Verhandlungstaktiken im Einkaufsalltag

Killing your darlings – welche Taktiken oft im Einkauf verwendet werden und warum

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Bei Verhandlungen sollte man immer daran denken, dass Drohungen feindselig sind. Indem man droht, signalisiert man genau das Gegenteil des Intendierten, nämlich dass man sich in einer schwachen Verhandlungsposition fühlt. Bild: lassedesignen/stock.adobe.com
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In der Welt der Verhandlungsführung unterscheidet man zwischen distributiven und integrativen Taktiken. Erstere sind geeignet, um für sich Mehrwert in Anspruch zu nehmen, Letztere, um erstmal Mehrwert zu schaffen. Beide sollte man als Negotiator sehr gut beherrschen, denn in Verhandlungen geht es um eben diese zwei erwähnten Aspekte.

Wer ausschließlich eine Konfrontationsstrategie benutzt, dem wird es am Ende wie Donald Trump ergehen – keiner wird mehr mit ihm spielen wollen. Viele Verhandler setzen distributive Taktiken aus mangelndem Wissen ein. Einige haben schlichtweg nicht die ganze Palette an Möglichkeiten gelernt und orientieren sich an der Führungskraft. Eine weitere Gruppe setzt distributive Taktiken ein, weil ihr Gegenüber das erlaubt. Diese hat schlichtweg im Laufe der Zeit gelernt, dass Druck und die Erhöhung dessen zu den gewünschten Ergebnissen führen. Dafür kann die Gruppe nichts, das geht komplett auf die Kappe des Verhandlungspartners, der dieses Verhalten zulässt. Wer ausschließlich integrativ verhandelt, bietet eine gigantische offene Flanke an, um ausgenutzt zu werden. Beide Taktikkategorien sind also per se weder gut noch schlecht und zur richtigen Zeit korrekt angewendet sehr wirkungsvoll. Dennoch gibt es bei beiden Taktiken, die Deal-förderlich oder -hinderlich sind.

Zu klären bleibt noch die Frage, wann im Verhandlungsalltag Einkäufer welche Taktiken nutzen, da sie sich davon ein Verhandlungserfolg erhoffen. Selbstverständlich ist der Einsatz von Taktiken sehr individuell und von der Persönlichkeit des Verhandlers – aber auch von der Situation, der Vorgeschichte, dem Verlauf des Prozesses und der strategischen Bedeutung des Einkaufs – abhängig. Und von der Komplexität des Versorgungsmarktes, gemessen an der Versorgungsknappheit, dem Tempo der Technologie, der Substitution von Materialien, Eintrittsbarrieren etc. Es zeigt sich auch, dass es stark davon abhängt, welche Art von Produkten man einkauft. Bei strategischen und sogenannten Bottleneck-Produkten setzen Einkäufer seltener und bedachter einige Taktiken ein. Kauft man hingegen Leverage- oder Routine-Produkte ein, kennt der Einsatz distributiver Taktiken fast keine Grenzen.

Distributive Taktiken, die schaden

Budgetrestriktionen sind legitim, wenn man diese mit Fakten belegen kann, ansonsten sollte man vorbereitet sein, dass der Umstand hinterfragt wird. Um Nibbling handelt es sich, wenn man kurz vor Schluss noch eine Forderung zu einer Sache stellt, die nicht Verhandlungsgegenstand war. Die meisten Verhandler fallen darauf ein und geben etwas ab, nur um den aktuellen Deal nicht zu gefährden. Ebenfalls legitim ist der Hinweis auf die Company Policy, solange man dies mit Fakten belegen kann. Manche sind geneigt, es mit dem Hinweis zu verwenden, dass man bei einem Punkt bereit wäre, eine Ausnahme zu machen. Das ist ein Fehler. Wenn man bei einem Verhandlungsgegenstand eine Ausnahme macht, weshalb nicht gleich bei allen? Unverschämt hohe Eingangsforderungen funktionieren nur gut bei neuem, unbekanntem Gegenüber oder wenn die Forderung noch einigermaßen nahe am Verhandlungsrahmen (ZOPA) liegt. Ansonsten verpufft die Wirkung und man muss Zugeständnisse machen, um wieder in der ZOPA zu landen, wenn der andere den Tisch nicht schon verlassen oder die Förderung einfach ignoriert hat. Um Phony Facts handelt es sich, wenn man Zahlen zeigt oder gezeigt bekommt, die auf den ersten Blick valide erscheinen, jedoch die Annahmen, auf denen diese Zahlen basieren, oder die Rückschlüsse daraus fraglich sind. Meist sind es Fakten, deren Korrektheit man auf den ersten Blick nicht einschätzen kann. Distributive Killer-Sätze (z.B. Um ehrlich zu sein, Vertrauen Sie mir, Was muss ich tun, um das zu verwirklichen?) sollte man tunlichst vermeiden, da sie nicht nur keinen Mehrwert bringen, sondern dem Ergebnis schaden.

