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Lieferantenauswahl digital sicherer und einfacher gestalten

Software für die Lieferantenauditierung
Lieferantenauswahl digital sicherer gestalten

Die Zuverlässigkeit von Lieferanten und Subunternehmern ist ein kritischer Erfolgsfaktor vieler Unternehmen. Bleiben die für ihre Leistungserbringung erforderlichen Leistungen seitens ihrer Lieferanten und Zulieferer aus, steht ihre Produktion still. Diese Erfahrung haben gerade in den zurückliegenden Corona-Monaten viele Unternehmen gesammelt.

Vor diesem Hintergrund hat die auf das Entwickeln von Qualitätsmanagement-Software spezialisierte Innolytics AG ein digitales Lieferantenauditierungsverfahren entwickelt, das Unternehmen dabei helfen soll, die hiermit verbundenen Gefahren und Risiken zu minimieren.

Das auf der ISO-Norm 9001-basierende Verfahren funktioniert wie folgt:

  • 1. Das jeweilige Unternehmen schickt seinen (potentiellen) Lieferanten, Subunternehmern und Dienstleistern den Link zu einem Fragebogen, der u.a. die Anforderungen gemäß der ISO-Norm 9001 umfasst.
  • 2. Die Lieferanten füllen den Fragebogen aus und erhalten eine Sofortauswertung mit einem Statusreport und Zertifikat.
  • 3. Die Lieferanten schicken diese beiden Dokumente an den (potenziellen) Auftraggeber zurück.

Im Idealfall erfahren die Unternehmen so in weniger als einer Stunde, welche ihrer Anforderungen das Qualitätsmanagement ihrer (potenziellen) Lieferanten erfüllt, und können diese Infos für ihre Lieferantenauswahl und die Vertragsverhandlungen nutzen.

Vorteile des digitalen Audits

Das digitale Lieferantenauditierungsverfahren von Innolytics hat laut Aussagen des CEO, Dr. Jens-Uwe Meyer, unter anderem folgende Vorzüge:

  • Das Unternehmen sichert sich gegen rechtliche Risiken ab, indem es zum Beispiel die Selbstauskunft der Lieferanten zu einem rechtlich verbindlichen Bestandteil seiner Verträge mit diesen macht.
  • Es minimiert durch die Standardisierung und Digitalisierung der Abfragen den für Ausschreibungen und die Lieferantenauswahl erforderlichen Zeitaufwand.
  • Es hilft Anwendern die ISO 9001-Anforderungen selbst zu erfüllen, indem sie das Tool für die von der ISO-Norm vorgeschriebenen Lieferantenbewertungen nutzen.
  • Anwender können mit dem Fragebogen die Ursachen von Qualitätsmängeln erkunden und ein aktives Risikomanagement betreiben.

Bewährt hat sich das digitale Auditierungsverfahren, laut Meyer, gerade in den zurückliegenden Monaten. In ihnen strebten viele Unternehmen corona-bedingt danach, ihre Abhängigkeit von gewissen Lieferanten zu verringern und ihre Lieferketten zu stabilisieren, indem sie gezielt Zweit- und Drittlieferanten für die Beschaffung strategisch relevanter Güter und Leistungen suchten. In diesem Prozess übernahm das digitale Auditierungsverfahren oft die Funktion, schnell und preisgünstig eine Vorauswahl der sogenannten „Second Tier“ und „Third Tier“ zu treffen.

Angeboten wird die Auditierungssoftware von Innolytics den Unternehmen in einer kostenlosen Testversion. Sie ermöglicht es ihnen, den Link mit dem Auditierungsfragebogen an ihre potenziellen Lieferanten zu mailen, so dass diese ihnen die gewünschte Selbstauskunft erteilen können. Zudem stehen kostenpflichtige „Enterprise“ und „Enterprise-Plus“-Versionen zur Auswahl. Sie ermöglichen es unter anderem, eine Datenbank aufzubauen, in der aufgelistet ist, welche der Anforderungen die (potenziellen) Lieferanten bereits erfüllen und wo Defizite bestehen. Zudem sehen Anwender auf einen Blick, wie hoch der jeweilige Erfüllungsgrad der Anforderungen ist. Bei der „Enterprise-Plus-Version“ können Unternehmen zudem die Lieferantenanforderungen ihrem jeweiligen Bedarf anpassen. Dies ist im Beschaffungsprozess, so Meyer, oft nötig, wenn sich die Marktanforderungen oder gesetzliche Vorgaben ändern. (ys)

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