2020 gilt jetzt schon als das Jahr der abgesagten Messen und Großevents. Schuld daran ist das Corona-Virus. Es verlangt nun Flexibilität enormen Ausmaßes von allen. Denn Events, Kundenmeetings oder Geschäftsreisen können auf absehbare Zeit nicht stattfinden. Wie lange genau, ist unklar. Das führt zu hohen Stornokosten, gerade bei Geschäftsreisen. Aber auch unabhängig von extremen Ereignissen wie dieser Pandemie, politischen Unruhen, oder dem Klimawandel erfordert die Geschäftswelt schon seit Langem Flexibilität. Für den Einkauf ist diese Forderung nichts Neues. Spätestens jetzt sollte er aber stärker auf ein flexibles und kosteneffizientes Geschäftsreisemanagement setzen.
Die Konditionen müssen passen
Flexible Flugtickets, Bahnfahrten, und noch am Anreisetag stornierbare Hotels gehören bereits lange zum Tarif-Repertoire der meisten Reiseanbieter. Das Problem: Vor allem bei flexiblen Flügen und Bahntickets gibt es meist nur unattraktive Konditionen. Flexible Tarife kosten durchschnittlich 60 Prozent mehr im Vergleich zu Standardtarifen. Die Konsequenz: Unternehmen buchen überwiegend verbindliche, nicht stornierbare Tickets oder Dienste. Für Unternehmen ist es schlicht nicht leistbar, allen Mitarbeitern auf Geschäftsreisen flexible Buchungstarife zu gewähren, wenn der Preisunterschied immens ist. Gerade dann, wenn es auf Flexibilität ankommt, wird es teuer. So war zu Beginn der Corona-Krise in Europa Anfang März ein „kostenlos“ stornierbarer Flug von Rom nach Bonn/Köln mehr als vier Mal so teuer wie ein verbindlich gebuchter Tarif. In dem Fall betrug der Preisunterschied knapp 300 Euro. Das kann und will sich längst nicht jeder leisten.
Wer hingegen verbindlich bucht, aber die Reise nicht antreten möchte oder kann, der bleibt auf den Kosten sitzen und muss meist viel Zeit investieren, um zumindest die Steuern für den Flug zurückerstattet zu bekommen. Der Prozess des entsprechenden Kundensupports ist dabei selten klar. Das passt nicht zu den Anforderungen des schnelllebigen Geschäfts: Nach unserer Erfahrung wird mehr als jede fünfte Geschäftsreise im Nachhinein verschoben, umgebucht oder storniert. Unternehmen tun daher klug daran, sich nach neuen Möglichkeiten umzuschauen und ihren Mitarbeitern mehr Flexibilität zu geben, ohne ärgerliche Einbußen und administrativen Aufwand.
Die Bedeutung des Kundensupports
Vor allem beim Umbuchen ist Unterstützung von jemandem gefragt, der sich auskennt. Der Zug fällt aus oder das Meeting wird am selben Tag verschoben – und der Mitarbeiter ist bereits unterwegs? Diese Umstände erfordern schnellen Support für Mitarbeiter, die spontan weiterkommen – oder die Richtung ändern müssen. Auch wenn Mitarbeiter die Reise in Eigenregie gebucht haben sollten. Deswegen ist es unerlässlich, einen fachkundigen Ansprechpartner zur Verfügung zu stellen, der auf Anhieb die beste Alternative parat hat. Ein Travel Manager kann dies leisten, es lenkt aber von anderen Aufgaben ab, und die Zeit dafür ist unkalkulierbar.
