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„Wir sind keine großen Putzteufel gewesen“

Digitalisierter Einkauf von Energie und Reinigungsdienstleistungen
„Wir sind keine großen Putzteufel gewesen“

enPortal hat sich als transparente Ausschreibungsplattform für Strom und Gas einen Namen gemacht. Nun bieten sie auch Erzeugern von grünem Strom, die aus der EEG-Umlage fallen, eine Möglichkeit, ihren Strom an den Markt zu bringen. Außerdem erklären Geschäftsführer Clemens Graf von Wedel und Prokurist Wilfried Rademaker im Interview, warum sie mit Epsum nun auch ein Portal für die Beschaffung von Reinigungsdienstleistungen geschaffen haben.

Beschaffung aktuell: Wie sieht das Angebot von enPortal aus und wie unterscheidet es sich von anderen Angeboten am Markt?

Clemens Graf von Wedel: Wir sind die älteste Plattform für digitalen Energieeinkauf und die größte. Das kann man daran erkennen, dass wir 650 Lieferanten angebunden haben und so über 90 Prozent des relevanten Marktes für das B2B-Geschäft abbilden. Außerdem haben wir circa 2500 Nutzer, die bei uns einkaufen. Unser Anspruch ist es, die Digitalisierung immer in den Vordergrund zu stellen. Uns ist es gelungen, auf der einen Seite Prozesse digital abzubilden, aber auf der anderen Seite stellen wir eine persönliche Betreuung sicher. Wenn sie bei uns anrufen, dann geht keine Blechbox an den Apparat, sondern Sie sprechen mit Ihrem persönlichen Ansprechpartner.

BA: 2020 war ein besonderes Jahr. Wie hat sich das auf Sie ausgewirkt?

Graf von Wedel: Mit den Lockdowns hat es an den Terminbörsen einen starken Preisverfall gegeben, auch am Terminmarkt der EEX. Diese Einkaufschance haben viele Kunden genutzt. Wir haben im Jahr 2020 circa 1400 Ausschreibungen durchgeführt, so viele wie noch nie.

BA: Haben Sie Tipps, wie Einkäufer Energie besser beschaffen können?

Wilfried Rademaker: Viele kaufen Gas und Strom ein wie Leasingverträge für Autos. Ein Fuhrpark hat 36 Monate Laufzeit, also legt der Einkäufer sich ein halbes Jahr vorher einen Termin und verhandelt neue Verträge mit den Autohändlern. Bei Strom und Gas ist das die falsche Herangehensweise. Strom und Gas werden an der Börse gehandelt. Um hier schlau einzukaufen, müssen Einkäufer die Kurse im Blick haben. Man kann Energie nicht nur kaufen, wenn der Altvertrag am Auslaufen ist! Ein Kriterium zum Einkaufen könnte sein, dass der bestehende Preis geschlagen werden kann. Strom und Gas kann am Terminmarkt im Warentermingeschäft bis zu fünf Jahre im Voraus eingekauft werden. Das ist manchen Einkäufern gar nicht bewusst.

BA: Sie bieten den Kunden Prognosen für Energiepreise der nächsten fünf Jahre an. Könnten Sie das genauer ausführen?

Graf von Wedel: Immer, wenn abends die EEX-Börse schließt, werden die Schlusskurse der jeweiligen Terminkontrakte bekanntgegeben. Die lesen wir ein und unser Algorithmus berechnet dann Prognosen für jede Abnahmestelle in unserem System. Die Prognose kann das tatsächliche Ausschreibungsergebnis mit einer Abweichung von ein bis zwei Prozent vorhersagen.

BA: Was würden Sie den Einkäufern empfehlen, wie oft man ausschreiben sollte? Jährlich oder alle drei Jahre?

Graf von Wedel: Wir haben viele Kunden aus der Lebensmittelindustrie, die an große Discounter liefern. Sie kaufen sehr langfristig ein, weil sie die Preise für ihre Preiskalkulation kennen müssen.

