Hierzulande sind die Anbieter wissensintensiver Dienstleistungen wie Unternehmensberatung, Softwareentwicklung und Ingenieurleistungen ein wichtiger Faktor für Unternehmen und die öffentliche Hand. Dennoch gerät die Arbeit dieser hochqualifizierten und gut bezahlten Dienstleister sowie die Auftragsvergabe durch deren Kunden regelmäßig in die öffentliche Kritik. Etwa wenn das Bundesverteidigungsministerium den Einsatz von Beratern verschleiert oder der Skandal um Wirecard gleich zwei der Big Four Wirtschaftsprüfer in die Schlagzeilen bringt.
Selbst in der Privatwirtschaft werden diese Dienstleistungen noch zu häufig am Einkauf vorbei beschafft. Maverick Buying degradiert den Einkauf zum Abwickler und vernichtet reelle Werte. Diesem weit verbreiteten Problem widmet sich seit 2017 das Kölner Start-up Apadua. Das nach Antonius von Padua, dem Helfer aller Suchenden und Schiffbrüchigen, benannte Technologieunternehmen setzt auf Digitalisierung und Automatisierung um Einkäufer, interne Kunden und Dienstleister online zusammenzubringen.
Einkauf und Kunden rücken zusammen
Der Schlüssel zum Erfolg von Projekten mit externer Unterstützung liegt in der Dienstleisterauswahl und der Leistungsüberwachung. Hierbei stellt schon die Vorauswahl möglicher Projektpartner eine ernste Herausforderung dar. Erstens ist das zu lösende Problem nicht immer eindeutig und zweitens tummeln sich auf Anbieterseite tausende Firmen mit unklarer Expertise und Leumund.
Während der interne Kunde, oft eine Fachabteilung oder das Management, die Problemstellung kennen, sind sie mit dem Auswahl- und Einkaufsprozess kaum vertraut. Gleichzeitig verfügt der Einkauf meist über die Methoden- und Prozesskompetenz, ist aber bei der Spezifizierung auf den Input der Bedarfsträger angewiesen. Verläuft dieses Zusammenspiel nicht reibungslos, ist es beinahe unmöglich den jeweils besten Dienstleister zu finden und zu wettbewerbsfähigen Konditionen zu beauftragen.
Der Markt für Professional Services ist weltweit stark fragmentiert und schier unüberschaubar. Viele Bedarfsträger und Einkäufer greifen daher auf bekannte Partner oder Empfehlungen aus dem eigenen Netzwerk zurück. Bekanntes suggeriert Sicherheit und so wird der Einsatz der immer selben Dienstleister nicht selten zum Risiko.
Apadua hat ein System entwickelt, das es ermöglicht, Dienstleister zügig zu identifizieren und automatisiert Firmen- und Kompetenzprofile zu erstellen, ganz ohne deren Zutun. Diese Profile werden den Kunden in einem Verzeichnis oder per Matching zur Verfügung gestellt.
„Mit unserem Softwaretool Explore, bauen wir die führende Plattform für Professional Services. Ganz ohne aufwändige Marktrecherche, finden unsere Kunden in wenigen Minuten den besten Partner“, sagt Vider selbstbewusst. Die Automatisierung sichert die Integrität der Rankings. Hochkaufen wie bei Google kann man sich bei Apadua nicht.
Partnerwahl
Die elektronische Ausschreibung von Bedarfen ist in vielen Unternehmen bereits weit verbreitet. Apadua sieht dennoch Nachholbedarf.
„Erstaunlicherweise werden gerade Dienstleistungen nicht sehr konsequent und regelmäßig über Source-to-Contract-Lösungen ausgeschrieben. Das liegt zum einen an der Komplexität der Bedarfe und zum anderen daran, dass der Einkauf im Auswahlverfahren heute noch häufig außen vor bleibt“, sagt Sinz.
