Einkaufscontrollingsystem bringt Transparenz und spürbaren Erfolg

Stuttgarter Straßenbahnen AG optimiert Einkauf

Anzeige
Nur mit den richtigen Informationen können Einkäufer strategisch arbeiten und die Kosten langfristig senken. Ein gutes Einkaufscontrollingsystem ist dafür ein entscheidender Faktor: Es unterstützt den Einkäufer bei der operativen Arbeit und erstellt Management-Reports, die das Fundament für strategisches Arbeiten mit Zielen, Zielerreichung und Steuerung sind. Die Stuttgarter Straßenbahnen AG hat mit solch einem System den Einkauf transparent gemacht und optimiert.

Im Rahmen eines Strategieprojektes haben wir begonnen, den Einkauf im Unternehmen neu zu positionieren, den Beschaffungsprozess zu überarbeiten, ein Warengruppenmanagement und eine Beschaffungsplanung einzuführen. In diesem Jahr standen dann die optimale Darstellung von Savings und für nächstes Jahr die E-Vergabe von Aufträgen und ein besseres Lieferantenmanagement an“, erklärt Nadja Lichtmaneker, Fachbereichsleiterin Einkauf bei der Stuttgarter Straßenbahnen AG. Die Stuttgarter Straßenbahnen AG (SSB) sorgt in der baden-württembergischen Landeshauptstadt für Mobilität: Gut 500 Busse und Bahnen sind täglich im Einsatz und transportieren an jedem Werktag fast 600 000 Menschen. Die SSB ist einer der größten und modernsten Nahverkehrsbetriebe in Deutschland und wurde in den letzten Jahren mehrfach für ihre Leistungen ausgezeichnet. Von den rund 3000 Beschäftigten bei der SSB arbeiten viele in den Werkstätten hinter den Kulissen. Sie sorgen für durchgecheckte, reparierte, gereinigte und verkehrssichere Fahrzeuge. Entsprechend zuverlässig und professionell aufgestellt muss auch der Einkauf sein.

