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Grundlagen für eine bessere Beschaffung

Die KPI für den Einkauf
Grundlagen für eine bessere Beschaffung

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Bild: Coupa
Das Jahr 2020 war eines der herausforderndsten der jüngeren Geschichte – und die Pandemie ist bei Weitem noch nicht vorbei. Fachleute in der Beschaffung waren unter den wichtigsten „Krisenhelfern“, haben die Kontinuität des Geschäfts sichergestellt und damit „politisches Kapital“ aufgebaut. Die Geschäftsführung dürfte nun ein Ohr für Vorschläge haben, wie sich Unternehmen in Bereich Beschaffung langfristig krisenfest und zukunftsfähig machen können. Benchmarks des Business Spend Management-Spezialisten Coupa können helfen, den Optimierungsprozess zu begleiten.

Warum die Optimierung nicht in Silos stattfinden kann

Die Beschaffung ist nur einer von vielen ausgabenbezogenen Prozessen. Auch beim Management von Verträgen, der Rechnungsstellung, der Verwaltung von Zahlungen oder Lieferanten geht es um Ausgaben, und die meisten der damit verbundenen Prozesse sind nicht auf eine Geschäftseinheit beschränkt, sondern erstrecken sich über mehrere Abteilungen. Die Kategorie „Business Spend Management“ (BSM), die Coupa vor zehn Jahren definiert hat, trägt dem Umstand Rechnung, dass sich Ausgaben fast immer über Silos hinweg erstrecken. Das Ziel von BSM ist es daher, eine breite Palette ausgabenbezogener Prozesse miteinander zu harmonisieren, um den Gesamtwert des Unternehmens zu maximieren. Dementsprechend müssen Unternehmen, die einen ganzheitlichen BSM-Ansatz verfolgen, einen umfassenden Überblick über die Beschaffung, die Lieferkette sowie das Risikomanagement, den Zahlungsverkehr, die Ausgaben und das Treasury-Management erhalten. Dabei helfen BSM-Lösungen, die oft auf ERPs aufsetzen, und alle ausgabenbezogenen Funktionen in einem einzigen System zusammenziehen.

Daten rein, Erkenntnisse raus

Wie gut Unternehmen ausgabenbezogene Prozesse mit BSM-Systemen managen, können wir anhand von Benchmarks zeigen. Traditionelle Beschaffungs- und Finanz-Benchmarks basieren oft auf Umfragen unter Fachleuten, beruhen also auf Meinungen und Schätzungen statt auf Daten, und erzählen daher eine unvollständige Geschichte. Der BSM-Benchmark-Bericht von Coupa hingegen verfolgt einen einzigartigen Ansatz, denn er ist die einzige Sammlung von Benchmarks in der Branche, die auf realen Ausgabentransaktionen von Unternehmen basiert und über eine Community von Tausenden von Unternehmen aggregiert wird. Die Ausgabenanalyse und am Ende auch die Benchmarks basieren auf Datensätzen, wie z. B. Benutzer-, Lieferanten- oder Produktdaten, die in das System eingegeben werden müssen.


Ausgaben sichtbar machen – Wie SIXT das Ausgabenmanagement durch BSM verbessert hat

„Als schnell wachsendes Unternehmen, wussten wir, dass wir Prozesse digitalisieren und automatisieren mussten, sagt Marcel Fritsch, Vice President Corporate Procurement bei SIXT. „Daher investierten wir bereits im Jahr 2019 in BSM. Der erste Schritt, den wir gehen mussten, war, unsere Ausgaben transparent zu machen und unsere Verträge besser zu verwalten. Wir stellten fest, dass wir eine Rate von fast 100 Prozent an „Maverick Buying“ hatten. Dank unserer neuen Software konnte unser Beschaffungsteam den Anteil des „Maverick Buying” auf etwa 40 Prozent reduzieren, und er sinkt kontinuierlich. In einigen Märkten liegt er bei unter 10 Prozent. Jetzt, da wir mehr Transparenz über unsere Ausgaben haben, können wir die nächsten Schritte unternehmen, um unsere Ausgaben strategisch zu verwalten. Das macht uns unabhängiger in Bezug auf neue Projekte wie die Professionalisierung des Category Managements.“ Ein weiterer Vorteil, den SIXT erzielte, war, dass sie ihre Mitarbeiter auf diese Reise mitnehmen konnten. Mit einer Software, die auf jedes Gerät heruntergeladen werden kann, haben die Mitarbeiter schnell Zugriff auf die Ausgabendaten, die sie benötigen.


