Kostenkalkulationen einfach gemacht

Im Gespräch mit Beschaffung aktuell beschreibt Godo Lange-Hilmers, Geschäftsführer der Kerkhoff Software GmbH, die genaue Funktionsweise der Software und erklärt, warum das Instrument der Produktkostenanalyse in vielen Unternehmen noch nicht angekommen ist.

Beschaffung aktuell: Herr Lange-Hilmers, welchen messbaren Mehrwert hat ein Unternehmen, wenn es das Instrument der Kostenanalyse für seinen Einkauf nutzt?

Godo Lange-Hilmers: Der Mehrwert liegt in der Beantwortung der Frage „Was kostet das?“, die seither in der Natur des Handels liegt. Wir fragen zwangsläufig nach dem Gegenwert – und wünschen eine möglichst genaue Antwort. Diese charakteristische Frage eines jeden Einkäufers kann nun detailliert beantwortet werden.

Erst ab einem gewissen Detailgrad können Erfolge in Preisverhandlungen messbar werden und somit zu konkreten Einsparungen führen. Dabei bildet vor allem das Wissen um die genauen Kosten des jeweiligen Produktes die Basis des Erfolges. Die entstehende Kostentransparenz verschafft das erforderliche Gefühl für Einschätzungen und strategische Entscheidungen. So weiß beispielsweise der kostengeschulte Einkäufer, auf welche Argumente er achten oder auch verzichten sollte, welche Faktoren die Kosten treiben, welche zu verhandeln sind und welche wiederum „zugeständnisfähig“ in den Verhandlungen sein können.

Beschaffung aktuell: Wie funktioniert das genau?

Lange-Hilmers: Mithilfe eines sogenannten „Green-Field-Approach“ können die Kosten auf Basis von ausführlichen Benchmark-Daten geschätzt werden. Dies funktioniert ohne detaillierte Lieferantenangaben. Sollte diese Schätzkalkulation stark unter dem Einkaufspreis liegen, empfiehlt sich eine genauere Kalkulation – dieses Mal mit den konkreten Lieferantenangaben. Daraufhin wird der „richtige“ Preis definiert und verhandelt.

Besonders in der Praxis ist es wichtig, dass die Software klar strukturiert und abstrakt genug ist, um leicht verständlich zu sein und auch direkt in Verhandlungen eingesetzt werden zu können. Es ist also eine Software, die Schätzkalkulationen, Nachkalkulationen und Vorkostenkalkulationen vereinfacht, ohne dabei an Genauigkeit zu verlieren. Sie liefert anschaulich aufbereitete Ergebnisse, die anschließend präsentiert und verhandelt werden können.

Beschaffung aktuell: Welche Daten sind enthalten?

Lange-Hilmers: Die Software beinhaltet alle Daten, die für eine Kalkulation notwendig sind. Sie enthält weltweit regional-, branchen- und qualifikationsabhängige Löhne, Gemeinkostenfaktoren, Materialkosten und Preisentwicklungen, Maschinenkosten, Währungskurse und landesbezogene Faktoren wie Stromkosten und Raumkosten etc. Dabei wird dem Anwender an jeder beliebigen Stelle der Kalkulation mit diesen Vorschlagswerten „assistiert“, um möglichst schnell und sicher eine Aussage treffen zu können.

Beschaffung aktuell: Und wie reagieren die Lieferanten darauf?

Lange-Hilmers: Die Lieferanten reagieren in der Regel tolerant, denn, um Robert Frost zu zitieren, „Toleranz ist das unbehagliche Gefühl, der andere könnte am Ende doch recht haben.“

Wir empfehlen, als „Teamplayer“ in die Verhandlungen zu gehen. Gemeinsam soll ein Erfolg erarbeitet werden – auf Basis von beidseitig transparenten, faktenbasierten und somit fairen Kosten bzw. Preisen. Eine aufgeschlossene Zusammenarbeit wird ab einem gewissen Punkt auch für den Lieferanten äußerst spannend – so beispielsweise bei der Optimierung von Kostentreibern wie Materialkosten oder auch bei der konstruktions- und fertigungsseitigen Anpassung.

