Versorgungsgarantie bei Ersatzteilen

Prof. Dr. Karl-Heinz Schmid

Viele gehen ganz selbstverständlich davon aus, dass der Lieferant bei allen Liefergegenständen kraft Gesetzes zur Bereitstellung von Ersatzteilen verpflichtet sei. Eine solche generelle gesetzliche Verpflichtung gibt es jedoch nicht. Da keine gesetzliche Regelung besteht, kommt es nach der nicht umfangreichen Fachliteratur auf folgende Kriterien an:

Bei billigen bzw. sehr preiswerten Liefergegenständen besteht keine Verpflichtung zur Lieferung von Ersatzteilen. Beispiele: billige Verbrauchsgüter, wie Uhren, Radios, CD-Player, Haushaltsgeräte. Hierzu gehören auch alle Liefergegenstände der Unterhaltungs- und Kommunikationselektronik, die einem raschen Technologiewandel ausgesetzt sind. Deshalb ist auch in der gesamten Computerbranche Vorsicht geboten!

Nach überwiegender Ansicht trifft dagegen den Hersteller von Maschinen und Anlagen die Pflicht, auch ohne besondere vertragliche Vereinbarung Ersatzteile für die Instandhaltung innerhalb einer gewissen Dauer bereitzuhalten. Die Fachliteratur entnimmt die Pflicht zur Ersatzteilbelieferung aus § 242 BGB (Treu und Glauben) als nachvertragliche Pflicht. Zur Begründung dieser nachvertraglichen Pflicht wird auch auf die Verkehrssitte hingewiesen. Der VDMA lehnt zwar offiziell einen solchen Handelsbrauch ab, doch spricht die tatsächlich geübte Praxis im Maschinen- und Anlagenbau für eine solche Verkehrssitte.

Letztlich wird sich jedoch der Praktiker und der beratende Wirtschaftsjurist auf diese Literaturmeinungen nicht verlassen. Er wird im Liefervertrag die Pflicht des Lieferanten zur Lieferung von Ersatzteilen etwa wie folgt eindeutig festlegen:

–„Sie verpflichten sich, uns während der gesamten Laufzeit der gelieferten Anlage, mindestens jedoch für einen Zeitraum von … Jahren, gerechnet vom Zeitpunkt der Abnahme, mit allen Ersatzteilen zu beliefern.“

In den BME-Checklisten für die Vertragsgestaltung: Kauf EDV-Anlage (S .26, Wartung der Hardware) wird eine ähnliche Klausel vorgeschlagen:

–„Für einen Zeitraum von 10 (zehn) Jahren nach Abnahmedatum hat der Auftragnehmer eine angemessene und zeitgerechte Versorgung mit Ersatzteilen sicherzustellen, damit die Geräte ordnungsgemäß gewartet werden können…“

Wer eine umgehende Ersatzteilbelieferung sicherstellen muss, wird sich auf Lieferzusagen allein nicht verlassen können. Er wird den Lieferanten zur Bevorratung der wichtigsten Ersatzteile in bestimmtem Umfang und zur unverzüglichen Lieferung auf erste Anforderung verpflichten:

–„Sie halten in Ihrem Lager in … die in der Ersatzteilbevorratungsliste (s. Anl. …) näher bezeichneten Ersatzteile in der dort genannten Anzahl jederzeit zur unverzüglichen Lieferung an uns zur Verfügung“.

„Wir sind berechtigt, uns jederzeit im Lager … davon zu überzeugen, ob Sie dieser Bevorratungspflicht nachkommen.“

Kommt der Lieferant dieser Verpflichtung schuldhaft nicht nach, begeht er positive Vertragsverletzung und muss den gesamten hieraus entstehenden Schaden ersetzen.

