„Aufgaben des Einkaufs werden komplexer und vielfältiger“

Beschaffung aktuell: h&z feiert in diesem Jahr den 20. Geburtstag. Lassen Sie uns anfangs kurz zurückblicken. Was war vor 20 Jahren im Einkauf anders?

Rainer Hoffmann: Vor 20 Jahren war der Einkauf noch eine isoliertere Funktion, er orientierte sich mehr an den rein kaufmännischen Aufgaben, als heute. Im Laufe der Zeit sind weitere Verantwortlichkeiten dazugekommen, die vor allem die strategische Ausrichtung des Unternehmens im Markt und die Zusammenarbeit mit Zulieferunternehmen betreffen. Auch das Thema Innovation treibt viele neue Aspekte im Einkauf.

Thomas Zachau: Vor 20 Jahren war der Einkauf bei Weitem noch nicht so international aufgestellt wie heute. Rückblickend würde ich es Kirchturm-Sourcing nennen. Heute wird, selbst wenn das Unternehmen nur einen deutschsprachigen Standort hat, international eingekauft. Auch wir als Beratung haben uns dazu internationaler aufgestellt: Wir gestalten globale Einkaufsprogramme für Unternehmen. Die großen Programme, die wir unterstützen, sind immer international, oft global. Daher haben auch wir ein internationales Netzwerk an Experten, die uns weltweit unterstützen.

Hoffmann: Was noch hinzu kommt, mit dem Internet und der ständigen Verfügbarkeit von Daten hat die Markttransparenz immens zugenommen. Wenn man heute einkauft ist es prinzipiell egal, ob der Lieferant aus Amerika, aus Asien oder einem anderen Kontinent kommt. Wichtig ist nur, dass das Produkt und die Bedingungen passen.

Beschaffung aktuell: Was hat sich seitdem im Bereich Lieferantenmanagement geändert?

Zachau: Wir haben vor 20 Jahren zum Thema Lieferantenmanagement unseren sogenannten Lieferantenturbo entwickelt: An diesem Grundsatz hat sich bis jetzt nicht viel geändert. Es sind allerdings neue Faktoren dazugekommen, wie das Risk Management – vor 20 Jahren hatte man noch nicht die Möglichkeit, Alerts aus aller Welt zu erhalten. Auch das Thema Innovationen aus dem Lieferantenmarkt zu entdecken, lag nicht als primäre Aufgabe im Einkauf.

Hoffmann: Was das Lieferantenmanagement betrifft, werden die nächsten Jahre interessant, weil es zu einer Philosophieänderung kommen wird: Der gezielte Aufbau und das Management von strategischen Lieferantennetzwerken wird in Zukunft eine entscheidende Rolle spielen.

Bisher kümmert man sich in erster Linie um die Top-Lieferanten. Man versucht, einzelne Bereiche gut zu managen. Zukünftig wird man sich breiter aufstellen. Man managt dann ein Netzwerk von Kompetenzen. Dabei entwickeln sich Zwischenformen von Kaufen und Selbermachen. Dann wird es nicht nur beim Thema Innovationen um Kooperationen gehen, sondern auch bei mittelstrategischen Themen.

Das wird die nächste Generation Lieferantenmanagement. Und dann wird auch unser Lieferantenturbo anders aussehen.

Beschaffung aktuell: Ist der Einkauf für die neuen Aufgaben qualifiziert?

Hoffmann: Die Qualifikation des Einkaufs hat sich insgesamt stark verbessert, aber sie ist bei Weitem noch nicht überall ausreichend.

2006 haben wir die h&z Academy gegründet, weil wir immer wieder von den Kunden angesprochen wurden, die einen Bedarf an modernen Trainings für Einkaufsmethoden und weitergehende Führungsmethoden hatten.

Seitdem bieten wir unternehmensindividuelle Trainingsprogramme an– angefangen von einzelnen Seminaren zu praktischen Anwendungen bis hin zum umfassenden Curriculum, das von der gesamten Einkaufsmannschaft konzernweit durchlaufen wird.

