine Rabatte für Großkunden um fünf Prozent erhöht, um diesen Markt für sich zu schützen. Die Portoerhöhung sollte für drei Jahre gelten, mithin wäre genau jetzt die nächste Erhöhung fällig. Dem hat die Bundesnetzagentur allerdings einen Riegel vorgeschoben. Sie kann nach eigenen Angaben derzeit noch nicht über neue Preise entscheiden. Als Grund gibt sie die laufende Sanierung des deutschen Brief- und Paketgeschäfts an, zu der Post-Chef Frank Appel gleich ein ganzes Maßnahmenbündel auf den Weg gebracht hat.
Entscheidung im ersten Quartal 2019
Die Bundesnetzagentur will die Auswirkungen des Wandels berücksichtigen und in die kommenden Portopreise einfließen lassen. Wie auch immer, die nächste Preiserhöhung wird kommen – im Gespräch sind 80 Cent pro Standardbrief. Allerdings ist das Porto für einen Standardbrief in Deutschland im europäischen Vergleich selbst nach der nächsten Erhöhung günstig. Das belegt der Briefpreisvergleich der Deutschen Post aus dem Jahr 2018. Er berücksichtigt makroökonomische Faktoren wie Arbeitskosten und Kaufkraft in den 28 EU-Mitgliedstaaten sowie der EFTA-Staaten Island, Norwegen und Schweiz. Damit liegt Deutschland im europäischen Porto-Ranking lediglich auf Rang 26. Betrachtet man die nominalen Portogebühren, so liegt Deutschland immer noch im Mittelfeld auf einem vergleichsweise guten Platz 17. Der durchschnittliche europäische Briefpreis hat 2018 erstmals die 1-Euro-Marke überschritten. Am teuersten ist der Versand in Island mit umgerechnet 4,94 Euro, am günstigsten auf Malta (0,26 Euro).
Trotz moderatem Porto erhebt sich die Frage, ob und unter welchen Umständen sich ein Wechsel zu einem privaten Anbieter lohnt. Dazu muss zuerst einmal der Markt sondiert werden – die privaten Anbieter lassen sich nicht über einen Kamm scheren und unterscheiden sich stark in ihrem Angebots-Portfolio. Die Pioniere im Markt der privaten Briefzustelldienste waren die Zeitungsverlage in ihrem jeweiligen Verbreitungsgebiet. Das überrascht nicht, denn sie verfügten bereits über ein eigenes Zustellernetz. Ihnen folgten weitere Dienstleister. Wie volatil sich der Markt verhält, zeigt das Beispiel Frankfurt
Ende 2018. Nur zwei Monate nachdem der private Briefdienst Mainversand seinen Geschäftsbetrieb wegen Insolvenz eingestellt hat, bauen die Unternehmen Mailworxs, Postcon und die Unternehmensgruppe Börstler schon wieder ein neues Vertriebsnetz auf.
Schwerpunkt Großstädte
Mittlerweile gibt es in nahezu jedem Ballungsgebiet einen oder mehrere Dienstleister mit den unterschiedlichsten Portfolios. Die Services reichen von der Abholung aller Briefe und Pakete, über die Konsolidierung bis hin zur Postauslieferung beziehungsweise der Verteilung über ein eigenes Netz. Dafür gibt es unterschiedliche Honorarmodelle: Entweder berechnet der Dienstleister entsprechend den Postpreisen und finanziert sich dann über die Rabattkonditionen der Post und/oder er unterbietet deren Preise. Das kann er im Normalfall aber nur, wenn der private Postdienst über ein eigenes Verteilernetz verfügt und die Briefe alle in ein bestimmtes Gebiet gehen. In diesem Idealfall sinken die Preise im Vergleich zur Deutschen Post bzw. DHL um bis zu einem Drittel. Wegen des eingeschränkten Verteilungsgebietes kommt dies aber in den meisten Fällen nur für Unternehmen und Institutionen mit einem eng begrenzten Einzugsgebiet infrage. Das ist der Grund, warum sich bislang vor allem regional tätige Unternehmen für einen privaten Logistikpartner für ihre Briefe und Pakete entscheiden – zum Beispiel Bankinstitute, Stadtwerke oder Behörden.
Sendungen außerhalb des eigenen Liefergebietes übergeben die privaten Briefdienste entweder an einen kooperierenden privaten Briefdienst, der die jeweilige Empfängerregion bedient oder an die Deutsche Post. Den Vorwurf der „Rosinenpickerei“ weist der Bundesverband Briefdienst BBD zurück. Der Verband begründet dies mit der Mehrwertsteuerbefreiung, welche bis auf wenige Ausnahmefälle nur die Deutsche Post als Universaldienstleister genießt. Darüber hinaus hätten laut BBD die privaten Anbieter in den letzten Jahren zahlreiche kundenfreundliche Serviceleistungen aufgebaut. Zudem zwinge die Konkurrenz den Marktführer zu Effizienz- und Service-Optimierungen. Das Düsseldorfer
Institut für Wettbewerbsökonomie bescheinigt der Deutschen Post im Briefbereich trotz der vollständigen Liberalisierung des Postsektors nach wie vor eine marktbeherrschende Stellung mit deutlich mehr als 80 Prozent Marktanteil.
