Bei vielen Bestellungen und Anfragen müssen Lieferanten Zeichnungen und andere Dokumente wie Qualitätsrichtlinien und AGBs mitgeschickt werden. SAP gibt diese Dokumente zu einem Material aber nicht automatisch zusammen mit der Bestellung aus. Stattdessen müssen sie manuell gesucht und zu der Bestellung hinzugefügt werden. Die techdocpro-Integration der Advanced Software GmbH schließt diese Lücke und macht Bestelltransaktionen aus SAP damit einfacher und schneller. SAP-Anwender profitieren von der Eliminierung der bislang notwendigen manuellen Tätigkeiten und der damit verbundenen Fehlerquellen. Gleichzeitig bleiben trotz automatisierter Zusammenstellung der Bestellung mit Zeichnungen und Dokumenten individuelle Eingriffe bzw. Genehmigungsverfahren möglich.
Die techdocpro-Integration fügt sich nahtlos in die SAP-Nachrichtensteuerung ein, mit der Bestellungen, Anfragen und Bestell-Mahnungen ausgegeben werden. Das Programm analysiert das zu bestellende Material und löst gegebenenfalls die daran hängenden Stücklisten auf. Die Auflösungstiefe und -art der Stücklisten ist dabei durch den Anwender konfigurierbar. Alle mit den Materialien und Stücklisten verbundenen Dokumente werden festgestellt und in die Bestellung übernommen. Zusätzlich können weitere SAP-Dokumente konfiguriert werden, aus denen die jeweils aktuellen AGBs oder andere wichtige Dokumente der Bestellung beigefügt werden.
Als Ergebnis der Bestellung entsteht eine PDF-Datei, die alle Bestellformulare, ein aussagekräftiges Inhaltsverzeichnis, die Zeichnungen und die sonstigen Dokumente enthält. Diese Datei kann als Anhang an eine E-Mail versendet, gedruckt oder in einen Ordner exportiert werden. Entscheidet sich der Anwender für den Versand per E-Mail, wird die Adresse des Ansprechpartners bei dem entsprechenden Lieferanten aus dem SAP-Lieferantenstamm geholt. Der Betreff der E-Mail sowie auch der Text ist frei konfigurierbar und kann neben festen Textbausteinen auch Platzhalter für Metadaten enthalten (z. B. Bestell-Nr., Name des Auftraggebers etc.). Der Versand der E-Mail kann auf zwei Wegen erfolgen: entweder direkt per SMTP vom TDP-QueueServer oder die fertig erstellte Mail wird in den Outlook-Ordner „Entwürfe“ des Einkäufers abgelegt. sas
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