Indirekter Einkauf: Da geht noch viel!

Der indirekte Einkauf ist in den letzten Jahren endlich als Feld entdeckt worden, in dem Einsparungen im zweistelligen Prozentbereich erzielt werden können. Das ist gut so, denn hier geht noch viel. In Summe wird im indirekten Einkauf immer noch viel Geld wenig professionell ausgegeben.

Was sind die Gegenstände des indirekten Einkaufs und was ist zu tun, um die Einsparpotenziale zu heben?

Ein großes Feld im indirekten Einkauf ist die breite Palette des indirekten Materials. Hier sollte man sich insbesondere der arbeitsintensiven Longtail-Teile annehmen. Diese sind durch große Heterogenität, volatile Mengen, kurze Vorlaufzeiten, häufige Spezifikationsänderungen, viele Besteller, standortbezogene, nicht abgestimmte Verträge sowie auch viel zu viele Freitextbestellungen gekennzeichnet. Hier grassieren Intransparenz, das Fehlen von Genehmigungsworkflows, der Verzicht auf Bündelung, das Fehlen von Compliance-Garantie und ein Wildwuchs an Kreditoren. Aufgrund der dezentralen Organisation und der fehlenden Unterstützung durch handlungsleitende elektronische Prozesse wird hier viel Geld zum Fenster hinausgeworfen. Die Lösung liegt auf der Hand: Der Einkauf des indirekten Materials muss über den Einkauf laufen, und es bedarf der Implementierung eines systemgestützten Beschaffungsprozesses und einer konsequenten Anbindung des nachgelagerten Rechnungsprozesses (P2P-Prozess). Unverzichtbar ist zudem eine Abdeckung des Sortiments über vom Einkauf verhandelte Rahmenverträge und Kataloge mit elektronischer Bestellung.

Ein zweites großes Feld des indirekten Einkaufs, in dem noch viel zu „ernten“ ist, ist das breite Feld der Dienstleistungen. Hier geht es zum einen um Standarddienstleistungen, die wie Material beschafft werden sollten; zum anderen geht es aber auch um Professional Services wie Beratung, Agenturleistungen, Zeitarbeit und Facility-Management. Dies sind Beschaffungskategorien, die bis heute noch in den Unternehmensorganisationen vagabundieren und über die von ganz unterschiedlichen Stellen wie Geschäftsleitungssekretariat, Rechtsabteilung, Marketing, Personalabteilung nach wenig transparenten Kriterien entschieden wird. Das Maverick Buying feiert hier fröhliche Urständ und die Geschäftspartner rechnen großzügig ab. Die Lösung liegt auch hier auf der Hand: Ausgabentransparenz schaffen, nachvollziehbare Entscheidungskriterien definieren. Vor allem bedarf es einer crossfunktionalen Zusammenarbeit der Fachbereiche mit dem Einkauf bei der Ausschreibung, der Gewichtung der Bewertungskriterien und der Überführung der Long List in die Short List. Bis dahin ist es in manchen Unternehmen noch ein weiter Weg: Der Einkauf muss gegen Vorurteile ankämpfen und seinen Mehrwert mit Zahlen, Daten und Fakten deutlich machen.

Es gibt also viel zu gewinnen im indirekten Einkauf. Wer sich über Best Practices informieren will, dem sei das BME-Forum Indirekter Einkauf am 6./7. September 2016 in Frankfurt/M. empfohlen.