Als Alternative zur Zusammenarbeit mit der Deutschen Post haben sich circa 120 private Briefdienste in Deutschland in der „Mail Alliance“ zusammengeschlossen. Dieses Netzwerk verspricht bundesweite Zustellung und Service aus einer Hand. Der in der Region des Absenders zuständige Netzwerkpartner übernimmt die Abholung von Sendungen bei Firmenkunden, die Abrechnung sowie die Weiterverteilung an die anderen Briefdienste im Netzwerk beziehungsweise an die Deutsche Post. Naturgemäß versuchen die privaten Postdienste den großen Konkurrenten durch besondere Services auszustechen – zum Beispiel durch individuelle Beratung in Sachen Portooptimierung und Versandlogistik. Dazu kommt die Abholung aller Sendungen zu einem verabredeten Zeitpunkt im Unternehmen, die Frankierung, Vorsortierung und Verteilung oder . Postauflieferung. Diesen Service bieten die meisten privaten Postdienste ab einer täglichen Mindestanzahl von 50 Sendungen. Diesen Service bietet allerdings auch die Deutsche Post unter dem Namen Hin+Weg. Er umfasst die Lieferung und Abholung der anfallenden Briefpost, bei Bedarf auch mehrmlas täglich in fest vereinbarten Zeitfenstern.
Sparen durch Konsolidieren
Manche privaten Postanbieter verzichten auf ein eigenes Verteilernetz und konzentrieren sich ganz auf die Zusammenarbeit mit der Deutschen Post. Ihr Geschäftsmodell basiert auf der Konsolidierung – auf postvorbereitenden Tätigkeiten, um die unterschiedlichen Rabatte des Marktführers auszunutzen. Das Prinzip: Der Marktführer gewährt Rabatte für große Mengen sowie für vorsortierte Chargen. Konsolidierer kombinieren die Sendungen verschiedener Kunden, die selbst nicht ein rabattfähiges Volumen erreichen und liefern die Briefe vorsortiert bei einem Briefzentrum ab.
Die derzeit gültigen Postrabatte setzen verschiedene Bedingungen voraus: Zu den wichtigsten gehören zum Beispiel Menge, Vorsortierung, Ort der Einlieferung und Nummerierung der Briefe. Die damit erzielbaren Einsparungen sind beträchtlich. So gewährt die Deutsche Post zum Beispiel bis zu 38 Prozent Preisnachlass, wenn folgende Rahmenbedingungen eingehalten werden: mindestens 5000 Briefsendungen im Standard-Format, alle maschinenlesbar, vorsortiert, mit durchlaufender Nummerierung und DV-Freimachung oder Absenderfreistempelung. Für andere Formate (Kompakt, Groß, Maxi, Postkarte) können durch Konsolidierung bis zu 31 Prozent des Sendungsentgeltes eingespart werden. Gehen die Briefe in die gleiche Region, fallen Mindestmengen und Preise: Befinden sich die Empfänger innerhalb der Leitregion des Briefzentrums, erzielen schon 250 Standardbriefe einen Rabatt von 41 Prozent.
Sparen durch digitale Alternativen
Eine weitere Möglichkeit für mehr Wirtschaftlichkeit und Effizienz im Postversand bietet der E-Brief. Laut der „Evaluationsstudie zum Post-Universaldienst“ der Bundesnetzagentur können sich 90 Prozent der befragten KMUs vorstellen, zumindest einen Teil ihrer versendeten oder empfangenen Briefsendungen durch elektronische Kommunikation zu substituieren. Das Prinzip: Der Absender schreibt den Brief am Rechner und schickt ihn nach einer einmaligen Anmeldung an die Deutsche Post beziehungsweise spezialisierte Anbieter wie Caya, Dropscan oder Compadour. Die Zustellung erfolgt digital, bei der Deutschen Post wahlweise auch klassisch durch den Briefträger. In diesem Fall wird die Sendung im jeweiligen Verteilungsgebiet ausgedruckt und dann physisch auf den Weg gebracht. Die Preise für den digitalen Versand liegen mit 40 Cent pro einseitigem Standardbrief deutlich unter dem klassischen Porto – aber selbst bei der persönlichen Zustellung kostet der einseitige Brief derzeit nur 59 Cent; Serienbriefe sind je nach Auflage günstiger. Die Vorteile: Der gesamte manuelle Aufwand des Ausdruckens, Kuvertierens, Postauslieferns und Konsolidierens entfällt – ein Schritt Richtung Datenkonsolidierung und papierloses Büro. Zudem ist der E-Brief unabhängig von Öffnungszeiten und Abholungsterminen. Selbst Einschreiben können noch außerhalb der üblichen Bürozeiten versandt werden. Das Verfahren verbindet die Schnelligkeit einer E-Mail (zumindest bei digitalem Empfang) mit der Rechtssicherheit klassischer Briefe und Einschreiben.