Rademaker: Aber wenn die Energieverträge einzeln nach Lieferjahren ausgeschrieben werden, besteht die Chance, für jedes Jahr andere Bestbieter zu bekommen. Das Einkaufsvolumen zu bündeln macht am Energiemarkt dagegen keinen Sinn. Es gibt bei Gas und Strom keine Mengenrabatte an der Börse. Bei solchen Fragen dienen wir gerne als Lotse, sodass der Kunde die optimale Ausschreibungsform für sein Unternehmen findet.

BA: Wo wir gerade über Preise sprechen, wie sieht denn das Preismodell aus für die Kunden von enPORTAL?

Rademaker: Die Lieferanten zahlen nichts. Wir sind ein Werkzeug der Verbraucher. Für Kunden ergibt sich der Preis in einer Mischkalkulation aus Energiemenge und Anzahl und Beschaffenheit der Abnahmestellen. Der Preis liegt meist im vierstelligen Bereich. Der finanzielle Vorteil ist oft ein Mehr faches der Kosten für das enPORTAL.

BA: Ab diesem Jahr beginnen die EEG-Umlagen auszulaufen. Auch da hat sich enPORTAL etwas überlegt. Könnten Sie das näher erklären?

Graf von Wedel: Wir hatten uns seit 2019 intensiv Gedanken dazu gemacht. Anfang 2021 ist unser Marktplatz für Grünstrom online gegangen. Wir bieten so den Betreibern von Windkraftanlagen und Solarparks eine Plattform, um ihre Mengen auszuschreiben. Auf der anderen Seite haben Energieversorgungsunternehmen (EVUs) wie Stadtwerke oder große Unternehmen, die einen eigenen Bilanzkreis betreiben, die Möglichkeit, diese Mengen einzukaufen.

Dafür ist enPORTAL eine geniale Vertriebsplattform, weil sie mit einem Klick etwa 70 Prozent der potenziellen Abnehmer erreichen – denn die EVUs sind sowieso auf enPORTAL unterwegs. Sie werden nun lediglich von Strom-Lieferanten zu Strom-Abnehmern. Der Unterschied zum aktuellen Marktplatz ist, dass dieses Verfahren nicht zeitkritisch ist. Außerdem bieten wir den Marktteilnehmern die Möglichkeit, dass sie miteinander verhandeln können. Es gibt viele Detailfragen, die geklärt werden müssen, zum Beispiel, wie Herkunftsnachweise übertragen werden oder wie das Einspeisemanagement organisiert wird.

BA: enPORTAL hat noch eine weitere Softwarelösung im Angebot, welche zur Ausschreibung und Qualitätskontrolle von Reinigungsdienstleistungen genutzt werden kann. Wie kam es zu dieser Neuentwicklung?

Graf von Wedel: Wir sind keine großen Putzteufel gewesen – aber vor sechs Jahren ist ein Kunde, eine große Krankenhauskette, auf uns zugekommen und hat uns gebeten, ihm bei der Ausschreibung von Reinigungsdienstleistungen zu helfen. Wir haben daraufhin beschlossen, zusammen das Epsum-Portal zu entwickeln. 2017 ist die Plattform online gegangen, inzwischen haben wir etwa 500 Reinigungsdienstleister auf der Plattform. Über die Plattform können seit letztem Jahr auch öffentlich-rechtliche Ausschreibungen durchgeführt werden. Reinigungsdienstleistungen sind im Vergleich zu Strom- und Gasbeschaffungen viel komplexer.

Rademaker: Bevor der Einkauf Reinigungsdienstleistungen in Angriff nimmt und neu ausschreibt, muss es schon richtig schlecht laufen, weil so eine Ausschreibung ein ganzes Stück Arbeit ist. Das liegt zum einen an dem hohen Dokumentationsaufwand, aber auch daran, dass die Angebote von Dienstleistern oft unübersichtlich sind. Mit unserer Epsum-Plattform bieten wir eine digitale Lösung für die Ausschreibung von Reinigungsdienstleistungen. Unser Tool ist nicht nur ein Beschaffungstool, sondern digitalisiert auch die Qualitätskontrolle.

