Outsourcing verspricht generell mehr Wachstum auf Abruf, macht die Unternehmen wetterfest und entlastet beispielsweise den Einkauf von nicht wertschöpfenden Tätigkeiten. Jetzt hat Kloepfel Services als Outsourcing-Spezialist für den mittelständischen Einkauf Einkaufsmanager befragt: Wohin geht der Trend im Outsourcing? Welche Erfahrungen haben sie gemacht? Und was ist ihnen bei einem solchen Projekt wichtig?
- Jeder Dritte erzielte sehr gute Ergebnisse
- Jeder fünfte Einkäufer plant, operative Tätigkeiten auzulagern
- Outsourcing erfordert Weiterbildung
Branchenübergreifend wurden 98 Einkäufer mittelständischer Unternehmen zwischen 10 und 500 Mio. Euro Jahresumsatz im Mai und Juni 2019 online befragt. 47 Prozent der Teilnehmer hat noch keinerlei Erfahrung mit Outsourcing des Einkaufs gemacht. Stichprobenartig zeigte sich unabhängig von Branche und Umsatz der Unternehmen folgendes Stimmungsbild:
Outsourcing operativer Aufgaben: Ein Drittel sehr zufrieden
Zu den operativen Aufgaben gehören beispielsweise Auftragsbestätigungen, das Prüfen von Rechnungen, das Aufbereiten der E-Kataloge oder die Stammdatenpflege. Von denen, die Outsourcing im operativen Bereich nutzen, berichtete fast die Hälfte der Teilnehmer (44 Prozent) von durchwachsenen Ergebnissen. Jeder Zehnte hat schlechte Erfahrungen bei einem solchen Projekt gemacht. Hingegen erreichte jeder dritte Teilnehmer (36 Prozent) seine Ziele beim Outsourcing mit einem „sehr guten“ Ergebnis.
Nazir Jarrah, Geschäftsführer vom Kloepfel Shared Service Center Slowakei, erklärt: „Die Ergebnisse zeigen, dass sich Outsourcing mit den richtigen Partnern auszahlt. Es lohnt sich daher in jedem Fall, das Gespräch mit den Spezialisten zu suchen und auf die Einkaufsabteilungen zu blicken, die ihre Performance durch Auslagerungen deutlich verbessern konnten.“
Zu den strategischen Einkaufsaufgaben zählen unter anderem die Nutzung spezialisierter Ausschreibungsplattformen, Einkaufskooperationen zur Erzielung von Bündelungseffekten oder Ausschreibungen über Verhandlungen bis hin zum Vertragsabschluss. Etwa ein Drittel der Teilnehmer, die strategische Aufgaben ausgelagert haben, gaben an, dabei schlechte (36 Prozent) oder durchwachsene Erfahrungen (31 Prozent) gemacht zu haben. Allerdings hat jeder Dritte sehr gute Ergebnisse erzielt.
Nazir Jarrah stellt fest: „Bei der Befragung hatten Teilnehmer auch die Ergebnisse von Projekten bewertet, die schon zehn Jahre und länger zurück liegen. Der Outsourcing Markt hat sich jedoch in den letzten Jahren gerade im Mittelstand deutlich verändert. Damals war Outsourcing eher etwas für Großunternehmen und Konzerne. Doch inzwischen gibt es für die verschiedenen Unternehmensbereiche viele Experten, die sich mit ihren Fachbereichen zu 100 Prozent auf den Mittelstand (bis 500 Mio. Euro Jahresumsatz) spezialisiert haben.“
Jeder fünfte Einkaufsmanager will outsourcen
Beinahe jeder fünfte Manager dieser Umfrage plant, operative Einkaufstätigkeiten auszulagern. Beispielweise das Aufbereiten der E-Kataloge, die Prüfung von Auftragsbestätigungen oder Themen wie Verpackungen oder Kabelkonfektion. 65 Prozent denken derzeit nicht über Outsourcing nach. Strategische Einkaufsarbeiten wiederum wollen nur 14 Prozent dieser Stichprobe outsourcen. 70 Prozent planen keinerlei Outsourcing strategischer Aufgaben im Einkauf.
