Spend-Analyse – das Fenster zur Strategischen Beschaffung

Strategische Beschaffung beginnt mit korrekten, umsetzbaren Informationen der Ausgaben. Bei der Winkelmann Group verschaffen den notwendigen Überblick Spend-Cubes, die durch ein Regelsystem und einen Machine-Learning-Algorithmus funktionieren. Die Macher erlauben einen Einblick in das Projekt.

Die Strategische Beschaffung findet ihren Ausgangspunkt nicht nur in der Analyse von Beschaffungsmärkten, sondern auch in der Untersuchung der Ausgaben und Bedarfe. Vor allem die Untersuchung der unternehmensweiten Ausgaben basiert auf den Daten der Zahlungen und kann im Rahmen eines Spend-Managements erfasst werden. Dabei ist das Ziel des Spend-Managements, durch die systematische Verwaltung, Erfassung und Konsolidierung von Ausgabendaten eine größtmögliche Transparenz über alle Beschaffungsbereiche zu schaffen. Ein Teilbereich des Spend-Managements stellt die Spend-Analyse dar. Die Spend-Analyse beschreibt die systematische Datenanalyse und das Ableiten von Entscheidungen aus diesen Daten und Analysen. Ein zentraler Begriff in diesem Zusammenhang ist die datenbasierte Entscheidungsunterstützung. Dies kann als Praxis verstanden werden, Entscheidungen unter Berücksichtigung von Datenanalysen zu treffen. Dabei ist jedoch hervorzuheben, dass es sich hierbei um keine ausschließende Praxis handelt, vielmehr sollen Entscheidungen aus einer Kombination von bestehenden Verfahren (z. B. Matrix-Analysen), Erfahrungen der EinkäuferInnen und eben der Daten getroffen werden.

Eine Möglichkeit für die Darstellung und nachgelagerte Analyse von Beschaffungsausgaben bietet ein sogenannter Ausgabenwürfel oder auch Spend-Cube, der über die verschiedenen Achsen die Ausgaben beispielsweise hinsichtlich von Lieferanten, Produktkategorien und Kostencentern schematisch visualisieren kann. Das Herzstück des Spend-Cubes ist eine relationale Datenbank.

Spend-Cube bei Winkelmann

Den oben genannten Ausführungen folgend, hat die Winkelmann Group einen entsprechenden individuellen Spend-Cube etabliert. Die Winkelmann Group GmbH + Co. KG ist im Bereich der Metallumformung eine der führenden Unternehmensgruppen. Mit den drei Geschäftsbereichen Automotive, Building + Industry und Flowforming werden namhafte Kunden aus unterschiedlichen Branchen und Industrien erreicht. Die Hauptverwaltung des Konzerns befindet sich in Ahlen, Deutschland, wo das Unternehmen 1898 als Handwerksbetrieb unter dem Namen Winkelmann & Pannhoff GmbH gegründet wurde. Heute verfügt die Unternehmensgruppe über Produktionsstandorte in Deutschland, Polen, der Türkei, den USA und Mexiko. Die Unternehmen des Geschäftsbereichs Automotive agieren als Zulieferer von Systemkomponenten für die Automobilindustrie, wobei ein Fokus auf die Entwicklung und Produktion von rotationssymmetrischen Motor- und Getriebekomponenten sowie auf Baugruppen für die Kraftstoffversorgung gelegt wird. Der Geschäftsbereich Building + Industry bietet seinen Kunden Lösungen für wasserführende Systeme in der Gebäude- und Versorgungstechnik, dazu zählen u. a. Druckausdehnungsgefäße, Wasseraufbereitungssysteme und Warmwasserspeicher.

Der dritte Geschäftsbereich Flowforming fertigt anwendungsspezifische Produkte mithilfe von spanlosen Umformverfahren für Kunden aus den Bereichen Nutzfahrzeugtechnik, Luft- und Raumfahrt, Medizintechnik und auch für den allgemeinen Anlagen- und Maschinenbau.

Transparenz aller Ausgabedaten

Ein Grund für die Entwicklung eines unternehmensweiten Spend-Cubes war vor allem die „Schaffung einer größtmöglichen Transparenz aller Ausgabedaten über alle Unternehmensbereiche hinweg, dies vor allem auch vor dem Hintergrund der sehr heterogenen ERP-Systeme und den organisatorischen Strukturen der Unternehmensbereiche“, so Besim Jakob, der als Einkaufsleiter die strategische Verantwortung für die Beschaffung bei der Winkelmann Group innehat. Ein positiver Effekt dieser Transparenz sei es, so der Einkaufsleiter, Synergieeffekte zwischen den Einkaufsbereichen zu heben und gruppenweite Produktgruppenstrategien zu entwickeln. Dafür enthält die, im Rahmen eines AT Kearney-Beratungsprojektes implementiert und von Dr. Jens Hühn (Huehn Solutions GmbH) entwickelte permanente Spend-Cube-Lösung die Möglichkeit, Ausgabedaten mit der Hilfe von einem Regelsystem und einem auf Machine Learning basierenden Algorithmus zu kategorisieren und somit den strategischen Produktgruppen zuzuordnen.

