Für Viele ist der Firmenwagen Mobilitätsgarant und Statussymbol. Für das Finanzamt hingegen ist der Dienstwagen ein Grund, bei der Steuererklärung genauer hinzusehen. Insbesondere beim Einsatz von elektronischen Fahrtenbüchern prüfen Finanzbeamte gerne, ob die Aufzeichnungen den steuerrechtlichen Vorgaben entsprechen. Denn die Technik entspricht häufig nicht den gesetzlichen Anforderungen. Firmen sollten sich deshalb bei der Anschaffung digitaler Fahrtenbücher eingehend mit den steuerlichen Fallstricken beschäftigen.
1-Prozent-Methode oder Fahrtenbuch
Solange laut Arbeitsvertrag nichts dagegenspricht, können Inhaber den Dienstwagen privat fahren. In einer Privatnutzung sieht der Fiskus jedoch einen geldwerten Vorteil, den er versteuert. Als Berechnungsgrundlage können Steuerzahler zwischen der sogenannten 1-Prozent-Methode und dem Führen eines Fahrtenbuchs wählen. Das Aufzeichnen aller Fahrten kann Steuervorteile bringen, wenn der Wagen selten privat genutzt wird. Doch wer dabei nicht sorgfältig vorgeht, wird vom Finanzamt schnell zur 1-Prozent-Regelung verdonnert.
Digitalisierte Fahrtenbücher helfen
Das Führen eines Fahrtenbuchs auf Papier ist aufwendig und die Aufzeichnungen werden bei Unstimmigkeiten von Finanzbeamten schnell verworfen. Elektronische Fahrtenbücher sind eine Methode, die pauschale Besteuerung zu vermeiden – vorausgesetzt, die Dokumentation entspricht den Vorgaben des Fiskus. Für Firmen ist es daher wichtig, eine rechtskonforme Lösung zu finden. Es gibt viele Anbieter, die „finanzamtssichere“ Fahrtenbücher-Programme verkaufen. Doch auf Versprechen sollten sich Unternehmen nicht verlassen. Sicherer ist es, seinen steuerlichen Berater zu konsultieren.
Nachträgliche Modifikation verboten
Bei den Vorgaben unterscheidet sich das elektronische Fahrtenbuch kaum vom analogen. Einen Unterschied gibt es dennoch: Egal ob sich Firmen für ein Navigationssystem mit Fahrtenbuch, eine Fahrtenbuch-App oder für eine Fahrtenbuch-Software entscheiden: Steuerzahler müssen gewährleisten, dass das Produkt den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) entspricht. Die Vorschrift fordert unter anderem, dass eine nachträgliche Modifikation steuerrelevanter Aufzeichnungen nicht möglich ist. Oder aber Veränderungen lassen sich durch das Finanzamt lückenlos nachvollziehen. Zusätzlich muss erkennbar sein, wann die Einträge vorgenommen wurden. Eine Excel-Liste kommt als elektronisches Fahrtenbuch also nicht infrage.
Daten müssen vollständig und richtig sein
Von zentraler Bedeutung sind die Vollständigkeit und Richtigkeit der erfassten Fahrten. Dazu zählt das Datum, der Kilometerstand am Beginn und Ende jeder beruflichen Fahrt, der aufgesuchte Geschäftspartner sowie Reiseziel und Reisezweck. Dienstwagennutzer müssen berufliche Anlässe nachvollziehbar beschreiben. Bei Fahrten von der Wohnung zur Tätigkeitsstätte genügt ein kurzer Vermerk. Privatfahrten sind nur als solche zu kennzeichnen und die gefahrene Strecke zu dokumentieren. Nicht ausreichend sind Lösungen, bei denen ein GPS-Gerät nur Zeiten, Positionen und Bewegungsdaten aufzeichnet. Laut einem neueren Urteil des Niedersächsischen Finanzgerichts müssen Steuerzahler in solchen Fällen die fehlenden Informationen immer zeitnah händisch in das Fahrtenbuch eintragen (Az. 3 K 107/18).
Datenlage sichern durch Selbstprüfung
Das beste Mittel zur Fehlervermeidung ist eine kontinuierliche Selbstüberprüfung. Steuerzahler sollten sicherstellen, dass der Kilometerstand im Fahrtenbuch mit externen Informationen wie etwa Werkstattrechnungen übereinstimmt. Darüber hinaus können Fehler vermieden werden, indem die Dokumentation zeitnah nach Fahrtende erfolgt.
Wann wechseln?
Beim Umstieg auf ein elektronisches Fahrtenbuch ist der richtige Zeitpunkt entscheidend. Der Wechsel sollte möglichst zum Jahres- oder mit dem Fahrzeugwechsel erfolgen. So können Dienstwagenfahrer Nachfragen des Finanzamtes vermeiden.
Mark Schiffer, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater der Kanzlei WWS Wirtz, Walter, Schmitz in Mönchengladbach
