Dienstleistungen – eine Herausforderung für das Einkaufscontrolling

Lösungsorientiertes Einkaufscontrolling

Dienstleistungen – eine Herausforderung für das Einkaufscontrolling

Gartenarbeit.jpg
Bei Dienstleistungen muss eine ausreichend detaillierte Leistungsbeschreibung vorliegen, die beim Lieferanten keine Missverständnisse über die zu erbringende Leistung aufkommen lässt. Bild: Kelly Marten/Fotolia
Anzeige
Viele Produkte können nur noch in Verbindung mit Software und Dienstleistungen die Erwartungen der Kunden erfüllen. Das verändert die Bedarfsportfolios der Hersteller. Der Einkauf muss deshalb dringend seine Dienstleistungsbeschaffung professionalisieren und optimieren. Voraussetzung dafür ist ein leistungsfähiges Einkaufscontrolling. Mithilfe moderner Systeme bekommt man das Problem schnell in den Griff.

Fristete der Dienstleistungseinkauf in viele Unternehmen, speziell der produzierenden Industrie, in der Vergangenheit nur eine bescheidene Rolle, so hat sich die Situation inzwischen wesentlich verändert, da durch das Outsourcen serviceintensiver und/oder kompetenzfremder Bedarfe der Dienstleistungseinkauf dringend professionalisiert und optimiert werden muss. Voraussetzung dafür ist ein leistungsfähiges Einkaufscontrolling, das den Status quo umfassend beschreibt, die Potenziale identifiziert, die Herleitung von Beschaffungsstrategien und Maßnahmen unterstützt, die Umsetzung berichtet und Korrekturmaßnahmen bei Zielabweichungen empfiehlt.

Dafür stehen Einkaufscontrollingsysteme wie die webbasierte Software WebCIS 4.0 der Firma SoftconCIS im Markt zur Verfügung, um unter Anwendung entsprechender Big Data/Predictive Analytics, Algorithmen, künstlicher Intelligenz und weiterer digitaler Werkzeuge die notwendige Unterstützung zu leisten.

Erste Voraussetzung für ein zielgerichtetes und effizientes Vorgehen im Einkauf ist die Transparenz des Beschaffungsportfolios. Die Informationssysteme für Einkaufscontrolling und Strategischen Einkauf von SoftconCIS ermöglichen valide Analysen, die das Kreditorenvolumen hinsichtlich Beschaffungsobjekte (Güter und Leistungen) und Beschaffungsquellen (Lieferanten) erfassen, strukturieren und auf das, entsprechend dem Geschäftsauftrag, reduzierte Einkaufsvolumen eingegrenzen. Reine FI-Buchungen werden automatisiert mithilfe eines selbstlernenden Analysewerkzeugs Warengruppen zugeordnet. Hier hilft ein sich bedarfsorientiert erweiternder Schlagwortkatalog dabei, die passende Zuordnung vorzuschlagen und eine Warengruppensystematik auch dort aufzubauen, wo es keine Bestellungen gibt. Bei Bedarf wird das System durch spezifische menschliche Erfahrung unterstützt. Weitere Informationen für das Einkaufscontrolling liefert ein systemgestütztes Vertragsmanagement.

Voraussetzung: objektive Messgrößen

Dienstleistungen werden von internen Kunden aus allen Bereichen des Unternehmens und als Leistungsangebot separat oder in Verbindung mit materiellen Produkten benötigt. Als äußerst heterogenes Beschaffungssegment umfasst es Kategorien wie Beratung, Beschaffungsdienstleister, Facility Management, IuK-Bedarfe, Ingenieursdienstleistungen, Leiharbeit, Marketing Services, Mobilität, Weiterbildung u. a. Dazu kommen die entsprechend unterschiedlichen Lieferanten wie IT-Dienstleister, Media-Agenturen, Sicherheitsfirmen, Management-Beratungen etc. Um diese Beschaffungsobjekte einem Controllingprozess – von der Planung über die Steuerung bis zur Berichterstattung – unterwerfen zu können, ist es zwingend notwendig, dass eine horizontale Vernetzung der Bedarfsträger mit dem Einkauf über den gesamten Beschaffungsprozess besteht. Als Ergebnis dieser Zusammenarbeit muss eine ausreichend detaillierte Leistungsbeschreibung vorliegen, die beim Lieferanten keine Missverständnisse über die zu erbringende Leistung aufkommen lässt. Diese Leistungsbeschreibung muss alle objektiven Messgrößen enthalten, die systemseitig auswertbar sind und auch bei subjektiven Parametern eine Überprüfung der Zielerreichung erlaubt. Die Komplexität mancher Beschaffungssituationen – speziell bei der Kombination materieller Produkte mit Dienstleistungen – erfordert eine vertrauensvolle Zusammenarbeit der Bedarfsträger mit dem Einkauf, um im Unternehmensinteresse die Zielerreichung abzusichern.