Wir haben zum Beispiel für ein großes DAX30-Unternehmen ein Curriculum aufgebaut, das über vier Kompetenzstufen von der Basis bis ganz nach oben zum Einkaufsleiter reicht. Viele der Trainings werden auch hier cross-funktionaler und orientieren sich an agilen Arbeitsformen.

Zachau: Zurzeit geht der Schulungstrend aber auch wieder hin zur Urleistung des Einkaufs: Verhandeln. Wie verhandelt man richtig?

Die weiterführenden Ansätze, wie zum Beispiel die Spieltheorie oder die 36 Strategien der alten Chinesen sind derzeit stark nachgefragte Themen, weil ein Großteil der Commodities, über die wir reden, inzwischen am Ende der Preissenkung angelangt ist. Und man mit normalen Verhandlungsmethoden nicht mehr weiterkommt. Das ist am Ende – gerade, wenn das Verhandlungsspektrum noch nicht voll ausgereizt ist, die einfachere Lösung, anstatt beispielsweise konstruktiv an das Produkt heranzugehen, indem man das Material oder eine Komponente verändert und es so kostengünstiger macht. Das sind Maßnahmen, die aufwendiger sind als die Verhandlungsmethodik zu ändern.

Hoffmann: Wobei ich glaube, dass man immer weniger über Preise verhandelt. Die großen Unternehmen haben heute Cost-Value-Einheiten, die Ihnen genau sagen können, wie viel ein Produkt in der Herstellung kostet. Dort ist es mühselig nur über den Preis zu verhandeln, es geht vielmehr um Quantitäten, Qualität, Innovationen und Beteiligungen, was genauso verhandelt wird wie ein Preis heute. All das macht das Verhandeln heute vielfältiger und daher viel komplexer.

Beschaffung aktuell: Kann man das auch bei Ihnen lernen?

Hoffmann: Natürlich. Es geht darum, wie man aus der Vielfalt der Hebel eine gute Materialgruppenstrategie entwickelt. Im nächsten Schritt heißt es: Wie entwickle ich so eine Materialgruppenstrategie und setzte sie um? Aber auch: Wie verhandele ich die verschiedenen Aspekte dieser Materialgruppenstrategie? Das geht dann weit über die reinen Kosten hinaus und es betrifft nicht nur den Lieferanten sondern auch die cross-funktionalen Partner des Einkaufs.

Zachau: Eines unserer Trainingsprogramme, das wir interessanterweise bei einem Kunden durchführen, der nach öffentlichen Gesetzen vergibt, beinhaltet genau diese strategischen Aspekte. Dort durchläuft jeder Commodity-Manager ein insgesamt 18-tägiges Training: von der Materialgruppenstrategie über die Arten der Zusammenarbeit und dann ganz am Schluss auch noch ein Modul über Verhandlung. Solche Trainingsmodelle ziehen sich über drei bis vier Monate.

Beschaffung aktuell: Sie sind ja nicht nur in Sachen Einkauf unterwegs. 2012 kam es zur Gründung von rpc, einem Joint Venture der BMW Group und h&z. Dabei geht es ja vor allem um den Vertrieb.

Hoffmann: Bei rpc sind inzwischen 300 Menschen beschäftigt. Das ist so mit den Töchtern, die einem über den Kopf wachsen.

Bei h&z dreht sich ungefähr die Hälfte unserer Aktivitäten um den Einkauf und Themen in der Nähe des Einkaufs. Die andere Hälfte beinhaltet verschiedene Operations-Themen, wie zum Beispiel Supply-Chain-Optimierung, Logistikoptimierung und Servicethemen oder dann mehr strategische und ganzheitliche Projekt zur Optimierung von Gesamtunternehmen.

Natürlich gibt es Diskussion, ob wir uns nicht auf Einkauf fokussieren sollten. Vor allen Dingen nachdem es jetzt einige Einkaufsberatungen in Deutschland nicht mehr gibt. Allerdings profitieren alle – wir und unsere Kunden – gerade von unserer Themenvielfalt. Um sich als Einkauf mehr ins Unternehmen einbinden zu können, ist es sehr hilfreich, sich auch in Technik, in Qualität oder in Entwicklungsprozessen auszukennen. So ist man in der Lage, Vorgänge anders, von außen zu betrachten und zu beurteilen.

