Die Sensibilität für die Sicherheit ist bei Geschäftsreisenden in den vergangenen Jahren zweifellos gestiegen. Einige Traveldienstleister, in diesem Beispiel Egencia, stellen Empfehlungen und Informationen zum reibungslosen Ablauf des Business Trips zur Verfügung.
Es ist völlig egal, ob die Geschäftsreise von Ihnen persönlich, von der Reisestelle des Unternehmens oder von einem Dienstleister gebucht worden ist. Immer gibt es einige Punkte zu beachten, die zur Sicherheit während der Reise beitragen können.
- Es ist ratsam, größere Hotels in Innenstadtnähe auszuwählen, um längere Fußwege (besonders abends) zu vermeiden.
- Die Mietwagenreservierung sollte möglichst vom Heimatland aus getätigt werden. Besonders empfehlenswert ist hierbei, sich ein eher unauffälliges Modell auszusuchen.
- Denken Sie an ausreichenden Reisegesundheitsschutz (Reisekrankenversicherung, Impfungen, etc.).
- Überprüfen Sie vor jeder Geschäftsreise die Gültigkeit Ihres Reisepasses (viele Länder verlangen eine Gültigkeitsdauer von mindestens sechs Monaten bei Einreise) und prüfen Sie, ob für ihr Zielland Visa- vorschriften vorliegen. Die Visaregeln für Ihr Zielland können Sie auf der Homepage des Auswärtigen Amtes einsehen. www.auswaertiges-amt.de
- Grundsätzlich ist es empfehlenswert, Ihren Reisepass bei der Deutschen Botschaft Ihres Ziellandes registrieren zu lassen. Erkundigen Sie sich hierzu bei der jeweils zuständigen Botschaft.
Vor der Abreise Sobald Ihre Geschäftsreiseplanung abgeschlossen ist und Sie wissen, welche Termine Sie wahrnehmen werden, sollten Sie bereits vor der Abreise ein paar einfache Vorkehrungen treffen.
- Beachten Sie aktuelle Reisewarnungen für das Zielland, in der Regel zu finden auf der Website des Auswärtigen Amtes.
- Bemühen Sie sich einige Schlüsselphrasen in der Landessprache zu lernen. So fallen Sie im Reiseland weniger auf und können sich in Notfällen verständigen.
- Machen Sie sich mit den lokalen Gesetzen und Gebräuchen vertraut. Fehler im Umgang mit Sitten des Gastlandes sowie das fehlerhafte Einschätzen von politischen Situationen, können einen reibungslosen Verlauf Ihrer Geschäftsreise beeinflussen.
- Befestigen Sie das Namensschild nicht offensichtlich an Ihren Gepäckstücken, damit niemand Ihren Aufenthaltsort zur Kenntnis nehmen kann.
- Es ist ratsam vor der Geschäftsreise wichtige Dokumente (wie Reisepass und Führerschein) in zweifacher Ausführung zu kopieren und jeweils ein Exemplar sicher im Heimatland zu hinterlegen und eins mit sich zu führen. Bei Verlust der Dokumente können Sie sich schnell bei der jeweiligen Botschaft ausweisen und ein neues Exemplar beantragen.
- Ihre genauen Termine während der Geschäftsreise sollten Sie bei einer Person Ihres Vertrauens (z. B. bei Kollegen oder der Sekretärin) hinterlegen. Geben Sie auch Terminänderungen zeitnah weiter, damit stets jemand weiß, wo Sie sich befinden.
- Erkundigen Sie sich vor Abreise welches Zahlungsmittel in Ihrem Zielland das Sicherste ist. Es könnte vorkommen, dass an Ihrem Zielort kein Geldautomat zur Verfügung steht oder dass keine Travellerschecks angenommen werden.
Während des Aufenthalts können viele unvorhergesehene Ereignisse eintreffen. Je aufmerksamer und bedachter Sie reisen, desto weniger Probleme können entstehen. Zum anderen können Sie die folgenden Tipps verinnerlichen und in entsprechenden Situationen darauf zurückgreifen.
- Führen Sie innerhalb des Landes die Telefonnummer der zuständigen deutschen Botschaft und Polizei mit sich. So können Sie in Notfällen schnelle Hilfe anfordern.
- Es ist empfehlenswert ausschließlich lizenzierte öffentliche Verkehrsmittel zu nutzen, auch wenn kleine Taxi- und Busunternehmen oft preisgünstiger erscheinen.
