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10 Tipps für eine erfolgreiche Videokonferenz

Einkaufsverhandlung online führen
Wie führe ich eine erfolgreiche Videokonferenz – 10 praktische Tipps

Die Videokonferenz wird von einer Notlösung zu einem strategischen Tool. 10 Tipps für einen professionellen Ablauf. Bild: fizkes/stock.adobe.com
Die Videokonferenz wird von einer Notlösung zu einem strategischen Tool. 10 Tipps für einen professionellen Ablauf. Bild: fizkes/stock.adobe.com
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Aus der Not geboren haben sich Videokonferenzen längst etabliert. Doch auch hier lauern wie überall Stolpersteine, die es zu erkennen und zu vermeiden gibt. Wilfried Krokowski, Einkaufsexperte und Lehrbeauftragter, besitzt langjährige Erfahrungen im Bereich Online Seminare und internationalen Videokonferenzen und gibt 10 praktische Tipps für die Planung.

Die Digitalisierung im Einkauf hat schon seit langem in diesem Bereich Einzug gehalten. Seit Corona jedoch ist uns dies wirklich erst bewusst geworden. Fast täglich finden virtuelle Verhandlungen und Zusammenkünfte mit Lieferanten und Dienstleistern statt. Nur nehmen wir diese nicht als ein digitales Erlebnis wahr. Es ist halt „nur“ eine Videokonferenz. Vielfach ist zu hören, das ist nur vorübergehend und nach Corona schalten wir wieder auf den Normalmodus und dies heißt Präsenz. Doch es wird nicht mehr so stattfinden. Die fortschrittlichen und innovativen Einkäufer haben längst den Vorteil einer Online-Zusammenkunft erkannt. Die Besprechungen und Verhandlungen lassen sich selbst über Kontinente hinweg kurzfristig durchführen. Eine Videokonferenz ist besser als 100 E-Mails. Zusätzliche Kapazitäten können geschaffen werden, indem die entfallene Reisezeit für strategische Aufgaben genutzt werden kann.

Natürlich ersetzt eine Videokonferenz nicht in allen Fällen eine Präsenzverhandlung. In vielen Fällen kann jedoch die virtuelle Diskussion durchaus hier und da eine Geschäftsreise ersetzen. Daher sollte der Grundsatz gelten, akzeptieren wir Online-Zusammenkünfte als neues strategisches Mittel und lasst sie zu unserem Vorteil nutzen, anstatt es als „lästiges CORONA-Virus“ zu betrachten. Nutzen wir eine Videokonferenz als strategisches und digitales Instrument um unsere Ziele zu erreichen.

Unter diesem Hintergrund sollte der Einkauf dieses Werkzeug akzeptieren und professionell einsetzen. Das heißt nicht mit einem Laptop vom Schreibtisch aus oder von dem häuslichen Wohnzimmer mal schnell an einer Online-Zusammenkunft teilnehmen. Nein, auch hier gelten einige wichtige Regeln, um erfolgreich mit diesem Medium umzugehen.

Daher nachfolgend einige praktische Tipps zur professionellen Abwicklung von Videokonferenzen im Einkauf:

1. Vorbereitung einer Online-Konferenz

Wie bei jeder Präsenz-Verhandlung bedarf es bei einer virtuellen Zusammenkunft einer soliden Vorbereitung. Was will ich mit dem Gespräch erreichen? Wer sind die Teilnehmer? Habe ich eine Agenda? Was ist meine Gesprächsstrategie? All diese Punkte sollten geklärt sein, bevor ich meine Kamera freischalte und der Online-Konferenz beitrete.

2. Technische Ausstattung für eine OnlineKonferenz

Nicht mal schnell nebenbei das Notebook aufklappen und sich einwählen, auch hier gilt es einen professionellen Eindruck zu hinterlassen. Das heißt: Eine gute Webcam-Kamera in HD Auflösung (wie zum Beispiel die Logitech 920 HD), eine gute und stabile Datenverbindung, eine externe Freisprecheinrichtung für Konferenzgespräche (Lautsprecher und Mikrofon, z.B. JABRA Speak 410 oder 510) die einen sauberen Audioklang vermitteln und keinen Hall oder Echo während der Sitzung erzeugen und nach Möglichkeit einen zweiten Monitor für das Videobild, damit der erste Monitor für die Anwendungen zur Verfügung steht. Die Investitionen halten sich in Grenzen und liegen weit unter der Grenze für geringfügige Wirtschaftsgüter.

3. Rechtzeitig die Einwahl beginnen – Hektik vermeiden

Es sollte nicht 2 Minuten vorher die Einwahl zur Konferenz erfolgen. Vielfach führt eine hektische Einwahl zu Problemen. Man findet nicht die entsprechenden Einwahlvorgaben, die Einwahl gestaltet sich komplizierter als gedacht oder im letzten Moment setzt der PC aus und ein kompletter Reboot steht an. Also lieber früher starten und die Verbindung stehen zu haben, als mit Verspätung und Hektik in die virtuelle Besprechung zu starten.

