Wissensquiz Aufgabe August

„Was kostet eine Bestellung?“ Die Kennzahl „Kosten je Bestellung“ scheint eine einfache Kennzahl zur Messung der Effizienz des Bestellprozesses zu sein. Zur Berechnung müssen die Kosten des Bestellprozesses durch die Zahl der Bestellungen dividiert werden.

Zur Ermittlung der Bestellkosten ist der Ansatz der Prozesskostenanalyse (pragamatisch) anzuwenden. Zunächst sind die relevanten Teilprozesse zu identifizieren und festzulegen. Werden diese innerhalb einer Abteilung verantwortet, beispielsweise innerhalb des operativen Einkaufs, können die entsprechenden Kostenstellenkosten gesamt oder anteilig als Bestellkosten gewertet werden.

Nicht selten ergeben sich allerdings Abgrenzungsprobleme. Gehören beispielsweise die Bedarfsklärung des Bedarfsträgers, das Katalogmanagement im Rahmen der Beschaffung über e-Kataloge oder die Rechnungsprüfung zum Bestellprozess? Eine weite Definition bereitet Messprobleme, da eine umfangreiche Prozesskostenanalyse vorzunehmen ist. Eine (häufig praktizierte) zu enge Abgrenzung führt zu Fehlinterpretationen und reduziert Optimierungspotenziale. So wäre beispielsweise der Vergleich eines klassischen Bestellprozesses mit einem e-Katalogeinkauf ohne Berücksichtigung der oben aufgeführten Prozessschritte wenig aussagekräftig.

Für die einzelnen Prozessschritte sind die Kosten, insbesondere Personal- und Systemkosten, zu ermitteln. Die Addition der Teilprozessenkosten führt zu den Bestellkosten gesamt. Nach Division durch den Cost Driver „Zahl der Bestellungen“ ergeben sich die Kosten je Bestellung.

Bei der Verwendung der Kennzahl sind erhebliche Bewertungs- und Messprobleme zu beachten, die im Online-Teil dieser Artikelserie näher ausgeführt werden. Auf alle Fälle sollten Unternehmen mit unterschiedlichen Bestellprozessen die Kennzahl jeweils getrennt ausweisen, z.B. Kosten je Bestellung im Bestellprozess direkter Materialien, im Bestellprozess mit e-Katalogen bzw. im Bestellprozess von Instandhaltungsmaterialien mit Freitext.

Bei der Ermittlung der Kennzahl „Kosten je Bestellung“ sind folgende Bewertungs- und Messprobleme zu beachten: Die Qualität des Bestellprozesses bleibt in der Kennzahl unberücksichtigt. Beispielsweise bleibt die Kennzahl unberührt davon, ob Preise oder kritische Termine mit den Lieferanten (erfolgreich) verhandelt wurden. Ferner geht in die Kennzahl nicht ein, welche Qualität an Beratung bzw. welcher Informationsgrad den Bedarfsträgern bzw. den Folgeprozessen geboten werden. In der Konsequenz sollte die Qualität entweder gesondert überwacht werden, oder es sollte ein Anspruchsniveau definiert sein. Die Bündelung von Bestellungen kann leicht zur Fehlinterpretation führen. Werden vier Bestellungen zu einer zusammengefasst, kann dies aufgrund der Koordinierungsarbeit leicht die Kosten pro Bestellungen verdoppeln. Gleichzeitig halbieren sich die gesamten Bestellkosten, da sich die Zahl der Bestellungen stark reduziert hat. Werden durch diese Bündelung zusätzlich Logistikkosten reduziert oder Mengenrabatte realisiert, verschärft sich die Gefahr einer Fehlinterpretation der Kennzahl „Kosten je Bestellung“. Eine weitere Gefahr besteht darin, dass die Zahl der Bestellungen als Cost Driver verstanden wird, der ursächlich für die Kostenhöhe im Bestellprozess verantwortlich ist. Konsequenz wäre es, möglichst die Zahl der Bestellungen zu reduzieren. In der Praxis sind allerdings häufig andere Faktoren für die Höhe der Bestellkosten maßgeblich, z.B. kurzfristige Änderungen im Bedarf, Liefer- oder Qualitätsprobleme ungeeigneter Lieferanten. Die Kennzahl signalisiert dann einen Optimierungspfad, der ungeeignet ist. Aus den vorausgehenden Ausführungen wird deutlich, dass Benchmarks zur Zielgröße „Kosten je Bestellung“ große Aufmerksamkeit auf die Vergleichbarkeit der betrachteten Prozesse legen müssen und die Ergebnisse vorsichtig interpretieren sollten. Entsprechend kann die Datenermittlung einen beachtlichen Aufwand verursachen.

Übungsaufgabe zur Ermittlung der Kosten je BestellungDer Bestellprozess von Büromöbeln (Einzelstücke, z.B. Schreibtischstuhl) erstreckt sich vor der Einführung von elektronischen Katalogen über folgende vier Abteilungen und verursacht folgende Kosten:

Weitere Teilprozesse werden als nicht relevant eingestuft.

AUFGABE:

Ermitteln Sie die Kosten je Bestellung im Prozess „Bestellung von Büromöbeln“!Viel Erfolg wünscht Ihnen

Prof. Dr. Gerhard Heß

Institut für Beschaffungsstrategie