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Werkzeuglieferung overnight direkt ins Service-Auto

Werkzeuglieferung
Overnight direkt ins Service-Auto

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Die schnelle Beschaffung von Betriebsmitteln für den Service-Außendienst gehört zu den zentralen Herausforderungen für den Einkauf. Der Intralogistiker Still hat gemeinsam mit Hahn+Kolb eine E-Commerce-Lösung entwickelt. Im Onlineshop bestellen die Techniker von Still bei Bedarf direkt selbst und werden über Nacht mit Produkten versorgt.

Service wird bei Still großgeschrieben. Die Techniker im Außendienst sind mit ihren Fahrzeugen an sieben Tagen in der Woche europaweit unterwegs und kümmern sich um die Wartung und Reparatur der Flurförderzeuge, Gabelstapler und der Lagertechnik. Damit bei den zahlreichen Terminen jeder Handgriff sitzt und alles reibungslos läuft, sind passende Werkzeuge und vorrätige Betriebsmittel nötig. Artikel wie Doppelringschlüssel, Spiral- und Gewindebohrer oder allgemeine Produkte wie Zangen und Chemieprodukte bezieht Still bereits seit über zehn Jahren bei Hahn+Kolb.

Doch was passiert, wenn ein wichtiges Werkzeug unerwartet beschädigt wird und der Techniker bereits am folgenden Morgen den nächsten Wartungstermin hat? Bis die Beschaffung über einen zentralen Einkauf angestoßen und erledigt ist, vergehen zwar nur wenige Tage – doch letztlich können sich dadurch Terminaufträge verzögern. Hinzu kommen die Ungewissheit in Bezug auf die Verfügbarkeit und der aufwendige Erstattungsprozess, wenn Quittungen für „Notkäufe“ eingereicht werden.

„Die Verantwortlichen bei Still haben nach einer einfach zu bedienenden Lösung gesucht, die es dem technischen Außendienst und auch dem Innendienst ermöglicht, unkompliziert und selbstständig einzelne Betriebsmittel für die tägliche Arbeit zu besorgen“, sagt Manuel Blocher, Leiter E-Business und Systeme im Außendienst bei Hahn+Kolb. „Zudem sollten all diese Bestellungen übersichtlich und transparent in der Kostenstellenauswertung abgebildet sein und den manuellen Aufwand seitens der Einkaufsabteilung deutlich senken.“ Bereits seit über zehn Jahren setzt Still, europaweit von Kunden für seine ausgezeichnete Service Performance geschätzt, auf die E-Business-Lösungen von Hahn+Kolb.

Lieferung über Nacht

2016 gehörte Still zu den ersten Nutzern des damals neu entwickelten Onlineshops von Hahn+Kolb und lässt bei Bedarf seine Service-Techniker über Nacht mit benötigten Artikeln beliefern. Dabei spielt es keine Rolle, an welchem Standort sich das Service-Fahrzeug befindet: „Von unserem zentralen Logistikzentrum in Ludwigsburg liefern wir einfach überallhin – auch direkt ans Auto“, erklärt Blocher. Eigens hierfür hat Hahn+Kolb jedem ServiceMitarbeiter eine individuelle Lieferadresse zugeordnet. Zusätzlich hat der Techniker aber die Möglichkeit, eine abweichende Lieferadresse für jedes Fahrzeug am aktuellen Standort anzugeben. Die Spedition öffnet mit einem Schlüssel die große Schiebetür am Transporter, scannt den Barcode an der Schiebetür ab und legt den bestellten Artikel in das entsprechende Service-Fahrzeug. Am nächsten Morgen findet der Still-Mitarbeiter das Päckchen vor und ist vollständig ausgerüstet direkt wieder einsatzbereit.

Dezentrale Verwaltung

Das Einkaufs-Prozedere ist dabei denkbar einfach. Jeder Techniker hat einen eigenen Account im Onlineshop von Hahn+Kolb und verfügt dort frei über ein individuell festgelegtes Budget. Wie beim privaten Onlineshopping auch wählt er aus den über 100.000 Artikeln das gewünschte Produkt aus. Um die Auswahl zu erleichtern, schlägt die Software auch spezielle Artikel vor – basierend auf der Bestellhistorie oder auf der Einstellung nach Kundenwunsch. Sollte das Budget bei einer einmaligen Bestellung oder im Laufe des Jahres überschritten werden, erhält der Nutzer automatisch eine Meldung und der Warenkorb ist gesperrt. Zeitgleich verschickt der Shop eine entsprechende Meldung an den Einkauf bei Still, der den Warenkorb nach Prüfung freigibt. Eine automatisierte Bestätigungsmail zeigt dem Techniker an, dass die Bestellung freigegeben wurde. „Die Kontrollfunktion durch den Einkauf verhindert, dass möglicherweise versehentlich zu viele Werkzeuge bestellt werden. Das spart Ressourcen und schafft Transparenz“, erklärt E-Commerce-Experte Blocher.

Lösungen für unterschiedliche Bedarfe

Der Onlineshop von Hahn+Kolb sieht immer etwas anders aus. Denn Preise und Produkte sind jeweils den Kunden zugeordnet, somit lassen sich auch individualisierte Sortimente abbilden. Über 5.300 Unternehmen nutzen die Plattform aktiv – vom Kleinbetrieb bis zum großen Mittelständler. Als Ergänzung bietet Hahn+Kolb eine Direktverlinkung zum Blätterkatalog in digitaler Form. Dadurch gewinnt der Kunde einen Überblick über die gesamte Produktpalette und wird mit einem Klick in den Shop weitergeleitet. „Unser Anspruch ist es, unser Fachwissen auch digital zu transportieren, der digitale Blätterkatalog ist dafür nur ein Beispiel“, sagt Blocher.

Darüber hinaus bietet der Werkzeug-Dienstleister weitere E-Commerce-Lösungen. So verknüpft beispielsweise die Katalogdatenschnittstelle OCI (Open Catalogue Interface) das kundeneigene ERP-System mit den Produktdaten und Warenkörben bei Hahn+Kolb. Durch diese Direktverbindung wird die Bestellerfassung im eigenen System deutlich vereinfacht und damit Zeit gespart. Der elektronische Dokumentenaustausch EDI (Electronic Data Interchange) ermöglicht darüber hinaus die Verbindung zweier Warenwirtschaftssysteme – im konkreten Fall von Hahn+Kolb und Still – und vereinfacht den Austausch von Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferavis und Rechnungen.

Der Austausch von Bestelldaten erfolgt somit automatisiert und es entstehen keine unnötigen Medienbrüche, wodurch Fehlerquote und Bearbeitungszeit minimiert werden. Auch für die barrierefreie Beschaffung direkt aus der Produktion heraus hat Hahn+Kolb ein entsprechendes Ausgabesystem bei Still im Einsatz: Der HK-MAT verwahrt Werkzeuge, Hilfsmittel und Betriebsstoffe sicher und stellt sie je nach Berechtigung entsprechend zur Verfügung. Bei Bedarf löst das System auch direkt und eigenständig eine Nachbestellung aus.

E-Commerce weiter im Kommen

Bestellen mit wenigen Klicks: Was in den Privathaushalten selbstverständlich ist, gehört insbesondere in der Maschinenbaubranche noch nicht immer zum Alltag. „Aber der Druck wächst und die elektronische Beschaffung wird ferner unumgänglich“, schließt Blocher. „Niedrige Prozesskosten und geringer manueller Aufwand sind für die Einkaufsabteilungen sehr wichtig – denn hier lassen sich Geld und wertvolle Ressourcen direkt einsparen.“ (sd)


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