Führungskräfte aus den Bereichen Finanzen, Beschaffung und Operations stehen heute mehr denn je unter Druck, um aus allem Kapital, das ihr Unternehmen ausgibt, mehr Wert zu ziehen, die Effizienz zu steigern und die Risiken zu minimieren.
Je mehr sich führende Unternehmen auf umfassende Cloud-Technologien für ihre Kerngeschäftsfunktionen und -bedürfnisse wie Human Capital Management (HCM) und Customer Relationship Management (CRM) verlassen, desto mehr investieren sie auch in cloudbasierte Suite-Lösungen für das Spend-Management (BSM). In die Kategorie BSM gehört Software, die Lösungen für Beschaffung, Vertragsmanagement, Sourcing, Bestandsmanagement, Spesenmanagement, Lieferantenmanagement und Ausgabenanalyse bietet.
Die Cloud-Plattform für Geschäftsausgaben von Coupa wird von den Branchenanalysten Gartner, Forrester und IDC als führend im Bereich des Spend-Managements anerkannt. Mit 570 Milliarden Dollar an verwalteten Geschäftsausgaben ermöglicht Coupa beispiellose Einblicke in das tatsächliche, nicht auf Umfragen basierende Geschäftsverhalten. Die Coupa-Plattform basiert auf Community Intelligence, einer Engine, die die gesamte Ausgabendatenbank im Blick hat, analysiert, die neuesten maschinellen Lernprozesse nutzt und umsetzbare Schritte zur Steigerung des Geschäftsergebnisses und -werts vorschlägt.
Dieser Report, der Daten aus der Community Intelligence von Coupa präsentiert, stellt 12 der wichtigsten BSM-Key Performance Indicators (KPIs) in vier Kategorien vor: Prozesseffizienz, Digitalisierung, Compliance und direkte Einsparungen.
Im Anschluss an die Analysen der einzelnen Kategorien und ihrer KPIs liefert der Report jeweils Tipps zur Steigerung der Prozesseffizienz, fünf Schritte für eine effiziente Digitalisierung und Empfehlungen zur Verbesserung der Compliance.
Hier können Sie sich den Benchmarking-Report 2018 von Coupa herunteladen.
Prozesseffizienz
Obwohl die Geschäftsprozesse in den letzten zehn Jahren erhebliche Fortschritte bei der Prozesseffizienz gemacht haben, verlassen sich viele Finanzteams immer noch auf ineffiziente, veraltete Prozesse zur Ausgabenverwaltung. Dies führt nicht nur zu Kopfschmerzen beim gesamten Finanzteam (vor allem beim monatlichen Buchabschluss), sondern auch zu Ressourcenverschwendung und unnötigen Risiken für die gesamte Organisation.
Der Report betrachtet hier die drei wichtigsten KPIs mit denen man den Grad der Prozesseffizienz eines Unternehmens bestimmen kann:
Bestellanforderungszeit: Das ist die Zeitspanne, die von einer aufgegebenen Bestellung bis zur Auftragserteilung vergeht. Eine hohe Bestellanforderungszeit bedeutet oft, dass ein Unternehmen mit Ausfallzeiten konfrontiert ist, wenn sich die Bestellung und der Eingang eines wichtigen Artikels oder einer Dienstleistung verzögert. Über die Zeit kann dies auch zu erheblicher Frustration und Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern führen und die Gesamtproduktivität verringern.
Durchlaufzeit der Rechnungsfreigabe: Ähnlich wie bei der Bestellanforderungszeit kann eine hohe Zyklusdauer bei der Rechnungsfreigabe Ihrem Unternehmen schaden, da sie zu Verzögerungen bei der Fertigstellung von Projekten führen kann. Ausgehandelte Skonti werden nicht gezogen und Lieferanten durch Zahlungsverzögerungen frustriert.
Genehmigungszeit für Spesenabrechnungen: Eines der größten Probleme von Mitarbeitern, die häufig geschäftlich unterwegs sind, ist die Dauer für die Erstattung ihrer Ausgaben. Papierbasierte Prozesse und unzusammenhängende Verfahren für das Kostenmanagement machen es der Buchhaltung nahezu unmöglich, die Kostenerstattung im Griff zu behalten, was zu einer erheblichen Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern führt.
