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Rasche Aha-Erlebnisse ohne Grundvoraussetzungen

Business Intelligence im Einkauf
Rasche Aha-Erlebnisse ohne Grundvoraussetzungen

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„Allen muss klargemacht werden, dass sich der Nutzen von BI signifikant auf die Wertschöpfung des Gesamtunternehmens auswirkt“, Tobias Löwenthal, Geschäftsführer der 4EBIT GmbH in Essen. Bild: 4EBIT
Der Einkauf postuliert seit Jahren seine Moderatorenfunktion im Unternehmen. Bei intransparenten Daten und Prozessen lässt sich allerdings keine zentrale Steuerungsfunktion wahrnehmen. Welche Effekte bringt der Einsatz von Business Intelligence (BI) – und welcher tatsächliche Aufwand steckt eigentlich dahinter? Darüber sprach Sabine Ursel für Beschaffung aktuell mit Tobias Löwenthal, Geschäftsführer der 4EBIT GmbH in Essen.

Beschaffung aktuell: Müssen Sie erst die Geschäftsleitung überzeugen, damit der Einkauf BI einsetzen darf?

Tobias Löwenthal: Es herrscht noch immer eine gewisse Unsicherheit, was das Thema BI angeht. Das sei etwas für Fortgeschrittene oder große Unternehmen, heißt es oft. Das ist eben nicht der Fall! Kommt man ins Gespräch mit Einkaufsleitern oder auch der Geschäftsführung, dann erkennen alle rasch den immensen Nutzen. Vor allem, weil sich eine neue Welt auftut, die das ganze Unternehmen voran bringt. Natürlich geht das nicht ohne eine Anschubfinanzierung, das ist ja bei der Einführung neuer Themen immer so. Aber der finanzielle Aufwand wird meist ebenso überschätzt wie der prozessuale.

Was muss an Grundvoraussetzungen im Einkauf vorhanden sein, damit die Vorteile greifen?

Löwenthal: Business Intelligence ist nicht nur ein Instrument für Fortgeschrittene, wie viele meinen. Mittlerweile gibt es Lösungen, die mit wenig Konfigurationsaufwand auf den üblichen Datenquellen und ERP-Systemen aufsetzen können und praktisch sofort Erkenntnisse liefern. So kann BI für jeden Einkaufsleiter und jeden strategischen Einkäufer einen Mehrwert bringen. Dabei gibt es keine spezifischen Grundvoraussetzungen. Eine Lösung sollte von fertigen Auswertungen, die jeder Einkäufer gebrauchen kann, über fertige KPI-Definitionen bis zum Wissen über die Datenbanktabellen alles bieten.

Die Lösung für Datenfriedhöfe

Sollte nicht auch anderen Stakeholdern im Unternehmen daran gelegen sein, möglichst schnell mit den Silos und Datenfriedhöfen aufzuräumen?

Löwenthal: Ja. Allen muss klargemacht werden, dass sich der Nutzen von BI signifikant auf die Wertschöpfung des Gesamtunternehmens auswirkt. Die Angst, in neue Abläufe integriert zu werden, wo man doch selbst schon so viel abzuarbeiten hat, ist unbegründet. Es muss keine einheitliche BI-Strategie vorliegen. Und es braucht auch kein mehrjähriges Projekt durch die IT, um im Einkauf mittels BI Transparenz und echte Mehrwerte zu bringen. Mit unserer 4EBIT Platform geht das beispielsweise in wenigen Wochen, und das zum Festpreis bei einer Lösung, die den Einkauf nicht überfordert.

Nennen Sie bitte die drei wichtigsten Vorteile, die BI liefert.

Löwenthal: Das ist erstens auf echten Daten basierte Transparenz. Zweitens Automatisierung: Die aufwändige und lästige Erstellung von monatlichen Excelberichten lässt sich vollständig automatisieren. Die freie Zeit kann in Datenanalyse verwendet werden, um zum Beispiel weitere Einsparungen zu identifizieren. Und drittens: BI schafft eine einheitliche Datenbasis. Der Vorteil ist, dass auf die gleichen Daten geschaut wird. Und es gibt endlich einheitliche Definitionen von Spend oder anderen Kennzahlen. Das spart viele Abstimmungsrunden.

