Einfachheit ist das A und O

Wenn es um die Koordinierung der Warenwirtschaft oder das Verfassen konkreter Angebote geht, nutzt die Maletz & Esser GmbH aus Düren eine modulare PPS-Software für den Stahl- und Apparatebau. Für die zusätzlichen bürointernen Arbeitsabläufe suchte man eine Lösung mit klarem Anforderungsprofil: „Einfachheit ist das A und O, denn ich möchte mich nicht lange mit komplizierten Benutzerhandbüchern rumschlagen“, so Geschäftsführer Reinhard Meyer. Und so überzeugte ihn das Dokumentenmanagementsystem (DMS) Elemenz von BCT Deutschland.

„Unser DMS soll unseren Kunden helfen, ihre Arbeitszeit effizienter zu nutzen sowie Kosten, Zeit und Nerven zu sparen“, erklärt Romy Farber, Business Manager bei BCT Deutschland. So ist die webbasierte Nutzeroberfläche der Software auf die wesentlichen Anwendungen reduziert: Alle digitalisierten Dokumente werden innerhalb des Systems in vordefinierten und veränderbaren Hauptordnern sowie in themenspezifischen Reitern gespeichert. „Nach diesem Schema können in Office erstellte Dokumente sowie PDFs und E-Mail-Korrespondenzen kategorisiert werden“, so Farber. Sogar die im PPS-System erzeugten Dokumente werden im DMS verwaltet. Das Ergebnis: eine einheitliche Aktenführung projektrelevanter und mitarbeiterbezogener Unterlagen.

Intuitive Dokumentenverwaltung

Doch zunächst müssen die Papierdokumente in digitaler Form vorliegen. Dies erfolgt bei Maletz & Esser mithilfe des Scan Client, einer Software, die auf einem stationären Scanner, der Kodak Scan Station, installiert ist. Wie bisher werden alle Papiere manuell sortiert – entsprechend der Ordner, in denen sie abgelegt werden sollen. Die Touchscreenoberfläche des Scanners entspricht dabei der Ordnerstruktur des DMS, sodass der Speicherort des einzuscannenden Dokuments bereits vor dem eigentlichen Digitalisierungsvorgang ausgewählt werden kann. Dadurch wird das Ablegen der Dokumente im DMS merklich beschleunigt. „Und auch das Wiederfinden ist dank der intuitiven Suchfunktion besonders schnell möglich“, ergänzt Meyer. Wie bei einer Onlinesuchmaschine gibt er in die Eingabeleiste des DMS ein Stichwort oder auch ganze Sätze ein. Die integrierte Autokorrektur sorgt dafür, dass Tippfehler behoben werden. Zusätzliche Filter grenzen die Suche weiter ein. Diese kann wahlweise im gesamten System erfolgen, wenn etwa nach allen projektrelevanten Dokumenten gesucht wird, oder gezielt in einem Ordner. Anschließend können alle Suchergebnisse nach Relevanz sowie nach auf- oder absteigendem Datum sortiert werden.

Anders als bei vergleichbaren Datenbanken, die er bereits kennenlernte, waren keine langen Mitarbeiterschulungen nötig, um das DMS in die internen Arbeitsabläufe seines 17-Mann-Unternehmens zu integrieren. Hauptnutzer sind neben der Geschäftsführung und der Vertriebsmitarbeiter die beiden kaufmännischen Angestellten im Büro. „Damit alle den Überblick über aktuelle Projektstände behalten bzw. diese besser nachvollziehen können, können Dokumente mit konkreten Arbeitsanweisungen oder mit Hinweisen zur Wiedervorlage und zu festgelegten Deadlines versehen werden“, erklärt Farber weitere Nutzungsmöglichkeiten. „Die Software hilft somit zusätzlich dabei, Zeitpläne und Fristen einzuhalten.“ Als praktisch erweist sich zudem, dass Meyer sich für die cloudbasierte Variante des DMS entschieden hat: Um die Wartung der Software kümmern sich IT-Profis des Rechenzentrums aus Jena, auf deren Servern die Daten sicher gespeichert sind. Und Farber ergänzt: „Wir arbeiten mit einem deutschen Cloud-Provider zusammen, sodass wir unseren Kunden einen transparenten und sicheren Verbleib ihrer Daten gewährleisten können. Bestätigt wird dies anhand der Zertifizierungen ISO 27001 und ISO 9001.“ sas