Man sollte immer daran denken, dass Drohungen subjektiv und feindselig sind. Indem man droht, signalisiert man genau das Gegenteil des Intendierten, nämlich dass man sich in einer schwachen Verhandlungsposition fühlt. Warnungen hingegen sind umso wirkungsvoller. Druck durch Deadlines zu erhöhen ist ebenfalls legitim, falls man der anderen Seite ausreichend Zeit einräumt. Deadlines eignen sich, um erste Zugeständnisse zu machen, ohne die richtigen Verhandlungsthemen zu „berühren“. „Take it or leave it“ ist im engeren Sinne keine Verhandlungstaktik, da es keine Verhandlung zulässt. Diese kann entkräftet werden, indem man die Taktik anspricht und weiter redet/verhandelt.

Integrative Taktiken, die einem Deal nützen

Das Prinzip der Reziprozität ist eine der wichtigsten Waffen in der Verhandlung. Man sollte sich die Aussage „Gib nichts, ohne etwas als Gegenleistung zu verlangen“ gut merken. Was auf den ersten Blick möglicherweise sehr eigennützig und im Kontrast zu guter Verhandlungsführung steht, ist es bei tieferem Hinsehen nicht. Damit diese Taktik mehrwertstiftend ist, muss man jedoch zunächst den Verhandlungspartner und seine Motive wirklich verstehen. Wenn das geschafft ist, sollte man nichts ohne Gegenleistung anbieten, da man ansonsten das fatale Signal sendet, dass man sich in einer schwachen Verhandlungsposition fühlt. Sehr effektiv, wenn auch zu wenig im Verhandlungsalltag verwendet, ist die Berufung auf Dritte. Als Negotiator sollte man einen fest definierten Verhandlungsspielraum haben. Alle Vorschläge der Gegenseite, die außerhalb davon liegen – gleichgültig wie gut und zielführend sie erscheinen – sollten von einem Dritten (der nicht am Tisch sitzt) entschieden werden. Dadurch kann der Negotiator den vorhandenen Spielraum ausreichend befüllen und Überraschungen und Angriffe des Gegenübers entkräften. Die Taktik kann auch verwendet werden, wenn man ankern möchte, sich aber nicht sicher ist, wie groß der Verhandlungsspielraum ist. „Experten sagen, dass …“ ist eine gut Einleitung für einen soft anchor. Dann kann man abwarten, ob die Zahl „haften“ bleibt. Wenn ja, umso besser. Wenn nein, hat man den anderen nicht beleidigt. Es gibt auch Ausdrücke, sogenannte integrative „Killer-Sätze“, die sehr hilfreich sein können, vor allem wenn man kurz vor einer Sackgasse steht. Diese Ausdrücke sollen ein Nachdenken beim Gegenüber erzeugen. Es sind Statements, die nicht überverwendet werden sollten, ansonsten verpufft deren Wirkung und sie erscheinen auswendig gelernt.

Wenn man alles versucht hat (ich meine wirklich alles, nicht die 60 % bei denen die meisten aufhören), um den anderen zur Kooperation zu bringen, dieser aber nicht möchte, dann muss man ein ähnliches Spiel spielen. Dazu gehört: Druck aufbauen, langsam in die Sackgasse manövrieren, freundlich warnen (auf keinen Fall drohen), den Tisch verlassen und Machtmittel einsetzen. Doch nur so lange, bis die andere Partei zurück an den Verhandlungstisch kommt – nicht um sich zu rächen oder dem Gegenüber eins auszuwischen.


Aus der Praxis

Integrative Killer-Sätze

  • Worüber wir reden könnten, wenn das für Sie interessant wäre, …
  • Wo ich bereits jetzt eine Möglichkeit des Einverständnisses sehe, ist …
  • Nehmen wir an, Sie müssten diese Frage entscheiden, wie würden Sie vorgehen?
  • Ich zweifle nicht an Ihrer Ehrlichkeit und Ihrer guten Absicht.
  • Ich bewundere Ihre Leidenschaft.

Calin-Mihai Isman, Negotiator und Mediator, Isman & Partner, Köln

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