BA: Sie haben erwähnt, dass die Beschaffung von Reinigungsdienstleistungen komplexer ist als die von Strom und Gas. Wie haben Sie diese Komplexität in Ihrer Software abgebildet?

Graf von Wedel: Ganz konkret haben wir drei Kernbereiche an Daten definiert (siehe Kasten). Mithilfe dieser Daten können wir jedes individuelle Unternehmen abbilden.

BA: Wie geht es weiter, wenn alle Daten eingepflegt sind?

Graf von Wedel: Sind die Informationen konsolidiert, braucht es nur einen Knopfdruck, um daraus eine Ausschreibung zu erzeugen. Diese kann für einzelne Gebäude oder firmenweit erfolgen und nach Leistungen unterteilt werden. Der Einkäufer kann entscheiden, welche Reinigungsfirmen über die Ausschreibung informiert werden sollen.

Bei der Erstellung der Ausschreibung haben Einkäufer die Möglichkeit, die Angebotsfrist und die Vertragslaufzeit zu bestimmen. Außerdem ist es möglich, zusätzliche Informationen – etwa Lagepläne oder Bilder der Räumlichkeiten – anzuhängen. Darüber hinaus kann er sogenannte „Checkboxen“ aktivieren, durch die eine Vorqualifizierung der Bewerber stattfinden kann. So kann zum Beispiel vermerkt werden, dass Anbieter an einer Begehung der Gebäude teilnehmen müssen, bevor sie ein Angebot abgeben können.

Ist die Ausschreibung live, können Anbieter Fragen über ein Chat-Tool stellen. Diese Fragen kann der Einkäufer beantworten und die Antworten dann für alle Dienstleister, die an der Ausschreibung teilnehmen, sichtbar machen. So haben alle Anbieter immer den gleichen Informationsstand.

Sind alle Angebote abgegeben, kommt der Einkäufer in die Prüfphase, in der die Angebote verglichen werden. Das ist bei den komplexen Angebotsstrukturen in der Reinigungsdienstleistung besonders wichtig.

Als Hilfe für die weiteren Verhandlungen errechnet Epsum ein Idealangebot, welches sich aus den besten Teilwerten der Angebote ergibt. Sind bei einem Anbieter etwa die Sätze für eine nächtliche Reinigung höher als bei den Mitbewerbern, bietet sich hier Potenzial zur Nachverhandlung. Die Plattform beinhaltet die Möglichkeit, diese digital durchzuführen. Der Anbieter kann dann sein Angebot entsprechend nachbessern. Stimmt alles, kann der Einkäufer das Angebot digital annehmen. Wir haben auf der Plattform einen Reinigungsvertrag hinterlegt, den die Partner nutzen können, aber nicht müssen.

BA: Damit wäre der Einkauf geschafft. Wie funktioniert nun die Qualitätskontrolle der erbrachten Leistungen?

Graf von Wedel: Bei der Reinigung ist das Ausschreiben aber nur ein Teil der Aufgabe. Das andere große Thema ist die Qualitätskontrolle. Wir haben uns gesagt: Wenn wir die Flächen, Leistungen und Zeiten für die Reinigung sowieso kennen, dann ist es ein Leichtes, diese Daten auch für eine Qualitätskontrolle zur Verfügung zu stellen.

Rademaker: Man kennt sicher die Liste mit den Unterschriften für Kontrollen der Reinigung, zum Beispiel von Krankenhaustoiletten. Diese gehört jetzt der Vergangenheit an. Unser Tool zur Qualitätskontrolle kann als App installiert werden.