Beschaffung aktuell: Was kann der Einkauf vom Vertrieb lernen? Ist das bei h&z ein Thema?

Zachau: Natürlich haben wir Seminare gemacht: Was kann der Einkauf vom Vertrieb lernen? Dazu haben wir dann einen Vertriebsleiter eingeladen. Aber auch andersherum: Was kann der Vertrieb vom Einkauf lernen? Um Vertriebsleiter mal zu schulen: Was denkt eigentlich so ein Einkauf? Da sind wir sehr nah an der Schnittstelle und können gut von der einen Seite zur anderen Seite springen.

Beschaffung aktuell: Jetzt verkauft BMW ja die meisten Autos im Bereich Consumer. Ist da nicht eine ganz andere Ansprache gefordert, als im B2B-Geschäft?

Hoffmann: Sicherlich bestehen Unterschiede zwischen B2C und B2B, aber zukünftig werden auch Themen wie Customer Experience und Customer Journey das B2B-Geschäft treiben. Vielleicht nicht so schnell in der Durchdringung wie im B2C Geschäft, aber sicher mit der gleichen Schlagkraft.

Zachau: Im B2B hat man nicht nur einen Kunden, sondern ein ganzes Unternehmen, das meistens durch eine Gruppe von Leuten repräsentiert wird. Es ist um ein Vielfaches schwieriger herauszufinden, wer der tatsächliche Entscheider in dem Unternehmen ist bzw. welche Gruppe von Menschen letztendlich die Entscheidung trifft. Daran schließt sich die Frage: Mit was für Typen von Menschen habe ich auf der anderen Seite zu tun? Wie überzeuge ich die am besten von mir? Auch diese psychologischen Aspekte spielen in unseren Strategieseminaren eine Rolle.

Beschaffung aktuell: Welche Rolle spielt bei Ihnen in der Beratung die Digitalisierung? Gibt es Tools, die Sie einsetzen?

Hoffmann: Die Nutzung von Technik und von Tools nimmt natürlich stark zu: Aktuell sind Data-Analytics-Themen vorne. Die müssen unsere Berater einfach beherrschen. Damit kann man große Mengen von Daten handeln, auswerten und Schlussfolgerungen ziehen. Diese Funktion war vor drei, vier Jahren noch nicht so ausgereift. Aber Digitalisierung hört da nicht auf, sondern geht da los und viel weiter als nur Analytics.

Beschaffung aktuell: Fragen die Kunden noch nach Einkaufstools?

Zachau: Wir haben einen CPO-Circle, der sich zweimal im Jahr trifft. Beim letzten Treffen stand auf der Agenda die Frage nach den im Einsatz befindlichen Einkaufstools. Daraus entwickelte sich eine so rege Diskussion, dass wir diesen Punkt dem gesamten nächsten CPO-Meeting widmen werden. Daran sieht man, wie stark die Einkaufsleiter für diese Problematik brennen.

Hoffmann: Mittlerweile gibt es in vielen Unternehmen Digitalisierungsprogramme. Der Chief Digital Officer oder auch CEO verlangt, dass jede Funktion ein digitales Konzept entwickelt. Dabei ist es nicht einfach, den Überblick zu behalten: Was kommt da gerade auf den Markt? Was ist relevant? Wie kann das helfen?

Auf der einen Seite fahren viele Leute nach Silicon Valley und kommen mit der Meinung zurück, man könne alles in sechs Wochen implementieren. So lange bis man merkt, dass man in einem traditionellen Unternehmen ist, wo die Daten noch nicht so ganz zusammenpassen. Und dann gibt es natürlich noch ganz viele Startups, junge Firmen, die Programme rausbringen.

Beschaffung aktuell: Haben Sie da noch den Überblick?

Hoffmann: Dank unserer umfangreichen Projekte, in denen wir eine Vielzahl von zur Verfügung stehenden Software-Tools analysieren, haben wir da einen sehr guten Überblick. Aber auch uns passiert es manchmal, dass wir denken: okay, schon wieder was Neues.

Inzwischen reicht es nicht mehr aus, halbjährlich auf den Markt nach neuer Software oder Weiterentwicklungen zu schauen. Das muss jetzt monatlich oder wöchentlich erfolgen.

