Mehr als 650 000 unterschiedliche Teile rufen die Kunden des Ersatzteillieferanten für Unterhaltungselektronik und Haushaltsgeräte ASWO jährlich ab. Um jederzeit einen hohen Servicegrad und eine garantierte Termintreue einzuhalten, setzt das europaweit tätige Unternehmen auf eine Optimierungssoftware.
Im Herbst und Winter wird Unterhaltungselektronik am häufigsten genutzt und repariert, dann erwirtschaftet ASWO den Großteil seines Umsatzes. In den Sommermonaten dagegen werden Reparaturen bei Stereoanlagen lieber aufgeschoben. Auf der anderen Seite schwächeln Kühlschrank und Gefriertruhe gerne in den heißesten Wochen des Jahres. Andere Geräte, wie beispielsweise Waschmaschinen werden wiederum unabhängig von der Jahreszeit defekt und müssen dann schnellstmöglich repariert werden.
Die Kunden ordern Ersatzteile für Gefriertruhen, Stereoanlagen oder Smartphones daher das ganze Jahr über – und erwarten diese innerhalb kürzester Zeit. Mit dem wachsenden Teilespektrum stieß das bisher genutzte Warenwirtschaftssystem dabei an seine Grenzen.
Eine spezialisierte Software sollte dabei unterstützen, die Bestände und Bestellprozesse zu optimieren: „Unser Warenwirtschaftssystem stieß an seine Grenzen und es war schnell klar, dass die Lösung unserer Probleme in einer Add-on-Software bestand, die aus der
wachsenden Datenmenge möglichst exakte Prognosen für die benötigten Teile errechnen kann. Der Anspruch war, unseren Kunden Liefertreue zu garantieren und gleichzeitig möglichst wenig Lagerfläche besetzen zu müssen. Von einem befreundeten Unternehmen ist uns die Software addOne von Inform empfohlen worden, die nach intensiven Vergleichen alle unsere Anforderungen erfüllte“, erläutert Andreas Kuhlmann, General Manager Purchasing and Product Management bei ASWO.
Die Mitarbeiter planen heute sämtliche Vorgänge mit addOne. In der Software sind mehr als 650 000 Artikel angelegt, die entweder im eigenen Lager vorrätig sind oder bei einem von zahlreichen Partnern angefordert werden. Mithilfe mathematischer Algorithmen werden die Bedarfe automatisch ermittelt, sodass die Prozesse in der Disposition heute effizient ablaufen. Bei 3000 eingehenden Bestellungen täglich konnte die Liefertreue in nur eineinhalb Jahren um fünf Prozent gesteigert werden.
Ihren Beitrag zum Erfolg leisten auch die Auswertungsfunktionen der Software: „Gerade für einen guten Überblick über den Einkauf sind wir immer wieder auf verschiedene Planungsdaten angewiesen. Früher mussten wir dafür einen Antrag bei unserer EDV-Abteilung stellen. Heute können wir die Listen, die wir im Tagesgeschäft auch einmal recht kurzfristig benötigen, über die verschiedenen Selektionsmöglichkeiten selbst erstellen. Das spart Zeit und Organisationsaufwand“, beschreibt Kuhlmann.
Während Fernseher und andere Elektrogeräte früher viele Jahre lang in Gebrauch waren und in der Regel erst lange nach Erscheinen auf dem Markt repariert werden mussten, ist der Lebenszyklus der Produkte heute viel kürzer: „Heute wird so gut wie nur noch in der Garantiezeit repariert, also innerhalb der ersten zwei Lebensjahre eines Geräts. Wird es später defekt, lohnt sich eine Reparatur kaum noch und der Nutzer kauft sich meist ein inzwischen neu erschienenes Produkt“, sagt Kuhlmann. Das bedeutet, dass ASWO bei neuen Elektroprodukten in kurzer Zeit eine hohe Anzahl an Bestellungen abwickeln und teilweise riesige Mengen eines Ersatzteils innerhalb weniger Tage liefern muss. Gleichzeitig muss die Gefahr von Überbeständen berücksichtigt werden, da die Teile mit einer neuen Version des Gerätes oft nicht mehr verwendet werden können: „Das neueste Update von addOne ermöglicht uns, für die entsprechenden Artikel Prognosen auf Wochenbasis zu erstellen. Damit sind wir noch flexibler und verfügen über eine bessere Reaktivität. Dies ist ein entscheidender Vorteil für uns – und unsere Kunden, die sich auf eine schnelle Reparatur ihres Geräts verlassen können“, freut sich Kuhlmann.
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