Hohe manuelle Aufwände prägen bislang die Liefer- und Transportprozesse entlang der Supply Chain. Lieferungen zu Großhändlern oder Verteilzentren werden grundsätzlich von Lieferscheinen in Papierform begleitet. Durch die Einführung des digitalen Lieferscheins mit der Online-Plattform Cloud4Log soll dies behoben und dem aufwändigen Handling der Papierbelege ein Ende bereitet werden.
Nach einem vierwöchigen Praxistest des digitalen Lieferscheins haben BVL und GS1 Germany zusammen mit T-Systems sowie mit weiteren Unternehmen aus Industrie, Handel und Logistikdienstleistung die technische Lösung für den Praxiseinsatz fertiggestellt.
Transportdokumente online austauschen
„Jetzt können sich alle Supply Chain-Partner für den Cloud4Log-Service registrieren, um ab November digitale Lieferscheine und perspektivisch andere Transportdokumente über diese Online-Plattform auszutauschen. Das aufwändige Handling des Papier-Lieferscheins ist damit hinfällig“, erklärt Dr. Martin Schwemmer, BVL-Geschäftsführer.
Die Plattform ist in vielen Branchen für den Warenverkehr – von den Lieferanten bis zum Handel –einsetzbar. Weitere Funktionalitäten, welche die Effizienz entlang der Supply Chain weiter erhöhen, sind in Planung. Dazu gehören zum Beispiel eine sogenannte digitale Pforte, über die die Fahrerinnen und Fahrer alle notwendigen Informationen, wie zum Beispiel Parkplatz und Entladetor, auf ihr Smartphone erhalten sowie ein digitaler Self-Check-In-Service für das Fahrpersonal.
Workflow mit dem digitalen Lieferschein
Im Detail sieht der Prozess so aus: Der Verlader oder die Verladerin auf Lieferantenseite legt die Lieferscheine in der Cloud ab. GS1 Identifikationsstandards sorgen dafür, dass das digitale Dokument eindeutig der jeweiligen Lieferung und dem jeweiligen Warenversender zugeordnet werden kann.
Übernimmt der Logistikdienstleister die Ladung, scannt der Fahrer oder die Fahrerin einen im Warenausgang des Herstellers erzeugten QR-Code, zum Beispiel per Smartphone mit Scanfunktion über die integrierte Kamera. Der Zugriffslink zum digitalen Lieferschein wird als Karte im Smartphone-Wallet des Fahrers oder der Fahrerin hinterlegt; eine Funktion, die bereits von Flugtickets oder Konzertkarten bekannt ist. Während des Transports sind die digitalen Lieferscheindokumente jederzeit abrufbar und können bei Kontrollen vorgezeigt werden.
Im Wareneingang des Händlers wird der digitale Lieferschein wieder per Scan des QR-Codes auf dem Smartphone aus der Cloud zur weiteren Bearbeitung eingelesen. Dokumentationen zu Mengenabweichungen und Lademitteltausch sowie Wareneingangsbelege oder auch Schadensbilder können dem digitalen Lieferschein in Echtzeit in der Cloud angefügt werden. Die Quittierung durch Empfänger und Fahrer versetzt den Lieferschein in einen abgeschlossenen, nicht mehr änderbaren Status.
Durch die Cloud-Lösung wird vermieden, dass der Lieferschein auf mehreren digitalen Endgeräten der Frachtführer liegt. Somit haben immer nur die jeweils unmittelbar am Prozess Beteiligten Zugriff auf den jeweils aktuellen Stand der Dokumente.
Neutrale Plattform mit Community-Gedanken
Über 40 Unternehmen aus Industrie, Logistikdienstleistung und Handel wirken derzeit an Cloud4Log mit. Hierzu gehören unter anderem Lieferanten wie Eckes Granini, Frosta, Henkel, Nestlé und Transportunternehmen wie Dachser, DHL Supply Chain, Fiege und die Nagel-Group. Aus dem Handel beteiligen sich zum Beispiel DM-Drogerie Markt, Lidl und Rewe.
Die digitalen Lieferscheine stehen für die Dauer des Lieferprozesses und zehn Wochen darüber hinaus zur Verfügung. Ausdruck, Weitergabe, Transport und Quittierung des Papierbelegs sind somit überflüssig. „Die Besonderheit der Cloud4Log-Lösung liegt in der Neutralität der Plattform und dem Community-Gedanken. Dieser Ansatz stellt sicher, dass die Interessen aller Prozessbeteiligten berücksichtigt werden“, betont Oliver Püthe, Lead Industry Engagement bei GS1 Germany.
Insellösungen sind integrierbar
Die neutralen Rollen von der BVL und GS1 Germany sollen gewährleisten, dass die Eintrittsbarrieren niedrig sind und der Service für Teilnehmer in allen Branchen und Märkten zur Verfügung steht. Bereits bestehende unternehmens- oder branchenspezifische Insellösungen für digitale Lieferscheine sind integrierbar.
Die Daten werden bei Cloud4Log über die Open Telekom Cloud (OTC) verarbeitet. Entwickelt hat die technische Infrastruktur und geeignete Front-End-Lösung T-Systems. Die Zusammenarbeit mit der Telekom-Tochter soll die Datenspeicherung und -verarbeitung über einen in Deutschland betriebenen Server garantieren und damit Datenschutz und -sicherheit nach europäischem Recht. (ys)
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