Lehnt der Lieferant eine zeitlich begrenzte Verpflichtung zur Ersatzteilbelieferung ab, was sehr selten sein wird, sollte mindestens folgendes vereinbart werden:

–„Sollten Sie beabsichtigen, die Fertigung der Anlagen/Maschinen dieses Typs und/oder der dazugehörigen Ersatzteile einzustellen, werden Sie uns dies rechtzeitig …, mindestens jedoch … Monate vor Einstellung der Fertigung mitteilen, damit eine Nachbestellung von uns aus möglich ist.“

Auch wenn man den Lieferanten vertraglich zur Ersatzteillieferung verpflichtet hat, dann ist immer noch nicht die Frage beantwortet, wie schnell die Ersatzteile im Bedarfsfall zu liefern sind. Deshalb wird man wie folgt formulieren:

–„Die Lieferung hat innerhalb von … Stunden/Kalendertagen/Wochen nach Störungsmeldung/Auftragserteilung/Ersatzteilanforderung zu erfolgen.“

Es kann trotz dieser Vereinbarung vorkommen, dass das dringend benötigte Ersatzteil nicht rechtzeitig geliefert wird. Es gibt drei Möglichkeiten auf diesen Eventualfall im voraus juristisch zu reagieren.

Obwohl damit nur zum Ausdruck gebracht wird, was das Gesetz im Verzugs-fall ohne vertragliche Regelung vorsieht, ist dieser überdeutliche Hinweis sicher nicht in allen Fällen angebracht bzw. zu empfehlen!

Jeder Einkäufer kennt Unternehmen, die sich beim Verkauf einer Anlage/Maschine zwar mit einem moderaten Gewinn zufrieden geben, die aber dann beim Verkauf von Ersatzteilen unangemessen hohe Preise fordern. Weil die Ersatzteile häufig nur beim Verkäufer des Aggregats zu erhalten sind, bleibt meist nichts anderes übrig, als diese oft genug wucherischen Preise zu zahlen. Dies gilt weniger beim Großanlagengeschäft, umso mehr bei Serienaggregaten.

Deshalb sollten wenigstens zeitlich begrenzte Festpreise für Ersatzteile ausgehandelt werden.

–„Es gilt als vereinbart, dass die in dem Angebot genannten Preise für Bestellungen/innerhalb eines Jahres/innerhalb von … Jahren/ab Angebotsdatum als Festpreise gelten und …“

Auch nach einem solchen Zeitraum sollten die Preise für Ersatzteile nicht überproportional steigen. Deshalb erscheint folgender Zusatz angebracht:

–„… nach Ablauf dieses Zeitraums/nicht über den Rahmen der allgemeinen Lohn- und Materialpreiserhöhungen/nur entsprechend der vereinbarten Preisgleitklausel/steigen werden.“

Eigentlich kann ein Verkäufer ein solches Verlangen nicht ablehnen. Denn damit würde er zugeben, dass er überproportional hohe Gewinne anstrebt. Gleichwohl lehnen Verkäufer die Vereinbarung mit dem Argument ab, sie müssten dann mit unterschiedlichen Preislisten arbeiten. Wenn sie dann statt dessen Rabatte in Höhe der Lohn- und Materialpreiserhöhungen geben, kann dies als Erfolg verbucht werden.

Bei guter Verhandlungsposition lässt sich auch der weitere Zusatz durchsetzen:

–„Das gleiche gilt auch für die von Ihnen genannten Stunden- und Gerätesätze sowie für alle weiteren Servicekonditionen.“

Viele Produzenten verzichten nur ungern auf das Ersatzteilgeschäft. Andererseits kann die Verpflichtung über viele Jahre hinweg Ersatzteile zu lagern bzw. sie innerhalb kürzester Frist liefern zu müssen, auch eine kostspielige Last sein. In einem solchen Fall könnte man dem Lieferanten den Vorschlag unterbreiten, sich wie folgt aus seiner Pflicht zur Ersatzteillieferung zu befreien:

–„Sie können sich von dieser Verpflichtung befreien, wenn Sie uns die der tatsächlichen Ausführung entsprechenden Zeichnungen, Berechnungen und andere den Liefergegenstand betreffende technische Unterlagen in …-facher Ausfertigung bei Abnahme/oder zu einem späteren Zeitpunkt innerhalb der Gewährleistungszeit/spätestens bis zum …/übergeben und uns daran das Eigentum übertragen. Das geistige Eigentum an ihnen wird hierdurch nicht berührt.