„Ein besonders wichtiger Baustein für unseren ‚neuen‘ Einkauf war ein modernes Softwarewerkzeug“, erklärt Lichtmaneker. Für die vielfältigen Aufgaben suchte das innovative Unternehmen nach einer skalierbaren Lösung: Sie sollte zum einen direkt den Einkauf unterstützen und sich zum anderen auch zu einem vollwertigen Controlling-Instrument ausbauen lassen. Die weiteren Kernanforderungen: Sie sollte trotz sehr hoher Ansprüche einfach in Nutzung und Bedienung, schnell implementiert mit Anbindung an SAP sowie gegebenenfalls an weitere Systeme und sofort einsetzbar sein – bei überschaubaren Kosten. Besonderer Wert wurde darauf gelegt, dass die neue Lösung extern gehostet ist, mit der Möglichkeit, sie später auch auf den unternehmenseigenen Servern laufen zu lassen.
„Wir haben den Markt sehr genau unter die Lupe genommen und verschiedene Lösungen gesichtet“, so Lichtmaneker. „Zudem haben wir Gespräche mit Einkaufsleitern von anderen Unternehmen aus verschiedenen Branchen geführt.“
Daraufhin entschied sich die SSB für einen Probebetrieb des von SoftconCIS entwickelten Einkaufscontrollingsystems WebCIS. Die Testversion war in wenigen Tagen installiert und an das SAP-System angebunden. „Besonders gut gefallen hat uns am WebCIS, dass schon die Basisversion sehr weitgehende Funktionen hat, und dass es sich einfach und intuitiv bedienen lässt. Standardberichte, aber auch individuelle, flexible Auswertungen konnten wir unkompliziert einrichten. Darüber hinaus ist es möglich, direkt auf die Basisdaten von SAP MM und FI durchzugreifen. Das erleichtert uns die Arbeit sehr und sorgt für saubere, einheitliche Daten“, meint die Einkaufsleiterin zufrieden. „In einigen Bereichen hatten wir das Gefühl, dass es gewisse Schiefstände gab. Die neue Software hat diese gleich belegt. Und solche Fakten lassen sich im System darstellen und schaffen Akzeptanz – etwa bei den Sachbearbeitern im Einkauf.“
WebCIS ist jetzt das zentrale Steuerungsinstrument für den Einkauf der SSB: Es unterstützt beim operativen Geschäft, erstellt für das Management aufbereitete Reports und ist das Fundament für strategisches, zielebasiertes Arbeiten. Das System stellt kompromisslos Transparenz her, identifiziert etwa Materialkostentreiber und Maverick Buying, zeigt Einsparpotenziale sowie Engpässe oder Überhänge bei der Rahmenvertragsnutzung. Einkäufer greifen über ihren Webbrowser auf das System zu. Es lassen sich sämtliche für den Einkauf wichtige Entwicklungen darstellen sowie analysieren – und bei Bedarf direkt Gegenmaßnahmen einleiten. Zudem visualisiert und belegt es den Beitrag des Einkaufs am Unternehmenserfolg auch bei niedrigem Wiederholeinkauf managementgerecht – das ist für Einkäufer sonst traditionell sehr schwer. Darüber hinaus liefert es Logistikauswertungen und hält qualitative Aspekte im Order-to-Pay-Prozess vor.
Das System bietet mehr als 250 fertige Analyse-Modelle und Kennzahlen, die sich in Sekunden individuell modifizieren lassen. Über ein Portal greifen Einkäufer auf die Dashboards zu. „Rein operativ nutzen wir das Lieferanten-Dashboard, operativ und strategisch das Warengruppen-Dashboard. Darüber hinaus kommen das Einkaufsleiter- und das Management-Dashboard zum Einsatz – alles maßgeschneidert für unsere Anforderungen. Die Dashboards liefern Kennzahlen und Diagramme mit allen Informationen auf einen Blick“, erklärt Lichtmaneker. „Unsere beiden Favoriten sind das Warengruppen- und das Einkaufsleiter-Dashboard.“ Das Warengruppen-Dashboard gibt Auskunft über Preisentwicklungen, größte Preistreiber und Reduzierungen, Automatisierungsquote, ABC-Analyse und die Veränderung im aktiven Segment. Für die SSB als nicht produzierendes Unternehmen mit den Schwerpunkten Fahrbetrieb, Reparaturbetrieb, Streckenbau und -unterhaltung ist das besonders wichtig.
Das Einkaufsleiter-Cockpit enthält eine ABC-Analyse zu den Lieferanten, Einkaufs- und Bestellwerten, Bestellpositionen mit Veränderung zum Vorjahr sowie einen Überblick über Maverick Buying und über die Anteile am Sourcing-Prozess – also Single Sourcing und Automatisierungsgrad. Eine Schwierigkeit zu Anfang des Projekts war, dass sich die Dashboards nur langsam aufbauten. „Die Ursache erkannte SoftconCIS aber zügig und behob das Problem umgehend“, so Lichtmaneker. Die Ursache war die Kombination von WebCIS, dem Internet-Explorer 10.0 und dem bei der SSB eingesetzten Proxy-Server.
„Wir arbeiten zwar hauptsächlich mit Dashboards, verwenden aber auch die Module Total-Spend- und Einkaufsanalyse.“ Die Total-Spend-Analyse ermöglicht spezielle Auswertungen, etwa um Maverick Buying vertieft aus den Perspektiven Materialwirtschaft und Finanzwesen zu betrachten. Durch die vollständige Transparenz bis hin zur Belegebene können konkrete Ansätze abgeleitet werden, um Maverick Buying umgehend zu verringern. Eine Analyse zeigt auf, ob die ergriffenen Maßnahmen effektiv sind oder ob nachjustiert werden muss. Mit der Prüfung der Zahlungskonditionen erhält die SSB qualitative Erkenntnisse bezüglich interner Prozesse und Lieferantenverhalten.
Mit der Einkaufsanalyse lassen sich Lieferanten benchmarken, Kostentreiber identifizieren, Verhandlungen vorbereiten, Einkaufsgruppen auswerten, Rahmenvertragsnutzung überprüfen, Kostenentwicklung von Lieferanten, Materialgruppen und Teilen messen und verbessern. Einkäufer können damit für ihre Ziele operative Maßnahmen planen und steuern.
„Das System hat uns direkt einige Quick Wins ermöglicht und unsaubere Daten angezeigt. Es deckt nicht-gleichartiges Arbeiten auf wie auch systematische Fehler bei der Datenerfassung und im Prozess; wir bekommen damit vollständige Transparenz. Das Einkaufscontrollingsystem ist seit einem halben Jahr im Einsatz – und hat sich bereits heute amortisiert. Jetzt können wir neben den Ergebniszielen vor allem qualitative Aspekte ins Visier nehmen“, erklärt Lichtmaneker zufrieden.
Anzeige

Aktuelles Heft

Titelbild Beschaffung aktuell 12
Ausgabe
12.2019
PRINT
DIGITAL
ABO

Newsletter

Jetzt unseren Newsletter abonnieren

Webinare & Webcasts

Technisches Wissen aus erster Hand

Whitepaper

Hier finden Sie aktuelle Whitepaper

Anzeige
Anzeige

Industrie.de Infoservice

Vielen Dank für Ihre Bestellung!
Sie erhalten in Kürze eine Bestätigung per E-Mail.
Von Ihnen ausgesucht:
Weitere Informationen gewünscht?
Einfach neue Dokumente auswählen
und zuletzt Adresse eingeben.
Wie funktioniert der Industrie.de Infoservice?
Zur Hilfeseite »
Ihre Adresse:














Die Konradin Verlag Robert Kohlhammer GmbH erhebt, verarbeitet und nutzt die Daten, die der Nutzer bei der Registrierung zum Industrie.de Infoservice freiwillig zur Verfügung stellt, zum Zwecke der Erfüllung dieses Nutzungsverhältnisses. Der Nutzer erhält damit Zugang zu den Dokumenten des Industrie.de Infoservice.
AGB
datenschutz-online@konradin.de