Flexible BI-Systeme

Daten werden erst dann zu Gold, wenn sie gezielt geteilt werden können. Wie sollte man technologisch vorgehen, um die vielen Informationen in dezentralen Silos zu bereinigen, auszuwerten und für adäquate Maßnahmen aufzubereiten?

Löwenthal: Es gibt prinzipiell zwei Möglichkeiten, die wir immer wieder in der Praxis sehen: Bei ersterer hat der Kunde bereits ein zentrales Data Warehouse (DWH), in dem er die Daten zentral zusammenführt, bereinigt und für alle Unternehmenszwecke wie Reporting, Analyse, Austausch mit anderen Unternehmen etc. bereitstellt. Dieser Ansatz entspricht dem Lehrbuch und hat sich auch in vielen Fällen bewährt, gerade bei größeren Unternehmen mit vielen IT-Ressourcen.
Zweite Möglichkeit: Auch Unternehmen, die (noch) kein DWH besitzen, können ihre Daten gewinnbringend einsetzen. In diesem Fall empfehlen wir mit den Auswertungen zu starten, statt zunächst alle Daten zentral zusammenzuführen und aufzubereiten. Wieso? Weil durch ein zentrales Zusammenführen und Aufbereiten viel Zeit gebunden wird und in der Zeit kein unternehmerischer Mehrwert in den Fachbereichen aus den Daten entsteht. Wenn man den Mut hat, Auswertungen auf Daten aufzusetzen, die zunächst unvollständig und vielleicht von nicht perfekter Qualität sind, lassen sich vielleicht nicht alle Aussagen aus den Daten ableiten, aber wenigstens einige. Zudem weiß man dadurch viel besser, welche Daten man dringend benötigt. Alle BI-Systeme sind flexibel erweiterbar und modularisierbar.

Nach den Aha-Effekten, die BI generiert, sollten ja konsequenterweise neue Maßnahmen definiert werden, etwa im Lieferantenmanagement.

Löwenthal: Unbedingt. Eine gute BI-Lösung hört bei der Analyse nicht auf. Sie ermöglicht auch die Ableitung von Maßnahmen sowie das Tracking der entstandenen Initiativen.

Wer geschickt vorgeht, muss vorher freilich auch eine eindeutige Bestimmung des „Wesentlichen“ vornehmen, oder?

Löwenthal: Natürlich hilft ein grobes Verständnis, wo man hinmöchte, was die Hebel im Einkauf sind und wo der eigene Einkauf derzeit steht. Wir werden mit einer BI-Lösung nicht das Problem lösen, dass der Einkauf eine Strategie benötigt, wie er im Unternehmen einen entscheidenden Wertbeitrag leisten möchte. Software kann allerdings Potenziale aufzeigen, Kennzahlen liefern, die in jedem Einkauf benötigt werden, und die nötige Flexibilität bieten, auch neu aufkommende Fragestellungen zu beantworten, ohne vorher ein Projekt bei der IT zu beantragen. Software hilft so auch bei der Strategiefindung oder der Analyse, was das „Wesentliche“ überhaupt ausmacht.

Einkaufsmanager brauchen eine Idee, wie und wofür sich die Daten nutzwertig einsetzen lassen. Sind die dann in der Regel schon vorhanden? Und „dürfen“ Sie als Dienstleister auch bei Findung und Umsetzung helfen?

Löwenthal: Früher war der von Ihnen beschriebene Weg der einzig mögliche. Man musste sich vorher einen Plan machen, was man mit den Daten überhaupt erreichen möchte. Dann hat man einen Projektplan geschrieben und sich einen Dienstleister gesucht, der die Software so aufgebaut hat, dass man die Analyse durchführen konnte. In vielen Unternehmen und Projekten funktioniert das Spiel auch heute noch so. Mittlerweile gibt es aber auch Lösungen, die bereits einiges mitbringen. So muss man nicht vorher das Rad selbst erfinden, sondern kann viel schneller mit der Arbeit mit den Daten starten. Und wenn an manchen Stellen Daten fehlen, um valide Aussagen zu treffen, dann können auch diese teilweise mit eingekauft werden, zum Beispiel beim Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz. Hier haben viele unserer Kunden per Gesetz sehr bald eine Aussage über all ihre Lieferanten zu treffen, die sie derzeit gar nicht beantworten können. Wir vermitteln dafür Partnerunternehmen, die Daten über Lieferanten sammeln. So muss der Einkauf nicht selbst alle Lieferanten anschreiben und Informationen sammeln.