Wir sind dann berechtigt, diese technischen Unterlagen zur Ausführung von Instandsetzungsarbeiten und Änderungen sowie zur unentgeltlichen Anfertigung von Ersatzteilen/in der Unternehmensgruppe/im Konzern/zu benutzen.“

Diese Klausel ist allerdings nur dann von Nutzen, wenn das einkaufende Unternehmen auch in der Lage ist, die Ersatzteile in der Unternehmensgruppe herstellen zu lassen.

Der Ersatzteillieferant wird möglicherweise bereit sein, auf das Ersatzteilgeschäft zu verzichten, wenn die Teile in der Unternehmensgruppe des Anlagenbetreibers gefertigt werden. Er wird aber – wie die Praxis zeigt – kaum bereit sein, das Recht zur Eigenanfertigung einzuräumen, wenn die Ersatzteile auch bei einem anderen Unternehmen, eventuell sogar beim Wettbewerb, gefertigt werden dürfen: „Wenn ich schon auf das Ersatzteilgeschäft verzichte, soll es nicht mein Konkurrent machen!“ Deshalb wird es nicht einfach sein, die nachfolgende Klausel durchzusetzen:

–„Wir oder von uns beauftragte Dritte sind dann berechtigt, diese technischen Unterlagen zur Ausführung von Instandsetzungsarbeiten und Änderungen sowie zur Anfertigung von Ersatzteilen unentgeltlich zu benutzen.“

Viele Produzenten stellen die Ersatzteile für ihre Serienaggregate gar nicht selbst her, sondern lassen diese im preiswerten Ausland fertigen, um sie dann mit hohen Gewinnspannen zu vertreiben. Eine solche sprudelnde Einnahmequelle wird sich keiner gerne nehmen lassen. Aber bei solchen Aufschlägen kann man schon die Vertrauensfrage stellen und um Angaben zum Direktbezug bitten. Etwa so:

–„Soweit es sich um Teile handelt, die Sie nicht selbst herstellen, sondern von Unterlieferanten beziehen, sind diese Bezugsquellen anzugeben und die Teile so zu spezifizieren, dass eine verwechslungsfreie Nachbestellung bei den Produzenten von uns aus möglich ist.“

Es ist sicher sehr schwer, diese Klausel durchzusetzen. Sie wird jedoch vorgeschlagen, weil hartnäckige Versuche gelegentlich zum Erfolg führen.

Oft wird mit einer Anlage gleich ein Ersatzteilpaket miteingekauft. Bei diesen Ersatzteilen wäre es sehr vorteilhaft, wenn die Gewährleistungszeit erst mit deren Einsatz beginnen würde. Es kann nämlich sehr lange dauern, bis diese Teile Verwendung finden. Oft ist dann die gesetzliche oder vereinbarte Gewährleistungszeit längst abgelaufen, wenn sich ein Mangel am Ersatzteil zeigt.

Da es aber zumindest in AGB unzulässig ist, die Gewährleistungszeit erst mit dem Einsatz des Ersatzteils beginnen zu lassen, sollte man eine Auffangfrist vorsehen, wonach die Gewährleistung jedenfalls zwei/drei/… Jahre nach Abnahme der Anlage endet.

Unproblematisch ist die Regelung für Ersatzteile, die während der Gewährleistungszeit vom Lieferanten im Zuge einer Mängelbeseitigung oder im Rahmen einer vorbeugenden Instandhaltung eingebaut werden. Hier ist die Einbauzeit bekannt, so dass es über den Beginn der damit einsetzenden Gewährleistungszeit keinen Zweifel geben kann. Für beide Ersatzteile trifft die folgende Klausel zu:

–„Die Gewährleistungszeit für Ersatzteile beträgt … Jahr / Jahre nach Inbetriebnahme / Einsatz im Produktionsbetrieb / und endet spätestens … Jahre nach Lieferung.“

Im Regelfall halten die Ersatzteile, was der Lieferant verspricht. Aber es gibt auch ärgerliche Ausnahmen, wenn teuere Ersatzteile schnell verschleißen. Beim Bezug hochwertiger Ersatzteile kann daher folgende Klausel sehr hilfreich sein:

– „Für das Ersatzteil sichern Sie uns zu und garantieren eine Mindestlaufzeit von … Betriebsstunden.“

Wenn Ersatzteile benötigt werden, werden diese in aller Regel auf der Grundlage der Allgemeinen Lieferbedingungen bereitgestellt. Diese ALB sind jedoch für den Anlagenbetreiber immer recht ungünstig! Der Lieferant ist in dieser Situation ganz überwiegend der marktstärkere Geschäftspartner, zumal der Anlagenbetreiber schnell in den Besitz der Teile kommen muss und ihm folglich wenig Spielraum für Verhandlungen bleibt.

