Der Ausbruch der COVID-19 Pandemie hat die Arbeit vieler Einkaufsabteilungen verändert. Die Kontaktbeschränkungen haben die Digitalisierung beschleunigt, da ein großer Teil der Kommunikation in den virtuellen Raum verlegt werden musste. Der erzwungene Einsatz virtueller Kommunikation durch Tools wie Zoom oder MS-Teams führt zu zwei Fragestellungen: Sind die eingesetzten Kommunikationstools gekommen um zu bleiben und, wenn ja, wie lassen sich diese Tools optimal einsetzen?
Können Präsenz-Verhandlungen künftig durch digitale Formate ersetzt werden?
Auf dem Höhepunkt des Corona-Schocks Anfang Mai überstieg der Börsenwert der Kommunikationsplattform Zoom den Gesamtwert der fünf größten Fluglinien um fast 16 Milliarden US-Dollar. Offensichtlich sehen Investoren ein gewaltiges Potenzial für virtuelle Kommunikation.
Und auch Einkaufsverantwortliche werden sich fragen (lassen müssen), inwiefern Geschäftsreisen noch mit Präsenz-Verhandlungen zu rechtfertigen sind. Um die Notwendigkeit von Präsenz-Verhandlungen anstelle von virtuellen Verhandlungen abzuschätzen, kann ein „Task-Technology Fit“ vorgenommen werden: Abhängig von der Komplexität und dem Aufwand der Kommunikation, zeigt die Grafik auf der nächsten Seite das geeignetste Kommunikationsmedium auf. Einfache Rückmeldungen oder Follow-Ups können per E-Mail oder Telefon erfolgen. Werden unkritische Vergabeumfänge verhandelt, eignen sich Telefonkonferenzen sowie virtuelle Verhandlungen. Für kritische Vergabeumfänge sollten jedoch Präsenz-Verhandlungen ermöglicht werden.
Für die Unterscheidung von kritischen gegenüber unkritischen Vergabeumfängen können eine Reihe von Kriterien hinzugezogen werden. Tendenziell unkritische Vergabeumfänge sind solche mit klaren Spezifikationen, planbaren Mengen, geringen Wechselbarrieren, geringem Auftragsvolumen und ausreichend Kapazität und Wettbewerb im Markt. Häufig handelt es sich dabei um eine (Nach-)Bestellung einer leicht modifizierten Vergabe der jüngeren Vergangenheit. Für kritische Vergabeumfänge gelten diese Kriterien vice versa. Dies ist häufig der Fall, wenn ein Umfang erstmalig vergeben wird und daher keine Erfahrungen aus der Vergangenheit existieren.
Besonderheiten virtueller Verhandlungen
Fällt die Entscheidung für eine virtuelle Verhandlung, gilt es, drei Punkte zu bedenken:
- Erschwerter Vertrauensaufbau. Kreativer Austausch, Small-Talk oder Scherze lockern in Präsenz-Meetings die Atmosphäre auf. Diese Art der informellen Kommunikation findet bei Online-Meetings nur eingeschränkt statt. Als Folge dessen lässt sich eine emotionale Bindung und Vertrauen zwischen den Teilnehmenden nur erschwert herstellen. Zusätzlich können technische Probleme, wie etwa schlechte Ton- und Bildqualität, den Beziehungsaufbau erschweren.
- Verkürzte Konzentrationspanne. Virtuelle Kommunikation kann – gerade für Novizen – als intensiv empfunden werden. Dies gilt im Besonderen, wenn das Vertrauen bei den beteiligten Personen schwach ausgeprägt ist und wichtige Themen besprochen werden. Die Folge ist eine abflachende Konzentrationskurve, was gerade bei langen Verhandlungen problematisch werden kann. Lässt die Konzentrationsspanne nach, begehen Teilnehmende leichter Fehler, wie einseitige Zugeständnisse, oder flüchten sich in Multi-Tasking, etwa das Checken von E-Mails. Dies kann von den anderen Teilnehmenden als unprofessionell wahrgenommen und ausgenutzt werden.
- Technische Hürden. Fehlende oder defekte technische Ausrüstung erschwert die virtuelle Verhandlungsführung. Hinzu kommt häufig die unvorteilhafte Nutzung der vorhandenen Ausrüstung, wenn etwa Bildschirme zur Visualisierung von Agenda und Ergebnissen nicht geteilt werden. Ein weiterer Klassiker sind „sprechende Köpfe“, da Teilnehmende ihre Kamera zu nah platzieren und daher nur ein abgeschnittenes Kopfbild senden. Diese technischen Unzulänglichkeiten erhöhen den Stressfaktor virtueller Verhandlungen und behindern den Vertrauensaufbau.