Digitalisierung
Die Digitalisierung des Spend-Managements beschleunigt das Geschäftstempo und verbessert die Mitarbeiterzufriedenheit und die Lieferantenbeziehungen, während gleichzeitig die mühsame manuelle Papierverarbeitung verringert wird. Zu den wichtigsten Kennzahlen gehört der prozentuale Anteil der Transaktionen (Auftragsbestätigungen und Rechnungen), die mit Lieferanten elektronisch ausgetauscht werden. Neben komplexeren Integrationen wie eXML, die häufig von großen Lieferanten verwendet werden, umfassen die in diesem Report behandelten elektronischen Methoden Portal- und E-Mail-basierte Technologien, die für kleinere Anbieter eine niedrigere Hürde darstellen.
Fünf wichtige KPIs, mit denen man den Grad der Digitalisierung eines Unternehmens bestimmen kann:
Erstmalige Matchrate: Im Falle einer Diskrepanz beim Abgleich von Rechnung, Auftragsbestätigung und Eingangsbelegen steigt die Zeitvergeudung dadurch massiv an, dass es erforderlich ist, sich mit der betreffenden Abteilung in Verbindung zu setzen und festzustellen, warum die Artikel nicht in Übereinstimmung sind.
Elektronische Verarbeitung der Bestellungen: Elektronische Übermittlung und Lieferantenbestätigung beschleunigen den Bestellprozess und reduzieren die Fehleranfälligkeit. Viele Unternehmen haben mit einem teilweise oder vollständig manuellen Bestellprozess zu kämpfen, was zu einer verlangsamten Bearbeitung von Bestellungen, zu Säumnisgebühren und zu frustrierten Mitarbeitern und Lieferanten führt.
Elektronische Rechnungsverarbeitung: Die Ablösung von Papier durch elektronische Fakturierung führt zu enormen Effizienzsteigerungen, verkürzt die Durchlaufzeiten und gibt Unternehmen die Flexibilität, die sie benötigen, um Skonti für vorzeitige Zahlungen zu ziehen. Die elektronische Erfassung von Lieferantenrechnungen ist wichtig für die Vermeidung von Fehlern bei der Dateneingabe, sei es durch manuelle Eingabe oder durch optische Scan- Technologien.
Strukturierte Ausgaben: Moderne Organisationen konzentrieren sich auf die Ausgaben für Kataloge oder Punchouts. Die umfassende Nutzung von Katalogen, die strukturierte Ausgaben ermöglichen, ist eine wichtige Kennzahl für die Digitalisierung, da dies die Effizienz steigert und Fehler vermeidet.
Manuelle Prüfung von Spesenabrechnungen: Spesenabrechnungen sind im täglichen Geschäft unvermeidbar. Leider erfordern Ausgaben aufgrund der Täuschungsgefahr (ob absichtlich oder versehentlich) oft erhebliche manuelle Prüfungen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die Regeln einhalten. Durch die Digitalisierung der Spesenabrechnung sind Unternehmen in der Lage, Fehler noch vor der Abrechnung zu erkennen und aufwändige manuelle Prüfungen zu vermeiden.
Compliance
Für Finanzvorstände, Informatikleiter und Compliance-Beauftragte stellt das Spend-Management ein wichtiges Instrument zur Verbesserung der innerbetrieblichen Kontrollmöglichkeiten und zur Einhaltung der Unternehmens- und Regulierungsrichtlinien dar. Die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien reicht von der ordnungsgemäßen Genehmigung von Einkäufen und Ausgaben bis hin zur korrekten Bildung von Rückstellungen für ausstehende Rechnungen bei Buchungsabschluss. Auch die IT-Compliance ist wie bei jedem IT-Projekt, bei dem es um geschäftsrelevante Infrastrukturen geht, ein wichtiger Punkt.
Zudem spielt beim Spend-Management die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften eine bedeutende Rolle. Dies reicht von der Einhaltung der Vorschriften zur Umsatzsteuerabführung und -erstattung, die einen realen Einfluss auf das Endergebnis haben können, über die Vermeidung von Menschenhandel in der Lieferkette bis hin zur Einhaltung der Rechnungslegungsvorschriften, die angemessene Unternehmenskontrollen und -richtlinien erfordern.
Zwei wichtige KPIs, mit denen man den Compliance-Grad eines Unternehmens bestimmen kann:
Vorab genehmigte Ausgaben: Unternehmensinterne Regeln schreiben oft vor, dass alle Ausgaben vorab genehmigt werden müssen. Diese Kennzahl ist ein Maß für die Einhaltung von unternehmensinternen Kontrollmechanismen und Richtlinien. Insbesondere ohne digitalisierte Prozesse ist eine erforderliche Vorabgenehmigung äußerst schwierig zu erlangen. Ohne vorherige Genehmigung der Ausgaben kann es passieren, dass gefälschte Rechnungen angenommen und bezahlt werden.