Der globale Wettbewerbsdruck und der Wunsch nach mehr Flexibilität sind die wichtigsten Gründe, warum Mittelständler unter anderem Einkaufstätigkeiten auslagern. Sinkt oder steigt beispielsweise die Auftragslage, können sich unsere Kunden durch Outsourcing beinahe in Echtzeit an ihre neue Situation anpassen. Sie werden flexibel wie ein Startup und dabei schlagkräftig wie ein Konzern.
Eine Berechnung der Boston Consulting Group (BCG) von Ende 2017 auf Basis von Zahlen des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung der Bundesagentur für Arbeit ergab: Bei 40 Prozent der heutigen Tätigkeiten ist branchenübergreifend davon auszugehen, dass sie mittelfristig durch Automatisierung ersetzt werden. Das betrifft bis 2025 ca. 7,7 Mio. Beschäftigte in Deutschland.
Gleichzeitig wächst durch die Digitalisierung der Fachkräftebedarf. Nach Schätzungen von BCG könnten dem deutschen Arbeitsmarkt im Hinblick auf die heutigen Job- und Qualifikationsprofile der Arbeitnehmer bis 2030 insgesamt rund sechs Millionen Arbeitskräfte fehlen. Outsourcing kann den Mitarbeitern die Freiräume ermöglichen, die sie benötigen, um sich für die Digitalisierung ihres Unternehmens fit zu machen.
Einkauf 2025: Vom Maschinenraum auf die Brücke
Durch Digitalisierung und Outsourcing wird der Einkauf transparenter und kontrollierbarer, aber auch anspruchsvoller. Zum einen verbessert sich die Datenlage im Einkauf. Zum anderen gewinnt der Einkauf kostbare Zeit, um sich auch mit diesen Datenmassen befassen zu können. Es ist wie auf einem Schiff: Der Kapitän sitzt nicht im Maschinenraum, sondern orientiert sich an den Daten, die ihm das Schiff, die Maschinen oder die Wetterprognosen liefern. Sprich: Holen Sie den Einkauf aus dem Maschinenraum auf die Brücke.
Digitalisierung und Outsourcing bieten letztlich große Karrierechancen, für all jene, die mit dem Wandel gehen und diesen gestalten.
Es darf daher auch keine Rolle spielen, wie alt jemand ist oder welchen Karrierestatus er hat. Nehmen wir als fiktives Beispiel einen operativen Einkäufer, der jahrelang monoton Bestellungen abgewickelt hat, bis eine Software seine Arbeit übernimmt. Dieser Einkäufer gewinnt durch die Digitalisierung wertvolle Zeit, um sich für höherwertige Aufgaben weiterzubilden und neue Karriereschritte zu gehen. Doch dazu muss man ihm auch die Chance geben.
Outsourcing richtig gemacht
Nazir Jarrah erläutert: „Eine Testphase ist unabdingbar. So kann man als Unternehmer anfänglich zunächst einfache, wiederkehrende und unkritische Tätigkeiten auslagern. Beispielsweise die Pflege von Auftragsbestätigungen. Ängste werden abgebaut und die positiven Effekte eines solchen Projektes wecken die Neugier der Mitarbeiter auf mehr.“
Die Grafik 2 (s.o.) der Umfrage zeigt bereits, welche Voraussetzungen wichtig für so eine Schlankheitskur sind: Referenzen, Versorgungssicherheit, Schutz der Daten, Deutsch als Hauptsprache in der Kommunikation mit dem Kunden und Transparenz durch offene Bücher. Zudem ist erfolgsentscheidend, dass die Vorgehensweisen, Aufgaben, Ziele und Zuständigkeiten mit den Mitarbeitern des Kunden eindeutig festgelegt werden.
Die Umfrageergebnisse können Sie hier downloaden.