Zachau: Mit der Digitalisierung verändert sich auch die Beratung: Meist kam man zum Kunden und sagte: Was ist das Problem? Wir lösen dein Problem.

Immer öfter zeigen wir den Kunden erst auf, welche Möglichkeiten es inzwischen überhaupt gibt und was man damit machen kann. Damit ist der erste Teil eines Projekts für den Kunden eher inspirierend. Danach kann man diskutieren, welche Strategie zu dem jeweiligen Unternehmen passt. Da sind wir als Berater in der Zukunft viel mehr gefragt mehr Input zu liefern, um nicht nur Probleme zu lösen, sondern auch die Opportunitäten aufzuzeigen.

Gleichzeitig muss man auch sagen, dass mehr Judgement gefragt ist. Denn viele von den Tools, die heute herauskommen, verschwinden wieder. Welche Bestand haben werden – isoliert oder integriert – kann heute niemand auf die Schnelle vorhersagen. Trotzdem muss man sich entscheiden, damit ein gewisses Risiko eingehen, aber auf der anderen Seite auch flexibel bleiben.

Das ist heute anders als vor wenigen Jahren, als man zwischen zwei, drei großen Lösungsanbietern entscheiden konnte und eigentlich ziemlich sicher geglaubt hat – obwohl das schon damals nicht ganz richtig war –, dass die langfristig im Einkauf eine Rolle spielen werden. Heute habe ich eine Riesenauswahl. Von denen wird aber wahrscheinlich ein nicht geringer Anteil in ein, zwei Jahren nicht mehr in der Form am Markt sein.

Beschaffung aktuell: Wie ist Ihre Erfahrung: Funktioniert tatsächlich immer alles, was die Anbieter versprechen?

Zachau: Es gibt solche und solche. Manche, da funktioniert es erstaunlich gut. Es gibt ja inzwischen diesen schönen Begriff Co-Creation, zusammen mit dem Kunden. Die Leute haben eine Idee, die wird dann mit dem Kunden entwickelt.

Beschaffung aktuell: Auf Ihrer Homepage liest man bei Ihnen, dass es einen neuen Typ Einkäufer braucht. Wie sieht der denn aus?

Zachau: Der Einkäufer heute ist mehr technisch geprägt. Vor 20 Jahren hat er eine Spezifikation bekommen und abgewickelt. Er war Teil einer Prozesskette. Viele Einkäufer sprachen von ihren internen Kunden, für den sie einen Service erbrachten. Hoffmann: Ich habe noch nie jemanden aus dem Vertrieb getroffen, der gesagt hätte: Ich bin hier nur der Service-Dienstleister, der die Produkte verkauft. Ich glaube, inzwischen sollten sich die Einkäufer so emanzipiert haben, dass sie auf Augenhöhe mit dem anderen Prozesspartner stehen und vernetzt mit ihren internen wie externen Partnern zusammenarbeiten.

Beschaffung aktuell: Warum wird der Einkauf häufig als Zwischenstation betrachtet?

Hofmann: Wenn ich 20 Jahre zurückdenke, war der Einkauf in vielen Unternehmen ein ganz verschworener Kreis nach dem Motto: einmal Einkauf immer Einkauf. Ich glaube, dass das Unternehmen gut daran tut, indem es viel offensiver den Austausch zwischen den Fachabteilungen sucht, also Leute aus anderen Funktionen in den Einkauf wechseln und umgekehrt. Einkauf ist eine Fachfunktion, für die immer mehr Know-how gebraucht wird. Hier ist sowohl technisches als auch rechtliches Wissen und eine Reihe anderer spannender Fähigkeiten gefragt.

Beschaffung aktuell: Es ist viel die Rede von crossfunktionalen Einkaufsteams. Wie weit sind da die Unternehmen?

Zachau: Es gibt viele Unternehmen, die das sehr gut umsetzen. Die großen technologisch orientierten Unternehmen wissen auch, dass sie gar nicht mehr anders können. Das Arbeiten in crossfunktionalen Teams fordert ein grundsächliches Umdenken in den Abteilungen, den Willen sich zu öffnen und partnerschaftlich zusammenzuarbeiten. Das ist nicht immer einfach.

