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Zeitgemäße Lieferantenbeurteilung

Lieferantencontrolling 2.0
Zeitgemäße Lieferantenbeurteilung

Aus dem aktuellen Nachhaltigkeitsbericht von Miele: „Um Nachhaltigkeitskriterien noch stärker im Bereich des Einkaufs zu berücksichtigen, ist die Optimierung des Lieferantenbeurteilungssystems vorgesehen. Zukünftig sollen die aktuellen Lieferanten auch während der laufenden Serienproduktion kontinuierlich bewertet werden und gegebenenfalls gemeinsam Verbesserungspotenziale ausgemacht und genutzt werden.“ Mit der Software von Softconcis ist man auf dem Weg dorthin. (Foto: Miele; Miele-Systems „Cashless Wash“) Die Autoren Dietmar Schild, Leiter Marketing & Vertrieb bei Softconcis Bettina Lotz, Manager Customer Care bei Softconcis
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Einkauf ohne Beurteilung der Lieferanten ist heute kaum mehr vorstellbar. Bewertungen auf Zetteln in Kombination mit Excel-Sheets ist aber fast immer noch die Regel. Doch nur anhand von klaren, sauberen Daten kann der Einkauf den Lieferanten aufzeigen, welche Mängel bestehen. Mit dem richtigen Ansatz zum Messen der Lieferantenperformance hat das Unternehmen Miele die ganzheitliche Lieferantenbeurteilung entwickelt.

In der Lieferantenbeurteilung werden weiche Kriterien wie Umweltverhalten, Moral und Ethik immer wichtiger. Im Zuge einer Reorganisation der Qualitätsmanagementprozesse wollte Miele deshalb auch sein Lieferantencontrolling optimieren.