Lieferantenmanagement

Neben der Dienstleistung als Beschaffungsobjekt sind die Lieferanten der zweite Bereich im Fokus des Einkaufscontrollings. Eine gesamtheitliche Lieferantenbewertung vor der Leistungserbringung (Lieferpotenzial) und eine Lieferantenbeurteilung nach der Leistungserbringung (Lieferleistung) muss in Analogie zum Produktionsmaterial neben den Standardparametern Qualität, Kosten, Service, Mengen- und Termintreue auch Flexibilität, Innovation, Risiko, Nachhaltigkeit und Compliance umfassen.

Durch die Verarbeitung interner und externer, speziell auf die Beurteilung von Dienstleistungen abgestimmte Messdaten unterstützt die Software die Auswertung historischer Entwicklungen, das Benchmarking vergleichbarer Anbieter und die Nutzung von Bündelungspotenzialen. Auffälligkeiten wie das Zusammenwirken von Kleinstbestellungen und einer großen Anzahl von Bestellpositionen, unstrukturierte Festlegung von Zahlungsbedingungen oder Verwendung von Freitexten bei Wiederholeinkäufen liefern Hinweise auf Standardisierungs- und Automatisierungsmöglichkeiten sowie den Einsatz von Katalogen und Rahmenverträgen.

Da im indirekten Einkauf (Nichtproduktionsmaterial) und speziell im Dienstleistungseinkauf in vielen Firmen der Anteil von Maverick Buying und die Komplexität der Beschaffungsprozesse Verbesserungspotenziale signalisieren, liefern die Einkaufsinformationssysteme von SoftconCIS alle notwendigen Informationen, die die Voraussetzung zur Erzielung schlanker, agiler und rechtssicherer Beschaffungsprozesse sind. Es wird aufgedeckt, wo der Einkauf involviert ist und wo nicht, wo ohne dokumentierte Bestellung agiert wird, wo die Bestelllungen erst nach Leistungserstellung nachgeliefert werden und welche Kostenstellen besonders auffällig sind.

Die Verfolgung von Bestelländerungen gehört zu den zeitintensivsten Tätigkeiten im indirekten Einkauf. Die Software ermöglicht auf Knopfdruck die wert- und mengenmäßige Verfolgung aller Änderungen seit Anlage einer Bestellung. Ergänzend liefern Parameter wie Rahmenvertragsquote sowie der Nutzungsgrad von Rahmenverträgen und von elektronischen Katalogen, die Messung der Durchlaufzeiten und die Anzahl von Prozessschritten hilfreiche Informationen zur Verbesserung der Effizienz. Will man dann die Einhaltung der Prozess-Reengineeringmaßnahmen kontrollieren, ist das System in der Lage, die Umsetzung und die Realisierung von Einsparungspotenzialen nachzuvollziehen. Dabei zeigen die gelieferten Informationen, wo Einsparungen gegenüber abgegebenen Angeboten oder Budgetreduzierungen erreicht worden sind.

Problem: Dienstleistungen

Dienstleistungen stellen ein besonderes Segment im Beschaffungsportfolio der Unternehmen dar und sind oft durch eine ausufernde Anzahl von Lieferanten gekennzeichnet. Die Reduzierung der Lieferantenzahl auf wenige, aber leistungsfähigere Lieferanten ermöglicht eine Verbesserung der Verhandlungspotenziale durch Volumensteigerung und die Gestaltung effizienterer Prozesse.

Das webbasierte Einkaufscontrollingsystem WebCIS 4.0 der Firma SoftconCIS bietet durch sein breites Leistungsspektrum, die Nutzung spezialisierter Algorithmen und künstlicher Intelligenz sowohl stationär als auch mobil auf den verschiedensten Endgeräten wie Laptop, Tablet oder Smartphone beste Voraussetzungen, dass qualifizierte Einkaufsspezialisten mittels seiner Unterstützung die Wertschöpfungspotenziale in der Dienstleistungsbeschaffung identifizieren und ausschöpfen können.


Kristina-Désirée Reinelt,
SoftconCIS

Anzeige

Aktuelles Heft

Titelbild Beschaffung aktuell 12
Ausgabe
12.2018
PRINT
DIGITAL
ABO

Webinare & Webcasts

Technisches Wissen aus erster Hand

Whitepaper

Hier finden Sie aktuelle Whitepaper

Quergerätselt

Mitmachen und gewinnen!

Anzeige

Industrie.de Infoservice

Vielen Dank für Ihre Bestellung!
Sie erhalten in Kürze eine Bestätigung per E-Mail.
Von Ihnen ausgesucht:
Weitere Informationen gewünscht?
Einfach neue Dokumente auswählen
und zuletzt Adresse eingeben.
Wie funktioniert der Industrie.de Infoservice?
Zur Hilfeseite »
Ihre Adresse:














Die Konradin Verlag Robert Kohlhammer GmbH erhebt, verarbeitet und nutzt die Daten, die der Nutzer bei der Registrierung zum Industrie.de Infoservice freiwillig zur Verfügung stellt, zum Zwecke der Erfüllung dieses Nutzungsverhältnisses. Der Nutzer erhält damit Zugang zu den Dokumenten des Industrie.de Infoservice.
AGB
datenschutz-online@konradin.de