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Mit Kennzahlen optimieren

Digitalisierung, die den Einkauf verbessern hilft
Mit Kennzahlen optimieren

Einkaufsabteilungen in vielen Unternehmen beschäftigten sich damit, ihre Prozesse zu digitalisieren. Die Kennzahlen, die hierbei anfallen, lassen sich in der Folge nutzen, um die Beschaffung besser einsehen und steuern zu können.

Daten aus dem Einkauf zu analysieren, um damit ein wirksames Einkaufscontrolling zu etablieren – dies funktioniert umso besser, je stärker Beschaffungsvorgänge digitalisiert sind. Dann erst können Key Performance Indikatoren (KPIs) aus dem Einkauf schnell und umfassend erhoben sowie mit Instrumenten der künstlichen Intelligenz ausgewertet werden. So weit sind die meisten Unternehmen jedoch noch nicht. Erst allmählich beginnen sie damit, (Teil-)Schritte des Purchase-Prozesses überhaupt zu digitalisieren.

Kennzahlen smart in der App darstellen

Elektronisch darstellen lassen sich nahezu alle Abläufe in der Beschaffung: Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Wareneingang (automatisierte Verarbeitung von Lieferscheinen) bis hin zur Abrechnung. Vorteil der Digitalisierung: Bestellprozesskosten sinken und der gesamte Prozess beschleunigt sich. Mit digitalen, automatisierten Auftragsbestätigungen schließen Unternehmen Effizienzlücken im Einkauf und senken das Risiko.

Einkaufs- und Finanzabteilungen mittelständischer Unternehmen haben erkannt, welche Wettbewerbsvorteile sie durch die Automatisierung und Integration von Geschäftsprozessen mit ihren Geschäftspartnern erlangen. Im Zuge dessen entstehen unterschiedliche Kennzahlen. Für deren Ermittlung, Auswertung und Darstellung kommen klassischerweise Business-Intelligence-Systeme zum Einsatz. Zeitgemäßer jedoch sind Apps oder spezielle Cockpits – sie sind flexibler und smarter; KPIs lassen sich in ihnen per Mausklick abrufen, ohne dass man mehrere Transaktionen und Berichte im ERP-System öffnen muss.

KPI Cockpit als Werkzeug der Prozessoptimierung

Was bringt nun die Arbeit mit KPIs in einem Cockpit? Einkaufsprozesse werden transparent, lassen sich schneller auswerten und damit besser planen und steuern. Die Einkaufsabteilung erkennt Negativ-Abweichungen rechtzeitig und weiß sofort, an welchen Stellschrauben sie drehen muss, um Zeit und Kosten in der Beschaffung zu sparen.

Für den Einkauf lassen sich beispielsweise folgende Kennzahlen ermitteln:
im operativen Bereich

  • Workflowanalysen,
  • Bestellübersichten und
  • Auswertungen bestimmter Warengruppen,

im strategischen Bereich wären es

  • Auswertungen von Lieferanten(daten).

Schneller Erkenntnisgewinn über Probleme

Der Einkauf sieht sofort, wenn einzelne Workflowschritte zu lange brauchen, welche Lieferungen pünktlich und welche verspätet eintreffen. Er kann Maverick-Buying auswerten und vieles weitere mehr. Schließlich hat das Management einen besseren Überblick über die Auslastung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Einkauf.

Die Henrichsen4s hat sich auf die Digitalisierung von Einkauf und Finanzbuchhaltung im SAP-Umfeld spezialisiert und arbeitet derzeit an der Erfassung, Analyse und Darstellung ebensolcher KPIs in einem Cockpit. Den Anfang machte der Rechnungseingangsprozesses, der Schritte sowohl im Wareneingang wie auch in Finanzbuchhaltung und Einkauf beinhaltet. Aus SAP als ERP-System und einer Rechnungsverarbeitungslösung greift das Tool die vorhandenen Daten ab, analysiert sie in Echtzeit und berechnet daraus Kennzahlen.

Beispiele hierfür sind

  • die Anzahl der Rechnungen pro Eingangskanal (Mail, Scan, XML, etc.),
  • Lieferanten mit den meisten Papierrechnungen,
  • durchschnittliche Liegezeit einer Rechnung pro Workflowschritt oder
  • alle Belege mit drohendem Skontoverlust.

Davor steht aber die Digitalisierung. Je eher und durchgehender Unternehmen sie umsetzen, desto schneller gelangen sie in die Situation, dabei entstehende Kennzahlen zum eigenen Vorteil zu nutzen – ob im Einkauf oder in der Rechnungsbearbeitung.


Die Autorin:

Kerstin Hahn

Prozessexpertin Einkauf im Business Development der HENRICHSEN4s GmbH & Co KG , ein SAP-Systemhaus, das sich mit Generierung und Controlling wichtiger KPIs in der Beschaffung beschäftigt. Bild: Henrichsen

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