Beschaffung aktuell: Für welche Branchen oder Unternehmen ist diese Art der Kostenanalyse besonders erfolgversprechend?

Lange-Hilmers: Man kann sagen, dass jedes fertigende Unternehmen und somit jedes Produkt analysefähig ist. Von der Einzelteil- bis hin zur Serienfertigung, ob auf Bauteil- oder komplexer Baugruppenebene. Der Erfolg sollte jedoch nicht primär am „Einsparen“ bemessen werden. Vielmehr ist es wichtig, das Kostenverständnis im eigenen Unternehmen aufzubauen und die Mitarbeiter hier zu sensibilisieren. Dies hat weitreichende Auswirkungen auf die Entwicklung, die Konstruktion, die Arbeitsvorbereitung, die Sourcing-Betrachtungen und natürlich auf den strategischen Einkauf.

Beschaffung aktuell: Sie haben vor einigen Jahren eine Studie durchgeführt, aus der hervorging, dass zwar 80 Prozent der deutschen Unternehmen ihre Kosten reduzieren wollen, aber nur ein Fünftel die Produktkostenanalyse nutzt, um mehr Transparenz bei ihren Kosten zu erreichen. Wie erklären Sie sich das?

Lange-Hilmers: Wir befinden uns in einem Wandel. Früher war es hauptsächlich die Automobilindustrie, mittlerweile wollen auch mittelständische Unternehmen ihre Einkaufskosten exakt bewertet wissen. Die Kostenanalyse dient sowohl der eigenen Preisverteidigung als auch der Abwehr des Preisverfalls.

Dabei beobachten wir oft, dass zwar einerseits der Mut für Neues vorhanden ist, anderseits aber Unsicherheiten bei der Durchführung bestehen. Die Wert- und Kostenanalyse gewinnt jedoch zunehmend an Nachhaltigkeit und führt bei vielen Kunden sogar zur Entstehung eigener Abteilungen. Diese wiederum fungieren als Stabsstellen – als quasi hausinterner Dienstleister für die Fachabteilungen Entwicklung, Einkauf, Controlling und Vertrieb. Selbst die Schaffung nur einer Planstelle bringt kleineren Unternehmen einen deutlich messbaren Erfolg.

Eine weitere Hürde ist oft die befürchtete Zusatzbelastung der Einkäufer, die nun auch Kostenkalkulationen erstellen sollen. Hier unterliegt der Markt noch dem Irrglauben, dass diese Methodik „nebenher“ als eines von vielen Instrumenten integriert werden könne. Oft versagt dann dieser Ansatz und wird als Folge nur noch stiefmütterlich behandelt. Der Ansatz muss mit einer entsprechenden Ressourcen-Planung und Qualifikationseignung und somit auch einer vernünftigen Investitionsbetrachtung einhergehen. Nur so kann der langfristige Erfolg garantiert werden. Die Einkäufer sollen ja in ihrer Arbeit durch diesen Ansatz bereichert und nicht zusätzlich belastet werden, z. B. durch die Schaffung neuer Planstellen, die den Einkauf mit den notwendigen Kosteninformationen versorgen.

Die Kosten- und Wertanalyse ist für jedes Unternehmen eine wichtige Investition in die Zukunft – und das mit hohen Renditen: Einsparerfolge, die hausintern auf dieser Methodik beruhen, wirken bei allen unseren Kunden nicht nur kostendeckend, sondern nachhaltig renditeschöpfend.

Beschaffung aktuell: Vielen Dank für die Informationen, Herr Lange-Hilmers.

Die Fragen für Beschaffung aktuell stellte Frau Ulrike Dautzenberg.