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Weiterbildung und Medienbeschaffung als Self-Service

Medienbeschaffung
Fachwissen als Zukunftssicherung: Self-Service in Zeiten von Corona – und danach

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Alle Mitarbeiter sollten orts- und formatunabhängig auf Know-how zugreifen können. Dank entsprechend maßgeschneiderter und automatisierter Lösungen können sie selbstständig, unkompliziert und auch aus dem Homeoffice Fachwissen nutzen. Bild: lassedesignen/stock.adobe.de
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Corona hat die Defizite bei der Digitalisierung in Deutschland schonungslos offengelegt. Wer sich bis dahin nicht der digitalen Welt geöffnet hat, geriet spätestens in den letzten Wochen und Monaten in ernsthafte Schwierigkeiten. Wer jedoch schon vor Corona den Mut hatte, digitales Terrain zu betreten, konnte flexibel auf die Herausforderungen reagieren – nicht nur, was die Möglichkeit, von einem Tag auf den anderen ganze Abteilungen ins Homeoffice zu schicken angeht. Auch die Versorgung der Mitarbeiter mit Fachmedien sowie Weiterbildungsangeboten sollte zu jeder Zeit möglich sein.

Die Digitalisierung hat gerade auch für den Einkauf disruptiven Charakter. Durch die Automatisierung entfallen im operativen Einkauf ganze Aufgabenfelder und Funktionen. Künstliche Intelligenz (KI) und Robot Process Automation (RPA) sorgen dafür, dass immer mehr Beschaffungsabläufe autonom ablaufen.

Dieser weltweite Trend zeigt sich auch in deutschen Unternehmen, wo KI unverzichtbar ist, so die Studie „State of AI in the Enterprise Survey – 3rd Edition“ von Deloitte. 79 % der Befragten erachten KI schon heute als erfolgskritisch, wobei diese Einschätzung auch bis 2022 gilt.

Herausforderungen der digitalen Transformation für den Einkauf

Für die Mitarbeiter im Einkauf bedeutet das nicht nur, dass sie ihre Kompetenzen erweitern müssen, sondern auch, dass Prozesse völlig neu gedacht, definiert und unternehmensweit standardisiert eingeführt werden müssen. Damit einher geht eine neue Rolle, die der Einkauf in digitalisierten Unternehmen einnimmt. Zwar bleiben Basisaufgaben wie Bedarfsbündelung und -management, oder Qualitätsmanagement bestehen. Gleichzeitig kommen neue Aufgaben hinzu: Mitarbeiterzufriedenheit, Prozesseffizienz oder der Beitrag zu Innovationen. Der Einkauf wird durch die Digitalisierung zu einem Businesspartner auf Augenhöhe, der die Prozesse im Unternehmen maßgeblich mitbestimmt. Die Voraussetzung, um mit dieser Entwicklung Schritt zu halten, ist die Transformation in eine agile, smarte Organisation.

Mit diesem Wandel ändern sich auch die persönlichen Kompetenzen, über die Mitarbeiter verfügen sollten. Da Agilität, Flexibilität und bereichsübergreifende Kollaboration mehr und mehr zum Anforderungsprofil gehören, sollten interkulturelle Kompetenzen, Kommunikationsfähigkeit und Management heute bereits mit Fähigkeiten wie dem Verkaufstalent einhergehen.

Digitalisierung in der Beschaffung von Fachmedien und Weiterbildung

In Krisensituationen geht der Blick vieler Unternehmen zu allererst auf einen Punkt: Kostenreduzierung. Gleichzeitig sollten Unternehmen nicht ihre wichtigste Ressource aus den Augen verlieren: ihre Mitarbeiter, deren Fachwissen sowie die Aus- und Weiterbildung. Qualifizierte Mitarbeiter, die auf die Herausforderungen der Zukunft vorbereitet sind, sind eine entscheidende Säule in Sachen Zukunftssicherung. Denn: „Eine Investition in Wissen bringt immer noch die besten Zinsen“, so sagte es schon Benjamin Franklin.

Dass hier der Punkt Digitalisierung bei Unternehmen immer noch auf der Prio-Liste ganz oben steht, belegt auch die von Haufe durchgeführte Studie „Wir nach Corona“. 49 % der Befragten planen, in den kommenden Jahren vor allem in die Digitalisierung zu investieren und ihre Mitarbeiter entsprechend zu schulen – nicht zuletzt, weil 43 % davon ausgehen, dass digitale Zusammenarbeit in Zukunft noch wichtiger werden wird.

