Indirekter Einkauf

Runter mit den Prozesskosten

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Das 7. Forum Indirekter Einkauf fand am 19. und 20. September in Düsseldorf statt. Bild: Tobias Anslinger/BME
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Im indirekten Einkauf schlummert erhebliches Einsparungspotential für Unternehmen, das vielfach noch nicht ausgeschöpft wird. Die Digitalisierung von Unternehmensprozessen erleichtert es nun, dieses Potenzial zu heben. Dennoch bleibt auch so manche „alte“ Diskussion bestehen, wie sich auf dem 7. Forum Indirekter Einkauf des BME am 19. und 20. September in Düsseldorf zeigte.

Er hat einen schweren Stand, der indirekte Einkauf. Vielfach als notwendiges Übel betrachtet, wird er in vielen Unternehmen entweder gar nicht direkt durch die Einkaufsabteilung besorgt (Maverick Buying), oder er wird äußerst ineffizient gestaltet. Die Spendvisibilität ist dementsprechend gering. „Dabei werden heute bis zu 30 Prozent des Einkaufsvolumens für indirekte Waren und vor allem Dienstleistungen ausgegeben“, wie Prof. Robert Fieten in seinem Eröffnungsreferat des 7. Forums Indirekter Einkauf des BME in Düsseldorf aufzeigte. Eine Aussage, die die Teilnehmer der zweitägigen Veranstaltung weitgehend teilten.

RPA senkt Durchlaufzeiten

Noch immer ist der indirekte Einkauf stark fragmentiert. Große Heterogenität, volatile Mengen, kurzer Vorlauf, viele Lieferanten und Kleinstrechnungen machen Effizienzsteigerungen im indirekten Einkauf schwierig. Die Einkaufskosten lassen sich etwa über die Bündelung und Konsolidierung von Lieferanten senken, allerdings sind die Einsparungen dadurch meist verhältnismäßig überschaubar. Bleibt also, eine Reduzierung der Prozesskosten in Angriff zu nehmen. Dabei kann die robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) helfen.

Bei RPA handelt es sich um eine Unternehmens-Software, welche regelbasierte und häufig wiederholende Abläufe verarbeitet. Ihr großer Vorteil ist, dass sie unabhängig von den im Unternehmen verwendeten Software-Lösungen eingesetzt werden kann. Ein Roboter kann vieles zwar nicht schneller als der Mensch, allerdings können mehrere Roboter parallel laufen und auch über einen sehr langen Zeitraum immer das Gleiche tun. Die Folgen sind geringere Fehlerquoten, geringere Ausfallshäufigkeiten und kürzere Durchlaufzeiten.

Zentral, dezentral oder Shared Service Center?

Die Digitalisierung vermag aber längst nicht alle Probleme des indirekten Einkaufs zu lösen. Vor allem die „ewige“ Diskussion, ob nun der zentrale oder der dezentrale indirekte Einkauf die bessere Lösung sei, hat an Aktualität nichts eingebüßt, wie sich in Düsseldorf zeigte. Die Mehrheit der Teilnehmer habe seine Einkaufsorganisation heute zentral ausgerichtet, glaubt auch, dass das die Zukunft sei. Auch die Organisation des indirekten Einkaufs als Shared Service Center ist in der Praxis relevant.

Der dezentrale Einkauf gilt gemeinhin als „hemdsärmelig“, wird mehr als Beschaffung denn als professioneller Einkauf wahrgenommen. Allerdings kann er auf die Anforderungen der Bedarfsträger auch schneller und flexibler reagieren, was aber gerade in einem volatilen wirtschaftlichen Umfeld und tendenziell kürzeren Planungshorizonten von Vorteil sein kann. Es wurde deutlich, dass elektronische Tools wie E-Procurement, als auch so genannte Spend Suites dabei helfen, das Spannungsfeld zwischen zentralem Einkauf und dezentraler Wertschöpfung aufzulösen.

Neben der Nutzung von Collaboration-Plattformen kann die konsequente Anwendung eines durchdachten, bedarfsgerechten Category Managements zu einer effizienten Organisation des indirekten Einkaufs beitragen. Auch dazu hatten die Teilnehmer in Düsseldorf die Gelegenheit, Best Practices zu lauschen, sich auszutauschen und zu informieren. Neben den klassischen Vorträgen und Workshops gab es in diesem Jahr auch erstmals eine „Handshake-Session“, in der die Teilnehmer in dreiminütigen Gesprächen mit möglichst vielen anderen Gästen ins Gespräch kommen sollten.

Organisation „VUCA-fit“ machen

Der Automobilzulieferer Bosch setzt zur Transformation des indirekten Einkaufs auf einen eigenen „Agile Campus Indirect Purchasing“, der mittels agilen Methoden die Organisation des indirekten Einkaufs verändern und „VUCA-fit“ (volatility, uncertainty, complexity, ambiguity) machen soll. In wenigen Jahren, so die Erwartung, soll die Automatisierungsquote im indirekten Einkauf bei Bosch von heute 70 auf dann 90 Prozent ansteigen.

Nur in Ansätzen diskutiert wurde die Frage, wie mit den durch die zunehmende Automatisierung frei werdenden Mitarbeiterkapazitäten am besten umzugehen ist. Es sei kein primäres Ziel von Automatisierung, Personal abzubauen, heißt es immer wieder – dennoch bedienen sich Beispiele, die den Effizienzgewinn aufzeigen, gerne eingesparten FTAs, also Vollzeitstellen. Ob die im operativen Geschäft nicht mehr benötigten Mitarbeiter tatsächlich andere Aufgaben im Einkauf übernehmen werden, bleibt abzuwarten. Neue Stellen im klassischen indirekten Einkauf dürfte es in Zukunft wohl eher nicht geben. Stattdessen werden Daten- und IT-Spezialisten gebraucht.

Weitere Infos:

tobias.anslinger@bme.de

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