Graf von Wedel: Jedes Mal, wenn so eine Prüfung durchgeführt wird, wird ein Prüfprotokoll erstellt, was dann an die Partner versendet wird. So kann man zum Beispiel das eigene Management oder meinen Reinigungsdienstleister über Probleme informieren. Außerdem gibt es Auswertungsmöglichkeiten; man kann etwa die am häufigsten auftretenden Fehler anzeigen und entsprechend nachsteuern.

BA: Sind die Ausschreibungen und die Qualitätskontrolle auf der Plattform zwangsweise verknüpft?

Graf von Wedel: Sie sind nicht zwingend verbunden. Einer der größten Altenheim-Betreiber in Deutschland nutzt Epsum nur für die Qualitätsprüfung, weil sie eigene Reinigungskräfte haben.

Aber aus unserer Sicht gibt es natürlich einen Zusammenhang zwischen Ausschreibung und Qualitätskontrolle. Wenn Sie einen Vertrag ausschreiben und diesen prüfen wollen, dann müssen Sie auf den gleichen Datensatz zugreifen. Wenn Sie ein anderes Qualitätsprüfungssystem haben, müssen Sie dort erst die Informationen aus Ihrem Reinigungsvertrag anlegen.

BA: Wie sieht das Preismodell bei Epsum aus?

Graf von Wedel: Wir kalkulieren für jeden Standort des Kunden einen Fixpreis pro Jahr, genau wie bei enPORTAL. Wenn der Kunde zufrieden ist, dann verlängert sich dieser Vertrag automatisch.

Rademaker: Der Unterschied zum enPORTAL ist natürlich, dass hier der Aufwand für die Datenerhebung erheblich größer ist. Gut ist es, wenn wir auf bestehende Unterlagen zugreifen und diese einlesen können. Der Aufwand für die Dateneinrichtung wird einmalig berechnet.

Graf von Wedel: Wir haben einen sehr leistungsfähigen Importer im System, der fast jede Excel-Tabelle auslesen kann. Der Kunde kann dann die Feinbearbeitung und Nachbearbeitung vornehmen. Die Einpflegung passiert in Zusammenarbeit mit dem Kunden.

BA: Reinigung ist oft ein regionales Thema. Lohnt sich eine deutschlandweite Plattform überhaupt?

Rademaker: Viele Einkäufer kennen den Markt in der Reinigungsdienstleistung nicht gut und nehmen so die Möglichkeiten am Markt nicht immer in Anspruch.

Graf von Wedel: Der Reinigungsmarkt ist ein intransparenter Markt. Das war der Energiemarkt früher auch. In der Reinigung haben wir bei einer privatrechtliche Ausschreibung eine Preisspanne von über 100 Prozent zwischen den verschiedenen Bietern gesehen. Diese Unterschiede kann man über ein digitales System wie Epsum erstmals wirklich sichtbar machen.


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Information zur Plattform Epsum

Reinigungsdienstleistungen online beschaffen

Das Epsum-Portal bietet die Möglichkeit, Reinigungsdienstleistungen online zu beschaffen und wurde vom enPORTAL-Team entwickelt. Die Software benötigt für die Ausschreibung drei Kerninformationen:

  • Das Raumbuch. Hier müssen alle zu reinigenden Flächen mit ihrer Größe und ihrer Beschaffenheit hinterlegt werden. Unterscheiden kann man zum Beispiel zwischen Teppich, Hartbodenbelägen oder Armaturen. Die Flächen werden natürlich auch nach Standort und Gebäude unterteilt.
  • Die Reinigungsleistung. Hier definiert man, welche Leistung man für die jeweilige Fläche braucht, etwa Saugen, Wischen, Desinfizieren. Flächen mit gleicher Leistung werden in sogenannten Raumgruppen (z. B. Räume mit Teppichboden, die gesaugt werden müssen) zusammengefasst.
  • Der Turnus beschreibt, wie oft eine Reinigungsleistung auf einer bestimmten Fläche erbracht werden muss, also etwa täglich oder wöchentlich.

Die Autorin

Sanja Döttling, Redakteurin Beschaffung aktuell



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