Um das zu ändern, bietet das Start-up seinen Kunden mit Source eine kollaborative Ausschreibungsplattform, die keinerlei Vorkenntnisse im Einkauf erfordert. Die Software-as-a-Service-Lösung kommt ohne Installation aus und ist nach der Registrierung sofort einsetzbar. Die Daten der Kunden werden verschlüsselt auf ISO zertifizierten Servern in Deutschland verwahrt.
Am Anfang steht die Beschreibung des Projektvorhabens und die Planung der Ausschreibung. Die Bedarfe werden automatisch analysiert und mit der geprüften Expertise von mehr als 2500 Dienstleistern in der Firmendatenbank verglichen. Als Ergebnis erhält der Kunde eine Übersicht der gematchten Firmen. Nach Wunsch, fügt der Nutzer weitere Bieter hinzu und führt die Ausschreibung entlang eines geführten Prozesses aus.
Der administrative Aufwand wettbewerblicher Ausschreibungen lässt sich so um etwa 70 Prozent reduzieren. Ein für die Kunden wichtiges Argument, neben der Verbesserung von Transparenz und Compliance im Vergabeprozess.
Was im Geschäftsverkehr mit Lieferanten von Gütern üblich ist, kommt beim Management von Dienstleistern noch viel zu kurz, Qualitätssicherung. Auch hier bietet Apadua mit dem Monitor eine Lösung. Durch die regelmäßige, strukturierte und automatisierte Befragung aller internen und externen Projektbeteiligten, wird die Leistung des Projekts fortlaufend gemessen.
Die Befragung der Teams dauert im Schnitt unter drei Minuten pro Person und liefert wertvolle Erkenntnisse zur Zielerreichung, Budget, Termintreue und Kundenzufriedenheit. Die so gewonnenen Erkenntnisse sind der Projektleitung, den Sponsoren und dem Einkauf zugänglich.
Für den Einkauf wird es somit erstmals ganz einfach, das eigene Dienstleister- und Projektportfolio aktiv zu managen. Wertvoll sind diese Informationen beispielsweise in Bezug auf Reklamationen, Warengruppen- und Lieferantenstrategien, Vertragsverhandlungen und Neuvergaben. Anonymisiert fließen diese Informationen auch in einen Algorithmus und kommen somit allen Unternehmen im Ökosystem zugute.
Die Einkaufsplattform ist nach der Registrierung direkt verfügbar, einfach zu bedienen. Für die drei Module Explore, Source und Monitor bietet das Start-up kostenfreie Testversionen. Die kostenpflichtigen Varianten sind monatlich kündbar. (sas)
Das Unternehmen
Apadua
Im Jahr 2017 als Spezialist für Unternehmens- & Managementberatung gestartet deckt Apadua nun zusätzlich IT-Beratung, IT-Services und Softwareentwicklung ab. Zukünftig werden noch Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung, Rechtsberatung, Training & Coaching, Ingenieurleistungen und Agenturleistungen hinzukommen.
Schon heute zählt Apadua neben kleinen und mittelständischen auch einige Fortune Global 500 Unternehmen zu seinen Kunden. Die Anzahl der Firmen im Verzeichnis verdoppelt sich alle sechs Monate.
Die Gründer haben ein klares Ziel: „In drei Jahren sind wir die Marke für den Einkauf von Professional Services und geschätzter Partner von Kunden, Einkäufern und Dienstleistern weltweit.“
Gegründet wurde Apadua von Gregory N. Vider und Markus Sinz aufgrund ihrer Erfahrungen im Einkauf und der Unternehmensberatung. Bevor sie in die Beratung wechselten, arbeiteten beide Gründer als Einkäufer in der Industrie. Nach gemeinsamen Projekten, entschlossen sich die beiden Einkaufsexperten den gemeinsamen Arbeitgeber zu verlassen, um eine digitale Lösung zur Bewältigung der Probleme bei der Anbahnung, Ausschreibung und Leistungsmessung von Beratungsprojekten zu entwickeln. Hierzu holten sie sich ein Entwicklerteam aus Rumänien an Bord, das noch heute Teil der selbstfinanzierten Firma ist.
