Wer die Privatnutzung seines Firmenwagens dokumentieren möchte, kann dies jetzt auch mit Unterstützung einer Fahrtenbuch-App. Diese soll die händische Erfassung auf Papier ersetzen und so bequem wie möglich ein finanzamtssicheres Fahrtenbuch erzeugen. Eine Steuerberatungsgesellschaft hat jetzt gängige Fahrtenbuch-Apps auf ihre Alltagstauglichkeit getestet.
Wenn einem Arbeitnehmer ein Firmenwagen überlassen wird, kann der Arbeitgeber die Fahrzeugkosten in voller Höhe steuerlich abziehen. Für die Privatnutzung wird ein geldwerter Vorteil ermittelt, der beim Arbeitnehmer wie das übrige Gehalt versteuert und der Sozialversicherung unterworfen wird. Bei der Ermittlung der zu versteuernden Privatnutzung macht es sich die Steuerbehörde einfach: Sie pauschaliert die Privatnutzung mit der 1%-Methode. Ein Prozent klingt zunächst einmal günstig, ist es aber oftmals nicht.
Fahrtenbuch fürs Finanzamt
So könnten insbesondere berufliche Vielfahrer jährlich sehr viel Steuern sparen, wenn sie anstelle der pauschalen 1%-Methode den tatsächlich entstandenen Privatanteil ermitteln würden. Das Problem: Um den Privatanteil zu ermitteln, muss man zwingend ein Fahrtenbuch führen. Und das verlangt Disziplin, ist zeitaufwändig und birgt das Risiko, dass der Finanzbeamte das Fahrtenbuch am Ende nicht anerkennt und man sich die Mühe umsonst gemacht hat.
Man sollte sich also immer vorher die Frage stellen, ob sich ein Fahrtenbuch überhaupt lohnt.
Die Steuerberatungsgesellschaft felix1.de hat gängige Fahrtenbuch-Apps auf ihre Alltagstauglichkeit getestet. Es wurde geprüft, ob die Anwendungen für Smartphones ein handschriftliches Fahrtenbuch ersetzen können. Besonders komplex: die hohen formalen steuerrechtlichen Ansprüche an ein Fahrtenbuch. Schon kleinere Flüchtigkeitsfehler, wie eine nicht eingetragene Fahrt oder unleserliche Schrift können dafür sorgen, dass das gesamte Fahrtenbuch ungültig ist. Dann hätte sich der Fahrer viel Arbeit für nichts gemacht und sein Steuersparpotenzial verschenkt.
Zehn Apps, fünf davon für das Betriebssystem Android, die anderen fünf für Apple‘s iOS, hat felix1.de getestet. Das Ergebnis ist eine positive Überraschung: Acht der zehn digitalen Fahrtenbücher sind finanzamtskonform, die meisten von ihnen sind auch mit mehreren Fahrzeugen oder Fahrern und sogar auf mehreren Mobiltelefonen gleichzeitig nutzbar.
Die Frage, welche App die Beste ist, lässt sich nicht pauschal beantworten. Es ist erstaunlich: Trotz des relativ eindeutig wirkenden Funktionsumfangs, den man sich von einer Fahrtenbuch-App verspricht, sind die Unterschiede bei den getesteten Anwendungen enorm. Je nach Anwendungsfall und verwendetem Betriebssystem ergeben sich andere Empfehlungen. Und selbst das klassische Papierfahrtenbuch hat seine Vorteile und sollte durchaus weiterhin als Alternative in Betracht gezogen werden.
Die Erfassung ist mit einer App nicht unbedingt schneller als per Hand. Statt mit dem Stift die Fahrten händisch aufzuschreiben, müssen sie nun getippt werden. Das dauert mitunter länger als der klassische Weg. Eine noch zu testende Alternative könnten im Fahrzeug festinstallierte Fahrtenbücher sein oder Hybridvarianten wie Vimcar. Dabei werden die Fahrten automatisch aufgezeichnet. Die Erfassung bzw. Zuordnung zum betrieblichen Bereich erfolgt aber per App.
Überzeugt haben zwei
Den größten Nutzen von Fahrtenbuch-Apps hat der selbständige Vielfahrer der idealerweise alle Adressen von Geschäftspartnern als Kontakte im Smartphone hinterlegt hat. Hier ist die Erfassung flott, einfach und genau, und die Auswertung erspart sehr viel Zeit am Jahresende. Überzeugt haben hier insbesondere Fahrtenbuch Pro für Android sowie Driverslog Pro für iOS.
Bei mehreren Fahrern oder Fahrzeugen haben aber alle Apps ihre Tücken und sind daher nur bedingt empfehlenswert. Wer sichergehen möchte, behält ein Smartphone fest im Fahrzeug oder nutzt weiterhin Papierfahrtenbücher. Denn die größte Fehlerquelle beim Fahrtenbuch ist und bleibt der Fahrer. sas
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