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Einkaufstool für den Mittelstand

Einkaufstool für den Mittelstand
In der Krise eine Chance sehen

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Jetzt ist Zeit, die Prozesse zu digitalisieren, meint Helmut Rau, Geschäftsführer von ExprAn. Bild: Artur Szczybylo/123rf
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Zur Digitalisierung der Beschaffung gibt es große und umfassende Lösungen. Für Unternehmen, die jetzt erst in die Nutzung elektronischer Tools zum Beispiel für den Anfrageprozess einsteigen, bieten kompakte Lösungen die notwendige Unterstützung. Die Firma ExprAn bietet dafür ein besonderes Tool an. Geschäftsführer Helmut Rau berichtet über seine Erfahrungen in den vergangenen Monaten.

Beschaffung aktuell: Herr Rau, Ihr Tool ist speziell darauf ausgerichtet, den Anfrageprozess im Einkauf durch Digitalisierung zu beschleunigen. Hat sich bei Ihnen im Unternehmen die Corona-Krise auch bemerkbar gemacht?

Helmut Rau: Ja, selbstverständlich erleben wir diese Krise auch bei ExprAn. Vor allem stellen wir fest, dass wir Ansprechpartner von Kunden teilweise nur schlecht erreichen, da sie in Kurzarbeit oder im Homeoffice sind.

Beschaffung aktuell: Hat sich das auch auf Ihre Geschäftsentwicklung ausgewirkt?

Rau: Am Anfang des Jahres hatten wir einen ziemlichen Einbruch an Neuanfragen, da vermutlich alle damit beschäftigt waren, sich auf die neue Situation einzustellen.

Beschaffung aktuell: Das hat sich inzwischen wieder geändert?

Rau: Teils, teils. Wir stellen fest, dass es inzwischen einige Unternehmen gibt, die in der Krise eine Chance sehen und die frei gewordenen Kapazitäten nutzen, um sich für die Zukunft zu rüsten. Viele haben natürlich weiterhin Sorge, was die Zukunft bringt, und sind sehr zurückhaltend.

Beschaffung aktuell: Die Sorge ist doch sicher auch berechtigt, oder sehen Sie das anders?

Rau: Das kommt natürlich auf die Situation bzw. das Projekt an. Wir von ExprAn bieten zum Beispiel eine völlig kostenlose 3-monatige Testphase für unser Tool an. Danach, falls es zu einem Nutzungsvertrag gekommen ist, bieten wir eine monatliche Kündigungsmöglichkeit an. Damit kann ein Unternehmen jetzt völlig risikofrei die jetzige Zeit nutzen um die notwendige Digitalisierung zu erreichen. Denn sobald die Arbeitsbelastung wieder steigt, fehlt oft die Zeit, die Säge zu schärfen, und man quält sich mit der stumpfen weiter – wie der Volksmund sagt.

Beschaffung aktuell: Sie sagen notwendige Digitalisierung – was verstehen Sie darunter?

Rau: Ich komme ja direkt aus dem Einkauf und ExprAn ist aufgrund dieser Tätigkeit entstanden. Die Entwicklung der digitalen Möglichkeiten hat mir endlich die Chance gegeben, meine Bedarfe, insbesondere die im B-Bereich, auch umfassend auszuschreiben, ohne dadurch Mehraufwand zu haben. Im Gegenteil sogar schneller mit besserem Ergebnis.

Beschaffung aktuell: Dann müsste Ihr Tool bei den Nutzern ja sehr gut ankommen?

Rau: Auch hier ist das nur teils, teils so. Denn die meisten Menschen sind Veränderungen gegenüber sehr skeptisch. Denken Sie nur, wie lange der Umstieg zum Fax und von dort zum Mailen gedauert hat – und was das Faxen betrifft, immer noch dauert. Ein Einkaufstool ist nun eben wieder ein weiterer Schritt, der eine Verschiebung von Kompetenzen und eine Veränderung der Arbeitsweise mit sich bringt, die vielen Menschen Angst macht.

Beschaffung aktuell: Hemmt diese Angst den Fortschritt der Digitalisierung?

Rau: Ich denke, die Digitalisierung ist nicht aufzuhalten. Man sieht in der Krise auch, wie sich Videokonferenzen und das Arbeiten von zu Hause etablieren. Doch die Angst der Nutzer ist auch zu verstehen. Viele neue digitale Lösungen sind IT-getriebene Produkte, die eine tolle Optik aufweisen, in der Bedienung jedoch starke Schwächen aufweisen. Wir legen nur Wert auf die intuitive Bedienung, die Optik der Oberfläche ist für uns völlig zweitrangig, denn nach einer Woche Nutzung wird die gar nicht mehr wahrgenommen. Das kostet nur und bringt nichts. Und wie gesagt, die Digitalisierung ist nicht aufzuhalten, und aus meiner Sicht bietet die aktuelle Krise hier eine große Chance, aufzuholen, was aufgrund der hohen Arbeitsbelastung in den vergangenen Jahren nicht möglich war. Letztendlich werden hier natürlich die innovativen Unternehmen und Mitarbeiter, die bereit für Neues sind, am Ende die Nase vorn haben. (sas)

Mehr über das Anfragemanagement-Tool aus der Praxis.

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