Kennzahlen und Branchen-Benchmarks

Die Benchmark-KPI von Coupa basieren auf Erfolgsmetriken, die unsere Kunden verwenden. Wir legen diese gemeinsam fest, beginnend mit den ersten Meetings eines jeden Verkaufszyklus. Da jeder Kunde seine individuellen Ziele und Schwerpunkte hat, wird die Anzahl der von uns implementierten KPI sicherlich weiter wachsen. Aus unserer Erfahrung waren die 16 KPI, die wir im Benchmark-Report vorstellen, die wichtigsten für unsere Kunden.

Die folgenden Leistungskennzahlen wurden von Best-in-Class-Unternehmen erreicht, wobei jeder Benchmark den Medianwert des obersten Quartils der Coupa-Kunden für diesen KPI darstellt:

  • Doppelte Einsparungen: Die Top-Performer erzielten Einsparungen von mehr als 6 Prozent ihrer gesamten adressierbaren Ausgaben, das Doppelte der 2–3 Prozent, die mit traditionellen Ansätzen erreicht werden. Setzen wir die kompletten Ausgaben eines Top-Performers in Höhe von 10 Millionen Euro an, hätte das Unternehmen durch den Einsatz von modernem BSM also 600.000 Euro eingespart.
  • Risikomanagement: Top-Unternehmen aus der Coupa-Community erreichten eine Ausfüllquote von 88,3 Prozent bei Risikofragebögen von Dritten. Der Grad an Transparenz, den diese Unternehmen erreichen, ermöglicht ihnen eine granulare Risikobewertung und macht sie in volatilen Zeiten widerstandsfähiger.
  • Effizienz der Bestellgenehmigungen: 99,2 Prozent aller Bestellungen wurden elektronisch genehmigt und von den Lieferanten entgegengenommen, wodurch manuelle Arbeiten drastisch reduziert und kostspielige Fehler vermieden wurden.
  • Digitale Zahlungen: 86,6 Prozent der Rechnungen wurden digital bezahlt – dies half, das Working Capital zu verbessern, die Einsparungen durch Rabatte für virtuelle Karten zu erhöhen, Frühzahlerrabatte zu realisieren und die Beziehungen zu den Lieferanten weiter zu stärken, indem Zeitaufwand Fehleranfälligkeit bei der Bezahlung der Lieferanten reduziert werden konnten.
  • Strategische Ausgaben für Lieferanten: 79,6 Prozent der Ausgaben wurden vertragsgebunden getätigt, was es den Teams ermöglicht, bei zukünftigen Verträgen oder Nachverhandlungen bessere Verträge und niedrigere Preise auszuhandeln und von günstigen Zahlungsbedingungen zu profitieren.

Optimierung der Geschäftsausgaben: Drei KPI für den Anfang

Jedes Unternehmen hat andere Bedürfnisse und steht vor anderen Herausforderungen. Es gibt jedoch bestimmte Kennzahlen, die zu Beginn der digitalen Transformation vieler Unternehmen hilfreich sein können:

  1. Viele Unternehmen, die BSM zum ersten Mal einführen, haben das Bedürfnis, Ausgabentransparenz zu schaffen. Eine der allerersten KPI, die die meisten unserer Kunden optimieren wollen, sind strukturierte Ausgaben. Diese beziehen sich auf den Prozentsatz der Ausgaben, die über gehostete Kataloge, Herstellerkataloge (Punchouts) und geführte Formulare laufen. Einer der Vorteile dieses KPI ist, dass er die Ausgaben über strukturierte Kanäle maximiert. Diese bieten einen skalierbareren Weg, um Veränderungen zu managen und es Unternehmen ermöglichen, sich schnell anzupassen, wenn neue Waren und Dienstleistungen eingeführt werden. Sobald Ausgabentransparenz erreicht ist, können sich Unternehmen auf strategischere Aufgaben konzentrieren.
  2. Ein weiterer KPI, den Unternehmen frühzeitig in Betracht ziehen sollten, ist die elektronische Bestellabwicklung, die sich auf den Prozentsatz der gesamten Bestellungen bezieht, die von den Lieferanten elektronisch genehmigt und empfangen werden. Die Digitalisierung von manueller Arbeit hilft, Fehler bei der Anwendung der korrekten Bestellmenge, des Preises und anderer vertraglich vereinbarter Bedingungen sowie kritischer Buchhaltungsinformationen zu vermeiden.
  3. Ein dritter KPI, den Unternehmen von Anfang an verbessern sollten, sind die Zykluszeiten in Bezug auf die wichtigsten ausgabenbezogenen Prozesse. Die Best-Performer auf Coupa sind zum Beispiel in der Lage, Verträge in 9,5 Werktagen zu verarbeiten.

Weitere KPI für den Einkauf im Whitepaper hier auf unserer Webseite.

Ein Beitrag von Frank Cappel, RVP, EMEA, Value Solutions Consulting bei Coupa Software

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