Belastbare Kennzahlen

Entstehen bei der BI-Anwendung auch neue, belastbare Kennzahlen?

Löwenthal: Ständig, denn wir befinden uns ja noch am Anfang dessen, was man mit BI alles machen könnte. In der derzeitigen Phase erleben wir eine Demokratisierung. Es ist jetzt möglich, dass nicht nur Konzerne, sondern auch mittelständische Unternehmen BI einsetzen, ohne vorher eine eigene BI-Abteilung aufzubauen oder Unsummen auszugeben. Dabei geht es aber bei vielen Unternehmen um die Basics, nämlich ein flexibles und modernes Datenreporting- und -analysesystem aufzubauen. Die Kennzahlen sind entsprechend bei den meisten Unternehmen noch ziemlich einfach gehalten. KPIs, die wiederum auf Kennzahlen aufbauen und durch die Kombination von verschiedenen Faktoren direkte Ableitungen auf bestimmte Sachverhalte in Unternehmen zulassen, werden meist noch gar nicht verwendet, obwohl sie möglich wären, denn alle Daten stehen meist bereit. Ein BI-System ist deshalb und wegen des technischen Fortschritts ein lebendes System. Wichtig ist, bei der Einführung darauf zu achten, dass es flexibel erweitert werden kann. Der Anbieter sollte nach Möglichkeit tiefes Fachbereichswissen mitbringen, damit er mit Impulsen unterstützen und eigene Kennzahlen vorschlagen kann.

Und wo hat BI bereits neue Geschäftsmodelle ermöglicht?

Löwenthal: Es gibt Unternehmen, die sich zu wahren Datendrehscheiben entwickelt haben. In der Aufzugsbranche ist es mittlerweile verbreitet, Predictive Maintenance anzubieten. Dabei werden Reparaturen durchgeführt, bevor ein Teil kaputt geht, damit es gar nicht erst zu einer Einschränkung kommt, sondern die Reparatur eingeplant werden kann. Dies kann nur funktionieren, wenn man sich die Daten aus der Vergangenheit anschaut und daraus dann die Schlüsse zieht, welche Teile dazu neigen, in bestimmten Konstellationen nicht mehr optimal zu funktionieren.

Sind die Lieferanten eigentlich sauer, wenn ihr bisheriges Agieren in Sachen Preis und Qualität etc. transparent und damit teilweise wohl auch kritisierbar wird?

Löwenthal: Ehrlich gesagt ist nicht jeder Lieferant im ersten Moment begeistert. Transparenz ist ja in manchen Beziehungen zwischen Lieferant und Kunde bewusst nicht gewollt. Aber wir haben bereits viele positive Erfahrungen gemacht. Meist dann, wenn der Lieferant erkannt hat, dass er diese Transparenz auch für sich nutzen kann. Wenn der Kunde aktiv daran mitarbeitet, den Lieferanten ideal einzusetzen, profitiert meist auch der Lieferant. Denn oft sehen wir, dass ein Lieferant zwar ein gewisses Volumen einer Warengruppe bedient, aber dass sich noch mehr „verstecktes“ Volumen generieren ließe. Der Einkauf hatte vorher keine Kenntnis darüber, welche Bedarfe tatsächlich vorlagen.

Die Plattform Unite – ehemals Mercateo – hat Funktionen Ihrer 4EBIT-Platform integriert. Was bringt den Business-Kunden dieser optionale Zusatzservice?

Löwenthal: Unite-Kunden haben mit unseren Auswertemöglichkeiten endlich ein Steuerungswerkzeug für die Nutzung der Unite-Plattform. In der Vergangenheit haben Kunden Mercateo vielfach als den Marktplatz genutzt, auf den sie alles geschoben haben, womit sie sich nicht beschäftigen wollen. So konnten Mitarbeiter unkompliziert Bedarfe decken, ohne dass der Einkauf damit belastet wurde. Doch in vielen Unternehmen stecken auch bei diesen Bedarfen enorme Potenziale für Einsparungen. Das ist eine Goldgrube, um einen Beitrag zum EBIT im Unternehmen zu leisten. Man muss nur die Transparenz haben, um genau analysieren zu können, was sich hinter diesen Bedarfen befindet. Die Unite-Kunden gewinnen durch unsere Lösung einen breiten Überblick über ihre Lieferanten, Mengen und Warengruppen sowie Einsparpotenziale. Und dafür brauchen Sie kein neues Projekt aufzumachen.