Beim Einkauf einer Anlage sieht es für den Einkauf meist besser aus. Jetzt kann er viel eher die Bedingungen durchsetzen, dass für alle zukünftigen Lieferungen von Ersatzteilen die Allgemeinen Einkaufsbedingungen gelten sollen.

–„Für den Bezug von Ersatzteilen gelten unsere Allgemeinen Einkaufsbedingungen.“

Egal ob Ersatzteile konventionell oder über Internet bezogen werden, immer stellen sich die hier angesprochenen Fragen. Wer sich folglich rechtzeitig mit den erörterten Problemen beschäftigt, wird auf den Ernstfall vorbereitet sein. Ihm werden dann auch die vorgeschlagenen Klauseln von Nutzen sein.

1.Garantie für dauerhafte, schnellstmögliche Ersatzteilbelieferung

Sie verpflichten sich, uns während der gesamten Laufzeit der gelieferten Anlage, mindestens jedoch für einen Zeitraum von … Jahren, gerechnet vom Zeitpunkt der Abnahme, mit allen Ersatzteilen zu beliefern. Die Lieferung hat innerhalb von … Stunden / Kalendertagen / Wochen nach/Störungsmeldung/Auftragserteilung /Ersatzteilanforderung zu erfolgen. Im Falle des Verzugs stehen uns die gesetzlichen Rechte zu.

2.Festpreis für Ersatzteile / Limit für Preiserhöhungen

Es gilt als vereinbart, dass die in dem Angebot genannten Preise für Bestellungen / innerhalb eines Jahres / innerhalb von … Jahren / ab Angebotsdatum als Festpreise gelten und nach Ablauf dieses Zeitraums / nicht über den Rahmen der allgemeinen Lohn- und Materialpreiserhöhungen / nur entsprechend der vereinbarten Preisgleitklausel / steigen werden.

Das gleiche gilt auch für die von Ihnen genannten Stunden- und Gerätesätze sowie für alle weiteren Servicekonditionen.

3.Lieferung der technischen Unterlagen zur Eigenfertigung

Sie können sich von dieser Verpflichtung befreien, wenn Sie uns die der tatsächlichen Ausführung entsprechenden Zeichnungen, Berechnungen und andere den Liefergegenstand betreffende technische Unterlagen in …-facher Ausfertigung bei Abnahme / oder zu einem späteren Zeitpunkt innerhalb der Gewährleistungszeit / spätestens bis zum … / übergeben und uns daran das Eigentum übertragen. Das geistige Eigentum an ihnen wird hierdurch nicht berührt.

Wir sind dann berechtigt, diese technischen Unterlagen zur Ausführung von Instandsetzungsarbeiten und Änderungen sowie zur unentgeltlichen Anfertigung von Ersatzteilen / in der Unternehmensgruppe / im Konzern / zu benutzen.

4.Angabe der Bezugsquellen

Soweit es sich um Teile handelt, die Sie nicht selbst herstellen, sondern von Unterlieferanten beziehen, sind diese Bezugsquellen anzugeben und die Teile so zu spezifizieren, dass eine verwechslungsfreie Nachbestellung bei den Produzenten von uns aus möglich ist.

5.Gewährleistungszeit

Die Gewährleistungszeit für Ersatzteile beträgt … Jahr / Jahre nach Inbetriebnahme / Einsatz im Produktionsbetrieb / und endet spätestens … Jahre nach Lieferung.

6.Allgemeine Einkaufsbedingungen

Für den Bezug von Ersatzteilen gelten unsere Allgemeinen Einkaufsbedingungen.