Beschaffung aktuell: Aber wie sieht es mit der Früheinbindung des Einkaufs aus?

Hoffmann: Beim Thema Früheinbindung des Einkaufs trifft man auf sehr große Unterschiede. Vor allem bei der Frage, wer letztendlich über den Lieferanten entscheidet, gibt es noch Potenzial. Zwischen den entscheidungskompetenten Sourcing Committees und den crossfunktionalen Teams, die vorweg die Arbeit gemacht haben, ist noch ein erheblicher Bruch. Manchmal fehlt es einfach noch an der Durchsetzungspower des Einkaufs.

Beschaffung aktuell: Woran liegt es?

Zachau: Meist ist das eine Frage der Unternehmenskultur. Man kann schnell ein Tool implementieren oder eine Lösung für ein Problem finden, sogar kurzfristig Kosten senken, aber die Kultur eines Unternehmens oder des Einkaufs zu ändern, ist eine langjährige Angelegenheit und bedarf eines gutes Umfelds, wie eines Vorstands, der das Thema vorantreibt.

Beschaffung aktuell: Wie wird der Einkauf in Zukunft aussehen?

Zachau: Von Bill Gates stammt das Zitat: „Wir überschätzen immer die mögliche Veränderung der nächsten zwei Jahre und unterschätzen die mögliche Veränderung der nächsten 10 Jahre!“ Und ich glaube, das trifft auch hier zu. In zwei Jahren werden wir immer noch im Prinzip genauso einkaufen wie heute. Wir werden ein paar mehr Tool-Lösungen haben. Wir werden vielleicht über ein Stück durchgängigere Digitalisierung verfügen. Wir werden sicher eine noch bessere Transparenz haben und die ersten wirklich gut funktionierenden Big-Data-Analytics-Unterstützungen für den Einkauf laufen. Das wird sicher passieren.

Aber da wird noch nicht der Einkauf fundamental neu aufgestellt sein, bzw. die Organisation sich fundamental verändert haben. Da reden wir von einer Frist von vier bis sieben Jahren, um mal nicht auf die zehn von Bill Gates zu springen.

Es gibt heute schon Einkäufer und Einkaufsleiter, die weit vorausdenken und die genau solche Punkte aufgreifen: Welche Teile meines Einkaufs verschwinden, weil sie komplett automatisiert werden? Welche Teile des Einkaufs werden ganz anders unterstützt als heute und müssen deswegen strategischer werden? Und das wird es auch geben: Welche neuen zusätzlichen Aufgaben werde ich als Einkauf wahrnehmen müssen? Was muss ich dafür an Kompetenzen aufbauen und wie? Und wie sieht dann meine Organisation aus?

Für uns sind das die spannendsten Fragestellungen, die auch sicher unternehmensindividuell beantwortet werden müssen.

Hoffmann: Ich glaube schon, dass die Aufgabe des Einkaufs komplexer und vielfältiger werden wird, weil der Anteil der strategischen Aufgaben wachsen wird und weil die operativen Tätigkeiten heute schon oft automatisiert sind. Darüber hinaus werden zukünftig auch die taktischen Aufgaben wie Ausschreibungen automatisiert werden. Also wird sich der Einkauf mit anderen Dingen beschäftigen, wie zum Beispiel mit IP-Rechten, Daten, Software, Kollaboration und Innovation. Die Aufgaben des Einkaufs werden auf jeden Fall spannender und vielfältiger werden. Und damit die Aufgaben der Einkaufsberatungen auch. Wir freuen uns auf die nächsten zehn Jahre Einkauf mit allen Lesern.

Beschaffung aktuell: Vielen Dank für das Interview.

Das Gespräch führte Sabine Schulz-Rohde, verantwortliche Redakteurin,
Beschaffung aktuell.

Unsere Webinar-Empfehlung

Webinar: Beschaffung aktuell

Websession Nachhaltigkeit im Einkauf 2023

In unserer Websession „Nachhaltigkeit im Einkauf“ geben Unternehmen best practices und stellen ihre Strategien und Lösungen rund um das Thema Nachhaltigkeit im Einkauf vor.

• Mehr lesen