Bei der Durchführung von Online-Meetings im Allgemeinen und virtuellen Verhandlungen im Speziellen, sind daher Kompetenzen gefragt, die über die reine Verhandlungsführung in Präsenz-Meetings hinausgehen.
Wie können virtuelle Verhandlungen erfolgreich geführt werden?
Die genannten Besonderheiten deuten darauf hin, dass virtuelle Verhandlungen einer besonderen Vorbereitung bedürfen. Um den gewünschten Erfolg zu erzielen, müssen sowohl technische als auch interpersonelle Aspekte berücksichtigt werden:
Technisches Setup
- Setting optimieren: Sorgen Sie für eine optimale Ausleuchtung und einen passenden Hintergrund. Zeigen Sie nicht nur Ihren Kopf, sondern auch etwas vom Raum, in dem Sie sich befinden, da dies vertrauensfördernd wirkt. Ihre Kamera sollte auf Augenhöhe positioniert werden, damit Blickkontakt ermöglicht wird und Ihre Stimme sollte durch ein externes Mikrofon übertragen werden.
- Beherrschung von Hard- und Software: Nutzen Sie wirklich alle hilfreichen Funktionen der Software, wie beispielsweise Chatfunktion oder Bildschirmteilung, um die Interaktion mit den übrigen Besprechungsteilnehmenden zu erhöhen? Bei wichtigen Gesprächen sollten Sie frühzeitig online gehen oder im Vorfeld einen Technikcheck durchführen, damit Sie sich anschließend voll auf die Gesprächsinhalte konzentrieren können.
Gesprächsführung
- Eingangs Small-Talk oder taktisches Lob: Da es bei virtuellen Verhandlungen tendenziell schwieriger ist, eine persönliche Beziehung aufzubauen, sollten Sie sich eingangs Zeit für einen kurzen Small-Talk nehmen. Alternativ können Sie mit einem taktischen Lob die positiven Aspekte der Geschäftsbeziehung hervorheben. Beides hilft, das Stresslevel der Beteiligten zu senken.
- Planung und Nachbereitung: Um den gewünschten Verhandlungserfolg zu erzielen, sollten Sie virtuelle Verhandlungen genauso intensiv vorbereiten wie Präsenz-Verhandlungen. Haben Sie ein klares Verhandlungsziel inklusiver konkreter Forderungen definiert? Sind Ihre Forderungen priorisiert? Haben Sie mindestens eine Alternative? Gibt es eine genaue Agenda für das Gespräch? Auch sollte die virtuelle Verhandlung natürlich in einem Protokoll dokumentiert werden und durch Emails oder Telefonate nachgehalten werden.
- Eigenen Redeanteil minimieren, Visualisierung maximieren: Virtuelle Kommunikation ist in der Regel ermüdender und anfälliger für Missverständnisse. Daher sollten Sie so viel wie möglich visualisieren, damit alle Beteiligten am Ball bleiben. Teilen Sie somit Ihren Bildschirm, etwa mit der Agenda oder Stichpunkten zu erzielten Einigungen.
- Kein Multi-Tasking; in die Kamera schauen:
Widerstehen Sie der Versuchung des Multi-Taskings. Ihren Gesprächspartnern wird Ihre Ablenkung nicht verborgen bleiben. Sollten Sie dauerhaft abgelenkt sein, werden die übrigen Beteiligten Ihr Verhalten als unprofessionell empfinden. Stellen Sie daher auch alle Benachrichtigungen aus, um nicht abgelenkt zu werden. Grundsätzlich empfiehlt es sich, in Ihre Kamera zu schauen, damit Sie Blickkontakt halten.
Virtuelle Kommunikation ist gekommen, um zu bleiben
Das Fazit: Die Reisebeschränkungen der Corona-Pandemie haben zu einer vermehrten virtuellen Kommunikation geführt. Die dafür verwendeten Tools lassen sich auch zur virtuellen Verhandlungsführung einsetzen. Virtuelle Verhandlungen bieten dabei eine Reihe von Effizienzvorteilen gegenüber klassischen Präsenz-Verhandlungen mit höherem Zeit- und Kostenaufwand. Es ist daher wahrscheinlich, dass virtuelle Verhandlungen die klassischen Präsenzverhandlungen langfristig ergänzen werden. Damit sie effektiv durchgeführt werden können, gilt es allerdings eine Reihe der aufgezeigten Erfolgsfaktoren zu berücksichtigen.
Der Task-Technology Fit im Überblick. Eigene Darstellung, basierend auf McGrath & Hollingshead (1994); Reichwald et al. (2000).Bild: Beschaffung aktuell
Prof. Dr. Moritz Peter unterrichtet schwerpunktmäßig Einkaufs- und Logistikvorlesungen in den Wirtschaftsingenieur-Studiengängen der Hochschule Pforzheim.
