Immer mehr Unternehmen fokussieren sich auf den Einkauf und arbeiten an Strategien, um für die jetzigen und künftigen Herausforderungen gewappnet zu sein. Die Beachtung der fünf folgenden Aspekte ist essenziell, wenn es um Stabilität und langfristige Wettbewerbsfähigkeit geht.
1. Kommunikation auf allen Kanälen
Kommunikation ist der Schlüssel in der Beschaffung. Das liegt auf der Hand, denn einen großen Teil des Arbeitstages verbringen Einkäuferinnen und Einkäufer mit Kommunikation. Sie knüpfen Kontakte mit neuen Lieferanten, tauschen sich über Vertragsdetails aus und versuchen die eine oder andere Meinung umzustimmen.
Kommunikation geht jedoch weit über Powerpoint-Präsentationen, das übliche Verkaufsgespräch und unpersönliche E-Mails hinaus. Standardisierte Vorlagen reichen längst nicht mehr aus. Einkäufer sollten die ganze Bandbreite an Kommunikationskanälen und geeigneten Medien nutzen, um zielgerichtet zu kommunizieren und sich auf die Bedürfnisse der Empfänger ihrer Botschaften einzustellen.
2. Excel hat ausgedient
Wie die Zukunft der Beschaffung konkret aussieht, ist unklar. Eines ist jedoch sicher: Grundlegende organisatorische Anforderungen verändern sich nicht. Auch zukünftig sind Einkäufer auf der Suche nach geeigneten Lieferanten und wählen diese aus.
Was sich jedoch verändert, ist die technologische Entwicklung und damit die Art und Weise, wie Beschaffung organisiert wird. Manuellen Prozesse haben ausgedient, Einkaufsorganisationen sollten versuchen, diese zu digitalisieren. Denn inzwischen sind cloudbasierte Plattformen und analytische Ansätze gängige Praxis. Nur wer mit der Entwicklung Schritt hält, kann konkurrenzfähig bleiben. Außerdem: Digitale Prozesse befreien von banalen und zeitraubenden Aufgaben. Der Einkauf gewinnt so mehr Zeit für wichtige Themen.
3. Es gibt keine Beschaffung ohne Risiko
Die Rolle der Beschaffung hat sich stark verändert. Jahrzehntelang war es in der Beschaffung das größte Ziel, Kosten zu reduzieren. Heute hat sie sich zu einem strategischen Instrument entwickelt, das sich unmittelbar auf das Endergebnis auswirkt. Mit dieser Verantwortung entstehen auch Risiken und Strategien. Sind Störungen unvermeidlich? Ja. Sollten sie eingeplant und auf sie reagiert werden? Definitiv.
Von Schwachstellen in der Lieferkette und Störfällen überrascht zu werden, ist durch ein funktionierendes Risikomanagement vermeidbar. Das setzt ein tiefes Verständnis der Lieferkette voraus. Haben Einkäufer die Beschaffungswege von Zulieferern und Lieferanten im Blick? Wenn nicht, kann Software hier unterstützen. Natürlich lässt sich nicht jedes Risiko bereits vorher abbilden. Die Coronakrise hat gezeigt, dass Risiken nur schwer zu quantifizieren sind. Gleichzeitig hat sich dadurch eine Tür geöffnet für Lösungen wie das Tier-N Monitoring von Prewave. Es dient als Überwachungssystem der Lieferkette und informiert Zuständige über Störungen in Echtzeit. Einkäufer überblicken mit der Software die Lieferkette und haben die Chance, schnell zu reagieren.
4. Zusammenarbeit kommt nicht aus der Mode
Mit digitalisierten Prozessen lassen sich nicht sämtliche Hürden in der Beschaffung lösen. Der Mensch bleibt ein wichtiger Bestandteil. Insbesondere wenn es darum geht, Beziehungen aufzubauen und zu pflegen, ist er nur schwer zu ersetzen. Das gilt sowohl innerhalb einer Organisation als auch außerhalb in der Zusammenarbeit mit Lieferanten.
Wie löst man sich von den traditionellen Denkmustern in der Beschaffung? Ein guter Ansatz ist es, den Mehrwert von Partnerschaften zu erkennen. Einkäufer profitieren von starken Lieferantenbeziehungen über den Erhalt der Güter hinaus. Gute Partnerschaften sind nicht nur produktiver, sondern reduzieren auch externe Risiken entlang der Lieferkette. Die Lieferketten sind dadurch verlässlicher. Der Einkauf sollte daher den Aufbau und die Pflege von Beziehungen in seine tägliche Routine übernehmen. Das gilt extern wie intern. Aktives Zuhören ist dabei eine entscheidende Fähigkeit, die Zusammenarbeit fördert und damit zum langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens beiträgt.
5. Das Gesamtbild im Auge behalten
Die Perspektive in der Beschaffung kann oft eindimensional sein. Einkäufer verhandeln täglich, halten die Lieferketten aufrecht und wollen das Budget nicht überschreiten. Doch sie sollten auch mal einen Schritt zurücktreten und auf das gesamte Bild schauen und sich fragen: Was will das Unternehmen langfristig erreichen? Was ist der Fünf-Jahres-Plan? Der Zehn-Jahres-Plan? Welche strategische Rolle kann die Beschaffung einnehmen?
Es ist eine der ältesten Herausforderungen in der Beschaffung. Unternehmen möchten den Output maximieren, aber gleichzeitig Kosten gering halten und idealerweise reduzieren. Die zentrale Frage ist, wie dieser Spagat gelingen soll. Die Betroffenen sollten sich bewusst machen, was die Ziele ihres Unternehmens sind und welche strategische Rolle die Beschaffung dabei einnimmt. Nur so gelingt es ihnen, ihre Aufgaben zu priorisieren und geeignete Methoden abzuleiten. Außerdem überwinden sie damit den Gedanken, Kosten als wichtigsten Faktor zu betrachten.
Stattdessen profitieren sie von langfristigen Partnerschaften mit Lieferanten und Zulieferern. Der Mehrwert ist in der Regel größer als kurzfristig Kosten einzusparen. Mit solchen Methoden hilft der Einkauf nicht nur perspektivisch die Ziele ihres Unternehmens einzuhalten, sondern schaffen es auch, trotz Störfeuer zuverlässig beschaffen zu können.
Harald Nitschinger
Mitgründer und Managing Director der Supply-Chain-Intelligence-Plattform Prewave.