Im Zusammenhang mit der Stabilisierung des Spend-Managementprozesses und der Ausbreitung des Systems in den Einkaufsbereichen der Winkelmann Group kam in verschiedenen Gesprächen auf, dass weitere Anpassungen der vorhandenen Lösung notwendig sind, um die vollen Potenziale der Spend-Analyse in der Strategischen Beschaffung heben zu können.

Vorschläge der Nutzer beachten

Aus diesem Grund hat Malte Igelmann im Rahmen seiner Masterarbeit eine umfassende Analyse der Situation durchgeführt, sodass auf der einen Seite aus einer theoretischen Sicht Weiterentwicklungen von Spend-Analyse-Ansätzen aus der Literatur identifiziert wurden und auf der anderen Seite die derzeitige Nutzungssituation erfasst und Verbesserungsvorschläge der potenziellen NutzerInnen erhoben wurden. Die Notwendigkeit der regelmäßigen Überprüfung des Spend-Managements ergab sich auch daraus, dass der Prozess des Spend-Managements auch in der Literatur als ein Regelkreis verstanden werden kann und somit kontinuierliche und systematische Entwicklungen erfordert.

Das Ergebnis dieser Analysen zeigt zunächst auf, dass in den Einkaufsbereichen noch einige Potenziale in Bezug auf die Nutzung des Tools existieren, aber es ist auch hervorzuheben, dass der Nutzen für die individuelle Leistung in der strategischen Beschaffung als eher hoch angesehen wird. Diese Diskrepanz zwischen erwartetem Nutzen und der aktuellen Nutzung lässt sich auf verschiedene Ursachen zurückführen: Zunächst kann festgehalten werden, dass viele NutzerInnen aufgrund von organisatorischen und technischen Hürden die Lösung nicht umfassend nutzen. Diese Hürden äußern sich durch z.B. langsame Ladezeiten, fehlendes Training und Herausforderungen bei der Dateninterpretation. Außerdem zeigte sich bei der Erfassung der Anforderungen an das Tool, dass die verschiedenen Verbesserungsvorschläge von Erweiterungen der Reports über Schulungen und Anleitungen, bis hin zu Verbesserung der Nutzerfreundlichkeit reichen.

Aufgrund dieser Erkenntnisse konnten Handlungsempfehlungen identifiziert werden, die eine Erhöhung der strategischen Nutzung des Tools in den Einkaufsbereichen versprechen. Beispiele für Handlungsempfehlungen sind aus einer organisatorischen Sicht die Erstellung einer umfangreichen Dokumentation, eines Zugangskonzepts, sowie die Durchführung von Schulungen und die Bereitstellung von Anleitungen. Aus einer technischen Perspektive soll vor allem die Datenmenge reduziert werden, sodass Zugriffszeiten verbessert werden. Darüber hinaus besteht ein Ziel darin, in Abstimmung mit den verantwortlichen EinkäuferInnen weitere Standardreports zu entwickeln, die bedarfsgerecht und selbstständig aus dem Tool abgerufen werden können. Diese Empfehlungen befinden sich derzeit in der internen Evaluation, sollen dann umgesetzt und im Rahmen eines Reviews der Produktgruppenstrategie angewendet werden.

Abschließend ist festzuhalten, dass für eine performancesteigernde Auswirkung von Tools zur Datenanalyse auch immer die NutzerInnen berücksichtigt werden sollten, da an dieser Stelle die Ergebnisse final umgesetzt und in einen Mehrwert umgewandelt werden müssen. Dieser Fokus auf die Zielgruppe wurde durch die durchgeführte Untersuchung gesetzt und wird auch durch Aussagen der TeilnehmerInnen bestätigt, die darauf hinweisen, dass die individuelle Bedarfserfassung als notwendig und zielführend erachtet wird. In diesem Zusammenhang fasst folgende erhobene Aussage die Thematik final zusammen: „Der Spend-Cube ermöglicht es, einen Überblick über alle Unternehmen der Winkelmann Group zu entwickeln, und gewährleistet, dass alle Mitarbeiter mit der gleichen Perspektive einen Zugang zu Informationen und Beispielen anderer Geschäftseinheiten erhalten.“