Bestellprozesse optimieren – Kosten senken

Wo genau muss man ansetzen, um die Versorgung mit Büromaterial zu optimieren, Kosten bei den Bestellprozessen einzusparen und lässt sich der Erfolg auch messen? Office Depot hat hierzu eine Methodik entwickelt, mit der sich die Kosten der Bestellvorgänge genau darstellen lassen. Zusätzlich lässt sich auch präzise analysieren, wo und wie langfristig eingespart werden kann. Grundlage für die Methodik ist die konkrete Berechnung der tatsächlichen Prozesskosten durch Office Depot. In diese Berechnung fließt u. a. der durchschnittliche Zeitaufwand für Telefon- bzw. Faxbestellungen ein sowie die Anzahl an Bestellungen, die monatlich vorgenommen werden.

Aber auch der Aufwand für Warenannahme, Verteilung und Rechnungsstellung wird analysiert. Den errechneten Kosten werden dann die Kosten verschiedener Optimierungsmaßnahmen gegenübergestellt. Dadurch lässt sich auf einen Blick erkennen, welche Potenziale welche Optimierungsmaßnahmen für das jeweilige Unternehmen mit sich bringen. „Wir nehmen den gesamten Einkaufprozess unter die Lupe und erarbeiten auf Basis der Ergebnisse gemeinsam mit dem Kunden die für sein Unternehmen beste Strategie“, erklärt Marten Wittler, Sales Director Office Depot Deutschland, das Vorgehen.

Einsparmöglichkeiten. Fast immer bietet die elektronische Beschaffung eine bedeutende Einsparmöglichkeit beim C-Teile-Einkauf. Webshops, individualisierte Einkaufslisten oder spezielle, in die Unternehmenssoftware eingebundene E-Procurement-Systeme verringern den Bestellaufwand erheblich. Gleichzeitig ist es für den Lieferanten einfacher und schneller, elektronische Bestellungen zu bearbeiten als solche per Fax oder Telefon.

Neben nachhaltigen Einsparungen entstehen für Unternehmen beim E-Procurement weitere Vorteile, wie Schnelligkeit, besseres Informationsmanagement und Kostentransparenz. „Durch die Automatisierung der Prozesse und die Reduzierung der Lieferantenanzahl lassen sich Fehler im gesamten Beschaffungsprozess minimieren“, so Wittler. Die Optimierung der Beschaffung von Büroartikeln über das Internet gehört zu den strategischen Schwerpunkten von Office Depot und ist eine der Kernlösungen im sogenannten Economic Office – dem kostenbewussten Büro. Je nach Bedarf eines Unternehmens kann die elektronische Beschaffung über eine einfache Web-Shop-Bestellung bis hin zur ganzheitlichen, individuellen E-Procurement-Lösung abgewickelt werden. Diese wird direkt in das Informationssystem des Unternehmens integriert, beispielsweise mittels SAP- oder Oracle-Schnittstelle.

Mindestbestellwerte helfen senken. Ein weiterer entscheidender Vorteil des E-Procurement ist die Möglichkeit, Menge und Inhalt der Bestellung zu kontrollieren. Der Webshop kann z. B. so eingerichtet werden, dass der Mitarbeiter auf vorgegebene Mindestbestellwerte aufmerksam gemacht wird und kleinere Bestellmengen sogar ganz gesperrt werden. Dies ist ein wichtiger Hebel bei der Senkung der Prozesskosten: „Durch die Einführung von Mindestbestellwerten lässt sich die Anzahl an Bestellungen und damit der Zeitaufwand erheblich reduzieren“, erklärt Wittler. Gleichzeitig erhöht sich beim E-Procurement die Transparenz bei den Bestellungen. Während Bestellungen per Fax oder Anruf kaum nachvollziehbar sind, können Unternehmen beim E-Business erkennen, was und wie viel bestellt wurde. Für das Reporting und die Erfolgskontrolle ist das entscheidend.

Der Erfolg einer elektronischen Beschaffungslösung hängt allerdings auch wesentlich davon ab, ob die Mitarbeiter diese tatsächlich nutzen. Wie bei allen Veränderungen ist es daher wichtig, die Anwender von den Vorteilen der Umstellung zu überzeugen. Besondere Herausforderung: Gerade in der C-Teile-Beschaffung sind sehr viele Mitarbeiter eines Unternehmens in Bestellprozesse involviert. Beispielsweise werden Büromaterialien oftmals nicht nur von entsprechenden Einkäufern, sondern nebenbei auch von Sekretären oder Assistenten der Geschäftsführung bestellt. „Das Ganze steht und fällt oftmals mit der Akzeptanz einzelner Mitarbeiter. Eine Sekretärin, die über Jahre Büromaterial im Katalog angekreuzt und per Fax bestellt hat, möchte dies auch weiterhin so machen“, erklärt Wittler. „Hier geht es auch um Überzeugungsarbeit.“ Jeder betroffene Mitarbeiter muss daher bei einer Umstellung auf elektronische Beschaffung entsprechend geschult und von der Vereinfachung überzeugt werden. „Wenn nur die Hälfte der Mitarbeiter auf die neue elektronische Beschaffung umsteigt, der Rest aber weiter die aufwendige händische Bestellung vornimmt, bringt das nur wenig Fortschritt für das Unternehmen“, so Wittler. Neben Schulungen sind deshalb auch Kontrollen und Reportings, in denen Verbesserungspotenziale aufgezeigt werden, enorm wichtig.

Die Sika-Gesellschaften in der Schweiz setzen bei der Reduzierung ihrer Prozesskosten von Büromaterial auf die TCO-Methodik von Office Depot. Die Berechnung ergab, dass Sika durch eine kontinuierliche Optimierung der Bestellprozesse im Office Segment innerhalb von drei Jahren die Prozesskosten um 40 Prozent reduzieren kann. Ein entscheidender Optimierungsschritt war die Umstellung auf die elektronische Bestellung. Im Office-Depot-Webshop werden alle Ausschreibungsprodukte von Sika in Einkaufslisten geführt. Ohne aufwendige Suche lassen sich die benötigten Artikel direkt in den Warenkorb ziehen.

Die E-Lösung bei Sika beschleunigt nicht nur die Bestellprozesse, sie entlastet auch die Buchhaltung erheblich. Wo früher Rechnungen den Kostenstellen zugeordnet oder korrigiert werden mussten, landet jetzt alles automatisch auf dem richtigen Schreibtisch. Denn das Shopsystem ist mit allen Informationen der jeweiligen Kostenstelle, von der bestellt wurde, hinterlegt. Einkauf und Buchhaltung kommen nur noch mit dem Büroeinkauf in Kontakt, wenn Artikel außerhalb des Sortimentes bestellt werden oder Probleme auftreten. Auch die Bestellhäufigkeit wird mit dem E-Shop kontrolliert: Einkäufer werden darauf hingewiesen, wie viel sie noch bestellen müssen, bis sie einen Mindestbestellwert von 30 Franken erreicht haben. Dadurch konnte die Bestellhäufigkeit deutlich gesenkt werden. www.sika.com