Die Entwicklung des Einkaufs durch die Einführung einer E-Procurement Software

Mit der Einführung einer E-Procurement-Katalog-Software speziell für die Beschaffung von C-Teilen, die nicht produktionsrelevant sind, werden oft die Begriffe „Prozessoptimierung“ und „Kostensenkung“ verbunden. Diese Tatsache wird von zahlreichen Autoren gestützt, die sich mit dem Thema E-Procurement und seinen Vorteilen für Firmen beschäftigt haben. Im Nachfolgenden finden sich Auszüge aus einer Masterarbeit zur elektronischen Beschaffung.

Im Detail stecken hinter Begriffen wie „Prozessoptimierung“ und „Kostensenkung“ für Firmen die Möglichkeiten, ihre nicht produktionsrelevanten C-Teile-Bestellungen zu bündeln, Lieferanten zu konsolidieren oder den gesamten Beschaffungsprozess transparenter zu machen und das sogenannte „Maverick Buying“ zu unterbinden (Hawking, Stein, Wyld, & Foster, 2004; Mauti Mose, Muranga Njihia, & Obara Magutu, 2013; Vaidya, Sajeev, A. S. M., & Callender, 2004)

Jedoch wird ein anderer interessanter Aspekt, der sich Unternehmen durch eine E-Procurement-Katalog-Software-Einführung ergibt, häufig nicht erwähnt. Die Einführung einer solchen Software kann ebenfalls die Entwicklung einer Einkaufsfunktion fördern, wodurch Vorteile für das gesamte Unternehmen entstehen können. Ein besonders bekanntes Modell, das verschiedene Entwicklungsstufen einer Einkaufsfunktion darstellt und beschreibt, ist das 4-Stufen-Modell, das auf den Theorien von Reck und Long (1988) basiert. Hierbei entwickelt sich eine Einkaufsfunktion von einer rein operativ handelnden Einheit, hin zu einer absolut strategisch agierenden Einheit, die einen hohen Stellenwert innerhalb des Unternehmens besitzt. Die verschiedenen Stufen können wie folgt kurz beschrieben werden:

1. Die erste Stufe beschreibt die Einkaufsfunktion als eine rein operativ handelnde Einheit, die keinerlei strategische Aufgaben erfüllt. Zur Leistungsmessung des Einkaufs wird die Anzahl an bearbeiteten Bestellungen analysiert.
2. Der Einkauf kann sich durch den Einsatz neuer Informationssysteme mehr Freiraum schaffen und somit erste strategische Aufgaben übernehmen. Die Leistung des Einkaufs wird bspw. gemessen an der Summe von reduzierten Kosten.
3. Der Einkauf wird eine unterstützende Einheit bzgl. der Realisierung der gesamten Firmenstrategie dadurch, dass die operativen Aufgaben nahezu komplett ausgelagert wurden und der Fokus auf der Bearbeitung von strategischen Aufgaben liegt.
4. Der Einkauf gestaltet die Wettbewerbsstrategie des gesamten Unternehmens aktiv mit, ist gänzlich vernetzt mit allen Bereichen des Unternehmens und hilft bei der Umsetzung der entworfenen Wettbewerbsstrategie. Der Einkauf trägt somit dazu bei, die Wettbewerbsposition des Unternehmens zu stärken.

Vereinfachung durch Software

Eine E-Procurement-Katalog-Software, die lediglich für die Beschaffung von nicht produktionsrelevanten C-Teilen genutzt wird, kann einer Einkaufsfunktion helfen, sich sicher von Stufe 1 des beschriebenen Modells, zu Stufe 2 weiterzuentwickeln. Der Hauptgrund dafür ist, dass eine e-Procurement Software die operativen Tätigkeiten, die mit der Bestellung eines C-Teils anfallen, dezentralisiert und direkt an den Bestellauslöser überträgt. Folglich braucht ein Einkäufer seine kostbare Arbeitszeit beispielsweise nicht mehr darauf zu verwenden, zeitaufwendige Korrekturen von Bestellfehlern vorzunehmen, sondern kann seine Zeit nutzen, um zum Beispiel detaillierte Markt- und Lieferantenanalysen durchzuführen, die einen entscheidenden Mehrwert für ein Unternehmen bieten.

Darüber hinaus kann in manchen Fällen die Einführung einer E-Procurement-Software, als weiterer Baustein für die Entwicklung einer Einkaufsfunktion dazu führen, dass eine Einkaufsfunktion eines Unternehmens sogar die dritte Stufe des insgesamt 4-stufigen Modells nach Reck und Long (1988) erreicht.

Abschließend kann daher festgestellt werden, dass bei der Einführung einer E-Procurement-Katalog-Software nicht nur Kosten gesenkt und Prozesse effizienter gestaltet werden können, sondern auch die Entwicklung einer gesamten Einkaufsfunktion vorangetrieben werden kann. Des Weiteren resultiert aus einer reifen Einkaufsfunktion eine strategisch wertvolle Einheit, die einem Unternehmen helfen kann, seine Wettbewerbsvorteile zu stärken.

Maximilian Koller

Der Autor

absolvierte in 2016 erfolgreich sein Masterstudium im Fach „International Management“. Sein Interesse für die Bereiche Einkauf und Logistik brachte ihn dazu, sich in seiner Abschlussarbeit näher damit auseinanderzusetzen. Mithilfe von simple system konnte Koller Erkenntnisse darüber gewinnen, welchen Einfluss ein E-Procurement-Katalog-System auf die Kosten- und Weiterentwicklung des Einkaufs haben kann.

Maximilian Koller

Unsere Webinar-Empfehlung