Die Deutsche Post wie auch die anderen Anbieter verpflichten sich natürlich vertraglich zur Datensicherheit und der Wahrung des Postgeheimnisses. Der Nachteil: Jede zusätzliche Seite und Farbe geht ins Geld. So kostet der vierseitige, beidseitig farbige Kompaktbrief bereits 1,62 Euro.
Der Weg zum privaten Dienstleister
Eine aktuelle Liste aller privaten Postdienste bietet beispielsweise die Bundesnetzagentur unter dem Stichworte „erteilte Lizenzen“. Als Firmenkunde sollten Sie den in Ihrer Region ansässigen privaten Briefdienst um Beratung und ein individuelles Angebot bitten. Dazu müssen Sie Ihre durchschnittliche Briefmenge sowie deren prozentuale Aufteilung in Standardbriefe, Kompaktbriefe, Großbriefe und Maxibriefe angeben. Wichtig ist auch die Verteilung der unterschiedlichen Einzugsgebiete. Berücksichtigen Sie dabei, dass private Briefdienste keinen Zugang zu den Postfächern der Deutschen Post haben. Klären Sie Abholzeiten und die notwendigen Vorarbeiten wie Frankierung und Sortierung.
Die Entscheidung für oder gegen einen privaten Briefdienst sollte nicht nur von den Preisen abhängen, sondern auch von der Zustellqualität. Dazu zählen sowohl die Liefergeschwindigkeit wie auch die Quote unzustellbarer oder verlorener Sendungen. Vereinbaren Sie am besten eine Probezeit, während der jederzeit gekündigt werden darf.
Interview
Der Konsolidierer
Beschaffung aktuell: Herr Benzinger, wie überlebt man im Porto-Dschungel?
Marcus Benzinger: Am besten mit einem Scout. Im Ernst, die Vielzahl der Rabatte und die daran geknüpften Bedingungen machen das Gespräch mit einem Spezialisten unabdingbar. Auf Kundenseite fehlt oft das Wissen, wie Portokosten nachhaltig gesenkt werden können. Das beginnt bei der Frankierungsart und führt bis hin zu bestimmten Gestaltungsvorgaben bei der Dialogpost.
Wie viel Porto lässt sich durch die Zusammenarbeit mit einem Spezialisten sparen?
Benzinger: Das lässt sich so nicht pauschal beantworten. Das hängt von der täglichen Briefmenge und ihrer Zusammensetzung ab. Ein hoher Anteil lokaler Briefempfänger im gleichen Einzugsgebiet senkt ebenfalls die Kosten. Als Anhaltspunkt kann man aber sagen, dass sich abzüglich aller Kosten bei vollbezahlten Briefen ungefähr 25 Prozent und bei der Dialogpost bis zu vier Prozent einsparen lassen.
Hat die DSGVO Ihre Arbeit verändert?
Benzinger: Ja – und zwar deutlich. Als Fulfillment-Dienstleister schließen wir heute mit jedem Kunden separate Verträge für die Auftragsdatenverarbeitung. Nach wie vor dürfen Bestandskunden mit Briefen und Postkarten ohne Einwilligung angeschrieben werden. Sensibel ist also nicht die Kommunikation als solche, sondern die Datenverarbeitung, Speicherung und auf Antrag natürlich dann auch die Löschung.
Welche Leistungen bieten Sie neben dem gesetzeskonformen Daten-Handling?
Benzinger: Unser Portfolio reicht von der Beratung in Bezug auf die postkonforme Gestaltung, über die Produktion personalisierter Mailings, die Konfektionierung bis hin zur Postauslieferung, Lagerung und der Retourenbearbeitung. Immer wichtiger wird auch die Dokumentation als Basis für ein individuelles Dialog-Marketing.
Wie wichtig ist in Zeiten von Mails und Foren überhaupt noch der gedruckte Brief?
Benzinger: Wir sehen gerade sogar eine Zunahme der guten alten Aussendung. Mit einem Brief erreichen Sie Kunden persönlich und nachhaltig, ganz gleich ob es um Reaktivierung, Cross- oder Upselling geht. Ein Print-Mailing bleibt länger im Gedächtnis, weckt Emotionen und aktiviert. Es ist und bleibt damit ein unverzichtbares Instrument für den Marketing-Mix.
Marcus Benzinger ist Betriebsleiter bei der Last Point Solutions GmbH. Das Gerlinger Unternehmen ist ein Lettershop- und Fulfillment- Dienstleister, das Mailings produziert, konfektioniert, konsolidiert und versendet.
Michael Grupp
Freier Journalist in Stuttgart