Bislang setzte Miele zur Lieferantenbewertung auf eine statische Applikation. Beurteilungen wurden aber nicht einheitlich nur in diesem System vorgenommen, sondern auch auf Papier festgehalten – das bedeutet: Medienbrüche, Intransparenz und ein hoher manueller Datenbereinigungsaufwand. Es war kaum möglich, den Lieferanten zu erklären, warum sie wie bewertet wurden.
Mehr als eine Sammlung harter Fakten. „Mit dem neuen System wollten wir ein Instrument schaffen, mit dem wir Lieferanten nicht mehr mit einem kumulierten Zahlenwerk konfrontieren, sondern wirklich präzise Auskunft geben können, wie sich eine konkrete Bewertung zusammensetzt“, erklärt Jan Horstmann, Leiter Einkauf Nichtfertigungsmaterial bei Miele. „Zudem sollte das System neben den klassischen Hard Facts auch subjektive Kriterien berücksichtigen“, ergänzt Andreas Priesing, Einkaufscontroller bei Miele. In erster Linie war entscheidend, die bisher vermisste Transparenz zu realisieren – mit einer Durchgängigkeit der Einzeldaten von der Kennzahl bis zum Einzelbeleg beispielsweise bei Wareneingangsbuchungen oder Reklamationen – und die Lieferanten ganzheitlich zu beleuchten. Besonderen Wert legte Miele auf eine optimale grafische Aufbereitung der Daten und eine einfache Bedienbarkeit. „Ein Muss war für uns ein Web-Frontend, damit wir von überall – beispielsweise bei einem Lieferantenbesuch – direkt auf die Beurteilungen zugreifen können“, so Horstmann. Darüber hinaus sollten die Daten stets tagesaktuell sein. Eine weitere Anforderung war die Kompatibilität mit der aktuellen IT-Infrastruktur mit SAP MM und dem Kundendiensterfassungssystem.
Die Suche nach einer geeigneten Lösung war kompliziert: Diverse Standard-Lieferantenbeurteilungen aus dem ERP-System kamen unter anderem deswegen nicht infrage, weil Miele größtenteils mit Lieferplaneinteilungen und nicht mit klassischen Bestellungen arbeitet. Deshalb hat Miele die Diskussion mit diversen Drittherstellern und Entwicklern gesucht.
Die Entscheidung fiel auf Softconcis. „Bei der Lieferantenbeurteilung wollten wir mehr haben, als es bis dato gab. Und bei Softconcis hatten wir das Gefühl, dass wir zusammen weit kommen können. Denn das Unternehmen beherrscht sein Handwerk und kennt sich inhaltlich sehr gut aus. Wir wollten explizit einen Partner, der exakt versteht, was wir wollen – und nicht nur einen Programmierer.“
Bei Miele sind zwar alle Werke in einem Fertigungsverbund organisiert, dennoch verfügen die einzelnen Standorte über ein hohes Maß an Autonomie. Eine zentrale Anweisung zur Nutzung des Systems erfolgte demnach nicht – entsprechend galt die Herausforderung: „Sie haben das Recht zu überzeugen“, berichten die beiden Einkaufexperten übereinstimmend. Da das System aber dennoch einheitlich in allen Werken genutzt werden sollte, galt es, die Interessenvertreter inhaltlich wie prozessual zu überzeugen. „Das geht nur mit Qualität, viel Abstimmung und intensiver Koordination“, erklärt Priesing. Daher lief die Entwicklung der Lieferantenbeurteilung über einen längeren Zeitraum; die Umsetzung in den Werken erfolgte sukzessiv. Zunächst wurde die Messung und Bewertung der Hard Facts im Teilbereich Qualitätsmanagement implementiert, gefolgt vom Teilbereich Logistik. Den Abschluss bildete die Implementierung der weichen Faktoren.
Von der Kennzahl bis zum Einzelbeleg. „Mit dem System sind wir sehr zufrieden“, erklären die Einkäufer. Miele ist jetzt in der Lage, die Termin- und Mengentreue auch bei Lieferplänen beidseitig für verfrühte und verspätete Anlieferungen auszuwerten. „Heute messen wir bei den Lieferbewertungen nach zu früh, zu spät, zu viel, zu wenig – Stichwort: Kapitalbindung und Lagerreichweite. Eine Toleranz bei Lieferungen kann es natürlich geben. Dennoch gilt: Kommt ein Lieferant zum Beispiel mehr als drei Tage oder gar eine bis zwei Wochen zu früh, dann ist das eben auch eine Leistungsstörung“, so Horstmann. „Dieser Mangel lässt sich mit der neuen Lösung nicht nur bei Normalbestellungen, sondern auch bei einer Materialdisposition mithilfe von Lieferplaneinteilungen erkennen.“ Darüber hinaus wird heute nach deutlich mehr Kriterien gemessen. „Wir haben schon früher weiche Kriterien abgefragt, heute sind sie aber deutlich umfangreicher“, erklärt Priesing. „Als Marke Miele und als familiengeführtes Unternehmen stehen wir für eine ethische und moralische Verantwortung“, ergänzt Horstmann. Deshalb machen die weichen Faktoren Nachhaltigkeit beziehungsweise Umwelt und Soziales sowie technische Kompetenz, Innovationsfähigkeit und Kommunikation insgesamt zirka 40 Prozent der Gesamtbewertung eines Lieferanten aus. „Wir wollten, dass die Hard Facts eine Minimalgewichtung von 50 Prozent einnehmen. Gleichzeitig sollten die weichen Faktoren nicht nur als Alibiabfrage daneben stehen“, so Einkaufscontroller Priesing.
Die Lieferantenbeurteilung ist eine Hilfestellung für den Einkäufer in Verhandlungen: Er kann klar aufzeigen, wo im letzten Jahr Performancemängel beziehungsweise Leistungsstörungen aufgetreten sind – anhand transparenter tagesaktueller Daten. „Früher haben Lieferanten Kritik und Diskussionsbedarfe häufig abgewiegelt mit Verweis auf die mangelnde Aussagekraft aggregierter Kennzahlen oder eigene Systeme. Heute können wir alles nachweisen – detailliert bis auf die Belegebene“, erläutert Horstmann. „Wir sagen nicht mehr, dass der Zielerreichungsgrad bei 86 Prozent liege, sondern wir gehen jetzt direkt eine Ebene tiefer und erklären, wie sich diese Zahl aus der Zielerreichung für Qualität, Zielerreichung für Logistik und Zielerreichung für technische Kompetenz zusammensetzt.“ Reicht das nicht, geht Miele eine weitere Ebene tiefer und analysiert beispielsweise die Kundendienst- und Montageausfallrate. „Bei weiteren Rückfragen schauen wir uns einfach die nächste Ebene an und sehen dann ganz konkret: Am Datum XY ist beim Kunden eines der Bauteile des Zulieferers in einem Haushaltsgerät ausgefallen. Sachlicher geht es nicht“, sagt Horstmann. Früher waren diese Informationen entweder nicht verfügbar, oder man musste dazu ins ERP-System wechseln und die entsprechenden Informationen aufwendig recherchieren. Jetzt sind alle relevanten Daten in einem System tagesaktuell verfügbar – von der aggregierten Kennzahlenebene des Einkaufsmanagements bis nach ganz unten zum Einzelbeleg – diese Durchgängigkeit wird von allen sehr geschätzt. Durch den Fokus auf eine grafische Oberfläche stellt die Software die meisten Zahlen zudem in Grafiken dar. „Heute müssen wir uns nicht mehr durch Zahlenkolonnen kämpfen, sondern können allen Bedarfsträgern Zahlen zielgruppengenau, schnell und verständlich präsentieren“, so Horstmann.
Weltweit und rund um die Uhr. „Auch vor Ort bei den Lieferanten kann dank dem Web-Frontend direkt per Browser auf unser System zugegriffen und die Bewertung gemeinsam diskutiert werden – alle Daten sind stets verfügbar, weltweit und rund um die Uhr.“ Ein weiteres Plus des neuen Systems ist die Möglichkeit einer Baugruppenauflösung; so können sogar die Hersteller der Einzelkomponenten bewertet werden. Die Ergebnisse der Lieferantenbeurteilung sind nun ein Standard-Protokollpunkt in jedem Lieferantengespräch.
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