Potenzial durch BI heben

Welche Potenziale wird BI in Zukunft noch heben?

Löwenthal: Gerade im Bereich der Simulation und zukunftsgerichteten Analyse sehe ich Potenzial. Momentan dreht sich noch viel um vergangenheitsbezogene Analysen. Diese Erkenntnisse können aber auch heute schon für automatische Forecasts, Szenarien und Simulationen verwendet werden. Zudem sehe ich den zweiten großen Trend in der Vernetzung von Daten. Es gibt zunehmend Datenanbieter, die Kunden helfen, „Blindspots“ zu schließen. Wir bieten zum Beispiel via Unite die Möglichkeit, warengruppenbezogen die Inflation zu berechnen und Preisbenchmarks abzuleiten. Damit haben Einkäufer in Preisverhandlungen viel bessere, weil belastbare Argumente.

Die Fragen stellte für Beschaffung aktuell Sabine Ursel, Journalistin, Wiesbaden.


Was kann Business Intelligence?

BI ist – vereinfacht gesagt – die intelligente, smarte Form des traditionellen Berichtswesens. Eine Vielzahl verfügbarer (Finanz-)Daten und Informationen aus der Vergangenheit lassen sich transparent in Echtzeit zusammenfahren. Aus dieser Wissensbasis können Analysen erstellt und Vorhersagen für die Zukunft abgeleitet werden. Nach der Implementierung eines BI-Tools können Unternehmen abteilungsübergreifend die aktuelle Situation in vielen Geschäftsbereichen und dezentrale Schubladen erstmals verstehen – hier wird Wirklichkeit abgebildet. Misserfolge werden evident, Erfolge messbar und Fortschritte minutiös überwacht. Daraus ergeben sich Hinweise für neue Potenziale und im Idealfall Ansätze für neue Geschäftsmodelle. Kurz: BI liefert belastbare Grundlagen für belastbare (weitreichende, kostenintensive, erfolgskritische) Entscheidungen.


BI-Checkliste

Transparenz auf Knopfdruck

  • Passen meine Lieferanten in der jeweiligen Warengruppe zu meiner Strategie und meiner Einkaufsmacht?
  • Mit welchen Lieferanten arbeite ich in den verschiedenen Warengruppen?
  • Wie hoch ist der Maverick-Buying-Anteil?
  • Wie entwickeln sich Umsätze und Kosten?
  • Passt die Preisentwicklung zur Entwicklung der entscheidenden Wertbestandteile?
  • Arbeiten meine Einkaufsressourcen wertschöpfend?
  • Wie performant sind meine Lieferanten wirklich?
  • Welche Beschaffungsmärkte nutze ich aktuell?
  • Wie verhalten sich die Pole einer zentralen Einkaufsbündelung und einer dezentralen Flexibilität aktuell zueinander?

Das sollte BI-Software u.a. können

  • Wissen um Lieferantenkonsolidierungen erweitern
  • Ressourceneinsatz im strategischen Einkauf steuern
  • Balance zwischen Zentralisierung und regionaler Verantwortung herstellen
  • belastbare KPIs im Einkauf liefern
  • Kosteneffizienz herbeiführen
  • automatisierte Datenanreicherung mit Klassifizierungsinformationen für trennscharfe Analysen auch der indirekten Bedarfe ermöglichen
  • ohne IT-Support auskommen
  • Standard-Schnittstellen zu ERP-Systemen wie SAP und Navision, zu E-Procurement-Lösungen, Marktplätzen (wie Mercateo) und Excel beinhalten
  • perspektivisch kontinuierliche Benchmark-Services bieten

Quelle: 4EBIT


4EBIT GmbH

Die Lösungen der 4EBIT GmbH, Essen, umfassen Technologien, wie Business Intelligence, Big Data Analytics, Machine Learning und Künstliche Intelligenz, die helfen, den Einkauf messbar zu entlasten und zu verbessern – maßgeschneidert von der Überwachung der Warengruppenstruktur bis hin zur konstanten und automatischen Lieferantenbewertung.

Lösungen: 4EBIT-Platform, 4EBIT on Unite, 4EBIT on SAP.

4ebit.de

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