- Tragen Sie Ihre Tasche stets eng am Körper, um Diebstählen vorzubeugen.
- Halten Sie eine aktuelle Straßenkarte zur Orientierung bereit, wenn Sie alleine unterwegs sind.
- Vertrauliche Geschäftsgespräche sollten stets in ruhiger und sicherer Umgebung getätigt werden.
Mobile elektronische Geräte, wie Laptops und Smartphones, gefallen auch Dieben. Aber auch Spitzeleien gehören zu gängig auftretenden Vorfällen auf Geschäftsreisen. Schützen Sie daher Ihr Smartphone sowie Ihren Laptop mit Verschlüsselungsprogrammen und Passwörtern. Dritte können so nicht auf Ihre Daten zugreifen.
Besonders an Flughäfen und beim Einchecken ins Hotel werden mobile elektronische Geräte zum Blickfang von Dritten. Geben Sie daher Ihren Laptop nicht mit dem Gepäck auf, sondern checken Sie ihn zusammen mit dem Handgepäck ein. Erfahrungsgemäß kann das Tragen des Laptops in einer Umhängetasche oder einem Rucksack Diebstähle verhindern, da Sie ihn selbst beim Einchecken ins Hotel nicht abstellen müssen. Benutzen Sie, falls vorhanden, einen Sichtschutzfilter auf Bahnfahrten und Flügen, um Dritten keine Einsicht auf Ihren Bildschirm zu gewähren.
Beachten Sie auch die folgenden Tipps, um sicher mit Ihrem Mietwagen unterwegs zu sein.
- Lassen Sie Wertgegenstände (Geldbörse, wichtige Dokumente, etc.) nicht auf dem Beifahrersitz Ihres Mietwagens liegen. An roten Ampeln könnten Diebe die Scheibe einschlagen.
- Halten Sie auch während der Fahrt die Fahrzeugtüren verschlossen.
- Suchen Sie beleuchtete Parkplätze in der Nähe von Eingängen auf und parken Sie nicht auf einsamen Parkdecks.
Die Hotelauswahl findet in der Regel bereits vor Abreise statt. Dennoch empfehlen wir Ihnen, bei Umbuchungen oder spontanen Reisen stets ein großes Hotel in guter Lage (Innenstadtnähe) auszuwählen. Unabhängig von der Kategorie des Hotels, sollten Sie Ihr Gepäck nie unbeaufsichtigt in der Hotellobby stehen lassen. Wertgegenstände können Sie im Hotelsafe aufbewahren. Zusätzlich können Sie weitere Vorkehrungen treffen, um Ihre Sicherheit im Hotel zu erhöhen.
- Hinterlassen Sie das „Bitte nicht stören“- Schild an Ihrer Hoteltür, auch wenn Sie nicht anwesend sind; Dritte könnten so vermuten, dass Sie in Ihrem Zimmer sind.
- Bitten Sie den Zimmerservice anzurufen, bevor sie an Ihre Zimmertür klopfen. So sind Sie sicher, dass keine ungebetenen Gäste vor Ihrer Tür stehen.
- Nehmen Sie die Notausgänge des Hotels und besonders auf Ihrer Etage zur Kenntnis.
- Es ist hilfreich, stets eine Visitenkarte des Hotels in der Brieftasche bei sich zu tragen, damit Sie den Namen und die Adresse nicht vergessen.
Bei Ankunft in Ihrem Hotelzimmer sollten Sie die drei folgenden Punkte stets beachten.
- Prüfen Sie, ob sich das Türschloss richtig verriegeln lässt.
- Stellen Sie sicher, dass das Telefon einwandfrei funktioniert.
- Kontrollieren Sie, ob die Außentüren/Fenster richtig verschlossen sind.
Dokumente Besonders unangenehm ist es auch, wenn wichtige Dokumente verloren gehen. Daher ist es generell empfehlenswert, Kopien aller wichtigen Dokumente, wie Reisepass und Führerschein, mit sich zu führen. Das Beantragen von neuen Dokumenten können Sie sich so erheblich vereinfachen. Sollten Sie Dokumente verlieren, kontaktieren Sie umgehend die Botschaft, um schnellstmöglich Ersatzpapiere zu beantragen, Ihr Unternehmen, falls es zu Verzögerungen Ihrer Abreise oder von Meetings kommt sowie ggf. den Reisedienstleister.
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