Flexibilität kann Kosten sparen
Aus Kostensicht gilt der Grundsatz: Wer auf Kosten der Flexibilität spart, zahlt doppelt. Dieser Grundsatz gilt nicht nur im Sinne der Reisekosten, sondern auch, wenn auf Kosten der Mitarbeiter gehandelt wird. Gerade Geschäftsreisende tragen die Flexibilität des Geschäftslebens für ihr Unternehmen mit. Unternehmen sollten ihnen Flexibilität genauso im Rahmen ihrer Möglichkeiten zurückgeben. Wie? Indem sie ihr Geschäftsreisemanagement über übergreifende Plattformen abwickeln, die alle Bedarfe – von der Planung bis zum Kundensupport – übernehmen. Das heißt allerdings nicht, dass Flexibilität teuer sein muss. Während Umbuchungen im Schnitt bis zu 90 Euro zusätzlich kosten, können gute und effiziente Services mit nur
10 Prozent Aufpreis flexible Reisen garantieren. Also wenn ein Ticket 100 Euro kostet, kann der Einkauf für etwa 10 Euro extra einen flexiblen Tarif buchen.
Ein breites Angebot schafft Flexibilität
Unternehmen sollten genau hinschauen, wenn es um das Angebot des Anbieters geht, das sogenannte Inventar. Lassen Sie sich nicht von unschlagbaren Preisen blenden, sondern achten Sie vorher darauf, ob möglichst alle Hotels, Fluglinien und andere Reisemittel angeboten werden. Denn was nutzt es, wenn zwar Pläne flexibel geändert werden können, dann aber keine passenden Reisemittel verfügbar sind? Deswegen sollte das Geschäftsreisemanagement immer den vollen Zugriff auf nahezu alle Reise- und Hospitality-Möglichkeiten haben. Können Unternehmen nicht überall buchen, profitieren sie auch nicht von maximaler Flexibilität. Fehlen Fluggesellschaften in der Auswahl oder bestimmte Hotels (die Lage macht bei Hotels oft den Unterschied!), ist der Begriff „Flexibilität” relativ.
Dies werden zeitweise alle Reisende zu spüren bekommen, wenn Fluggesellschaften nach der Corona-Krise nur langsam die Anzahl ihrer Flüge wieder anheben und nicht jederzeit bestimmte Destinationen ansteuern können. Das sollte aber der einzige Grund für ein begrenztes Angebot sein. Danach sollten Unternehmen für die nächste Planänderung gut gewappnet sein.
Tipps für den Einkauf von Geschäftsreisen
Worauf Sie achten sollten, wenn Sie nach Anbietern mit flexiblem Geschäftsreisemanagement suchen:
1. Administrativer Aufwand
Wer kümmert sich um die Umbuchung? Vor allem wenn es schnell gehen muss, die Hotlines besetzt sind und Auskünfte fehlen, brauchen Mitarbeiter einen Support, der ihnen Dinge abnimmt. Wenn Sie den Support bisher intern abwickeln, sind dies versteckte Kosten, die selten beziffert werden. Ob intern oder extern, zusätzliche Kosten dafür sollten vorab kalkuliert werden.
2. Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung
Welchen Aufwand macht eine Umbuchung für die Rechnungs- und Zahlungsstellung? All das kann automatisiert erfolgen – ein gutes Geschäftsreisemanagement bietet all dies inklusive. Services, die in Vorkasse gehen, bis die Reise angetreten wird, sind die erste Wahl – vor allem wenn Ihr Unternehmen viele reisende Mitarbeiter hat.
3. Auswahl und Alternativen
Welches Reiseinventar bietet der Anbieter? Werfen Sie einen Blick in Ihre Compliance und schauen Sie, welches Angebot den Mitarbeitern bleibt – nicht zuletzt bei spontanen Änderungen. Wird ein Flug umgebucht, spielt die Verfügbarkeit von Flügen eine große Rolle – vor allem wenn man Meetings einhalten möchte. Stellen Sie die Mitarbeiter weiterhin in den Fokus und geben Sie ihnen eine gute und vor allem breit aufgestellte Auswahl.
4. Kosten für Reiseausfall und -änderungen
Setzen Sie die Kosten für flexible Reisen ins Verhältnis zum Gesamtpaket und bedenken Sie dabei die oben genannten Punkte. Wie viel ist Ihnen das Angebot wert?
Eugen Triebelhorn,
Deutschland-Geschäftsführer
TravelPerk