Spesenabrechnungsvorgaben innerhalb der Richtlinien: Selbst wenn Unternehmen klare Richtlinien für die Spesenabrechnung haben, sind sich die Mitarbeiter häufig dieser Richtlinien nicht bewusst oder erinnern sich nur gelegentlich daran und reichen dennoch Spesenabrechnungen ein, die nicht den Richtlinien entsprechen. Da die Führungskräfte diese Abrechnungen dann zumeist genehmigen, besteht die Möglichkeit menschlicher Fehler bei der Sicherstellung der Einhaltung von Richtlinien. Diese Fehler führen für die Unternehmen zu Überzahlungen an die Mitarbeiter und zu zusätzlichen Verwaltungskosten aufgrund weiterer erforderlicher manueller Prüfungen.
Direkte Einsparungen
Für die meisten Unternehmen sind direkte Einsparungen kein Endziel, sondern das Ergebnis effektiver Spend-Management-Prozesse, die es dem Unternehmen ermöglichen, mehr Geld in wichtige Geschäftsanforderungen und in die Strategieumsetzung zu investieren. Indem sie den Wert der investierten Gelder maximieren, sind intelligente Unternehmen in der Lage, mehr aus den Gesamtausgaben herauszuholen, ohne das Geschäftsergebnis negativ zu beeinflussen.
Um direkte Einsparungen wie die führenden Unternehmen zu erzielen, ist es wichtig, Mitarbeitern und Lieferanten die Nutzung des Spend-Management-Systems Ihres Unternehmens zu erleichtern. Die hundertprozentige Akzeptanz durch die Mitarbeiter maximiert die Wirkung Ihrer ausgehandelten Verträge, lässt Sie sofort mit der Erzielung von direkten Einsparungen aus neuen Verträgen beginnen und generiert wertvolle Daten über neue Beschaffungsmöglichkeiten.
Zwei wichtige KPIs , mit denen man das Einsparungspotenzial eines Unternehmens bestimmen kann:
Vertragsgebundene Ausgaben: Nur vertragsgebundene Ausgaben können zu sichtbaren Einsparungen führen, während Ausgaben ohne Vertrag die Einsparquote verringern. Auch der Einkauf von Dienstleistungen im Rahmen von Verträgen reduziert das Risiko. Wenn ein unversicherter Zulieferer auf dem Firmengelände verletzt wird, muss Ihr Unternehmen möglicherweise die Rechnung bezahlen.
Realisierte Einsparungen: Diese Kennzahl gibt Aufschluss über den prozentualen Anteil der Ausgaben eines Unternehmens aus unserem Leaders‘ Index, der durch die Digitalisierung der Spend-Management-Prozesse eingespart wird. In Anbetracht der Tatsache, dass in fast allen Unternehmen die Lohnnebenkosten ein wichtiger Faktor sind und dass bei größeren Unternehmen Milliarden an Verwaltungskosten auflaufen können, ist jeder eingesparte Bruchteil eines Prozentsatzes für diese Unternehmen von hoher Bedeutung. (sas)
Hier können Sie sich den Benchmarking-Report 2018 von Coupa herunterladen.
Studie
Kennzahlen der Weltmarktführer
Prozesseffizienz
Bestellanforderungszeit: 11,6 Stunden
Durchlaufzeit der Rechnungsfreigabe: 22,1 Stunden
Genehmigungszeit für Spesenabrechnungen: 27,9 Stunden
Digitalisierung
Erstmalige Matchrate: 95 % der Bestellungen
Elektronische Verarbeitung der Bestellungen: 98,9 % der Bestellungen
Elektronische Rechnungsverarbeitung: 83,8 % der Rechnungen
Strukturierte Ausgaben: 53,7 % der Ausgaben
Manuelle Kostenprüfung: nur 3,5 %
Compliance
Vorab genehmigte Ausgaben: 97,6 % vorab genehmigt
Spesenabrechnungsvorgabe:n 97,8 % innerhalb der Richtlinien
Direkte Einsparungen
Vertragsgebundene Ausgaben: 72,1 % vertragsgebunden
Realisierte Einsparungen: 9 % direkte Einsparungen