Gleichzeitig verbirgt sich bei bereits bestehenden Beschaffungslösungen von Fachliteratur und Weiterbildungen enormes Einsparpotenzial. Langwierige Prozesse oder komplizierte Genehmigungsschleifen versenken in Unternehmen bares Geld. Trotzdem werden häufig lieber Angebote gestrichen als die Kosten anzugehen. Ein Fehler, denn Investitionen in diesem Bereich sind existenzsichernd. „Dabei ist es entscheidend, besonders die Prozesse, die mit der digitalen Transformation einhergehen, strategisch anzugehen und alle Mitarbeiter im Unternehmen frühzeitig in die Entwicklungen einzubinden“, so Michel Lason, Director Go-to-Market Excellence bei Haufe. Denn eines ist klar: Dieser Schritt verändert nicht nur die Unternehmensstruktur an sich, sondern ist auch eine große Herausforderung für jeden Einzelnen.

Wo die Reise in der Beschaffung von Fachwissen hingeht

Häufig ist speziell die Beschaffung von Fachmedien und Weiterbildung bis heute alles andere als automatisiert und effizient. Dabei ist es gerade in herausfordernden Zeiten wichtig, dass Mitarbeiter einfachen Zugang zu aktuellem Wissen haben. Unternehmen haben in den letzten Wochen in rasantem Tempo Innovationen umgesetzt und große Schritte in Richtung Digitalisierung getan. Mitarbeiter, die jetzt in neuen Fachgebieten geschult oder neu eingestellt werden, müssen in der Lage sein, sich selbstständig neues Wissen anzueignen. Es braucht daher eine Art Selbstbedienungsangebot für den Einkauf von Fachmedien und den Bezug von Weiterbildungsangeboten. Die Voraussetzung für diesen Self-Service sind automatisierte Prozesse. Nur wenn Mitarbeiter über wenige Klicks bestellen können, und das wahlweise als gedrucktes oder digitales Produkt, als Präsenz- oder Online-Veranstaltung, werden sie Angebote auch dann nutzen, wenn sie fernab des Büros arbeiten.

Benefits des E-Procurements für Mitarbeiter und Unternehmen

Die einfachere Bestellung und Nutzung sind nur zwei Vorteile, die die Umstellung auf digitalisierte Beschaffungsprozesse bietet. Onlinelösungen bündeln das gesamte Angebot an Fachmedien – seien es Zeitschriften, Bücher, E-Journals oder Normen – zentral auf einer einzigen Plattform. Alle benötigten Informationen können einfach recherchiert und mit ein paar Klicks angefordert werden. Durch einen automatischen Dubletten-Abgleich werden Doppelbestellungen vermieden und so Kosten eingespart. Der gesamte Bestellprozess ist zudem online nachvollziehbar und die Bündelung sämtlicher Lieferanten zu einem einzigen Kreditor trägt zu einer erheblichen Verschlankung der Einkaufsprozesse bei. Durch Onlinelösungen in Sachen Fachmedienbeschaffung und Weiterbildung ist der gesamte Prozess standortunabhängig: Egal ob Bestellungen, Genehmigungen oder Rechnungsfreigaben – jeder Schritt kann von jedem Ort und jederzeit vorgenommen werden.

Wichtig dabei ist, dass die Nutzer davon höchstmöglich profitieren. Jeder Mitarbeiter sollten zum einen formatunabhängig auf Know-how zugreifen kann und so seine Ansprüche zielgerichtet erfüllen können. Zum anderen haben die Entscheidungsträger wie die Personalentwicklung und der Einkauf maximale Transparenz über alle Abläufe. (sas)

Kontakt:
Haufe Discovery


Checkliste

So schaffen Sie einen reibungslosen Übergang in digitale Prozesse

Mitarbeiter befähigen:

  • Jeder soll eigenständig in der Lage sein, Fachmedien und Weiterbildungen, die für die eigene Arbeit notwendig sind, zu bestellen. Die Vorteile und Funktionsweisen des Systems sollten parallel zur Einführung transparent an alle Mitarbeiter kommuniziert werden.

Vorteile für die Mitarbeiter im Einkauf transparent machen:

  • Schlankere Prozesse, Zeit- sowie Kosteneinsparungen – Vorbehalte gegenüber der Einführung neuer Systeme lassen sich am besten durch die Vorteile für die tägliche Arbeit entkräften.

Technische Infrastruktur:

  • Neue Technologien bedeuten nicht automatisch mehr Aufwand. Anbieter wie Haufe bieten Unternehmen die bedarfsgerechte Implementierung maßgeschneiderter Lösungen, die komplette Integration in die bestehende Systemlandschaft sowie zuverlässigen Kundenservice.

Der Autor:

Timo Scheja, Head of Sales Haufe Semigator & Haufe E-Procurement

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