4. Die Optik muss stimmen

Wie bei einer Präsenzbesprechung auch, sollte der optische Eindruck stimmen. Nicht im „Hawaii-Hemd“ in eine Video-Konferenz einsteigen. Hier gelten ebenfalls die Business-Regeln und man sollte auf den äußeren Eindruck achten. Besonders peinlich kann es werden, wenn man aufsteht und mit Trainingshosen durchs Bild läuft. Ebenfalls nicht zu empfehlen ist während der Konferenz gelangweilt aus dem Fenster zu sehen oder auf seinem Smartphone zu arbeiten. Die Aufmerksamkeit sollte ganz dieser einen Konferenz gelten.

5. Die Räumlichkeiten einer Online-Konferenz

Die Videokonferenz ist ein professionelles Business Werkzeug, kein Grund dies an einem unaufgeräumten und lauten Arbeitsplatz abzuhalten oder zu Hause mit dem Wohnzimmerschrank und Bügelbrett im Hintergrund. Viele Firmen und Einkaufsbereiche sind dazu übergegangen den normalen Besprechungsraum auf- oder umzurüsten. Die Kamera sollte nicht gegen das Fenster und Tageslicht ausgerichtet sein, auch der Blick zu Fluren und Türen sollte vermieden werden. Ferner sollte ein neutraler Hintergrund gewählt werden.

6. Hintergründe für das Kamerabild

Der gewählte Hintergrund sollte gut ausgewählt werden. Nicht unbedingt ein Urlaubsbild aus der Karibik oder sonstige private Bilder. Weniger ist mehr, ein neutraler weißer Hintergrund ist bestens geeignet. Ferner sollte bei Konferenzen vom Home-Office darauf geachtet werden, dass ein Hintergrund (einfaches Foto eines Büros) eingeschaltet ist, der die Privatatmosphäre der Wohnung nicht gleich der ganzen Welt mitteilt.

7. Kameraposition und Belichtung

Hier werden die meisten Fehler gemacht. Die Beleuchtung ist häufig grottenschlecht (zu dunkel, zu viel Gegenlicht etc.) und die Kameraposition ist nicht immer ideal. Es gibt viele YouTube-Videos, die sich mit diesem Thema auseinandersetzen. Mit wenigen Mitteln kann man viel erreichen. Wie bereits zuvor erwähnt, der Einkäufer präsentiert sein Unternehmen.

8. Keine nicht gewollten Geheimnisse preisgeben

Achten Sie auf Ihren Desktop bei der Freigabe von Bildschirmen, nicht daß sie irgendwelche Informationen preisgeben, die nicht für Dritte gedacht waren. Vor der Freigabe noch einmal ein kritischer Blick auf den Bildschirm und dann erst den Bildschirm freigeben. Das gleich gilt für den Hintergrund, nicht das gerade die letzte Preiskalkulation oder Informationen über Wettbewerber auf den im Hintergrund befindlichen Flipchart zu lesen sind.

9. In der Kürze liegt die Würze

Der Vorteil von Videokonferenzen ist, wenn Sie im Vorfeld gut vorbereitet und abgestimmt sind, sind sie von kurzer Dauer. Es ist überraschend festzustellen, was man alles in 30 oder 60 Minuten abarbeiten kann. Die Reden sind in der Regel kürzer und man kommt schneller auf den Punkt. Online Konferenzen sollten nach Möglichkeit nicht länger als 1 Stunde dauern. Im Ausnahmefall kann es auch einmal 2 Stunden oder länger sein, aber dies nur als Ausnahme.

10. Stumm schalten und Video-off-Einstellung

Ein wichtiges Werkzeug bei Zoom und bei Teams ist der Mikrofon- und Lautsprecher deaktivieren Button. Bei störenden Umweltgeräuschen (Straßenverkehr, offenes Fenster, Telefon- oder Haustürklingel, Bürogeräusche, PC-Drucker etc.) sollte man rechtzeitig auf die Stummtaste drücken, dass gleiche gilt für den Videokamera-Knopf. Sollte ich meinen Platz verlassen oder kommen oder gehen andere Leute ins Bild, so sollte man sich zur Angewohnheit machen, den Knopf „deaktivieren“ zu drücken. Lieber einmal zu viel als einmal zu wenig.

Online-Besprechungen gezielt und richtig einsetzen

Die Videokonferenz, wie in der Einleitung beschrieben, ist ein weiteres strategisches (und digitales) Werkzeug für den Einkäufer. Je häufiger davon Gebrauch gemacht wird, um so sicherer bewegt man sich in diesem Medium. Es wird von einer Notlösung zu einem strategischen Tool, den der Einkäufer richtig anzuwenden hat. Der Einkäufer soll dieses Werkzeug gezielt und aktiv nutzen, dann ist auch der Vorteil schnell erkennbar. Werden all diese Empfehlungen beachtet, wird der Einkäufer sehr schnell den Nutzen und die Chancen eines Online-Lieferantengespräches erkennen und schätzen lernen. Natürlich ist dies nicht in allen Fällen ein Ersatz zu einer Dienstreise oder einem persönlichen Treffen, aber in vielen Fällen mehr als eine lästige Notlösung.


Der Autor

Dipl.-Ing. Wilfried Krokowski, Einkaufsexperte und Lehrbeauftragter, besitzt langjährige Erfahrungen im Bereich Online Seminare und internationalen Videokonferenzen

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