Unternehmen müssen immer größere Mengen an Dokumenten verarbeiten. Schwierig ist dies vor allem dann, wenn Geschäftspartner keine Möglichkeit haben, Daten strukturiert zu übermitteln. Die Retarus Intelligent Capture Services beschleunigen Supply-Chain-Prozesse spürbar.
Lieferprozesse sind heute zu großen Teilen digitalisiert: Vom Online-Bestellformular über die Lagerplanung und Logistik bis hin zur Abrechnung mittels ERP. Auch der Kontakt mit Lieferanten und Kunden erfolgt in der Regel vollautomatisiert per elektronischem Austausch strukturierter Daten (EDI). Doch während die Digitalisierung bei größeren Firmen oder internationalen Konzernen weit fortgeschritten ist, gilt dies nicht zwangsläufig auch für deren Partner.
Unerwünschte, aber unvermeidliche Medienbrüche sind die Folge. Denn insbesondere kleinere, hoch-spezialisierte Unternehmen verfügen häufig nicht über die technischen und finanziellen Möglichkeiten, um Daten per EDI strukturiert an Business-Anwendungen übermitteln zu können. Bei der Abwicklung von Aufträgen greifen sie stattdessen häufig auf vordefinierte, papiergebundene Bestellvordrucke oder PDF-Formulare zurück, die dann per Fax oder E-Mail versendet und aufwendig manuell erfasst werden müssen. Dies verursacht Kosten, führt zu Prozessverzögerungen und sorgt nicht selten für Erfassungsfehler.
Partner ohne EDI in digitale Prozesse einbinden
Hier kommen die Intelligent Capture Services von Retarus ins Spiel, mit denen sich auch nicht EDI-fähige Lieferanten, Kunden oder neue Tochterfirmen binnen kürzester Zeit nahtlos an bestehende Prozesse anbinden lassen. Die Cloud Services unterstützen alle gängigen Schnittstellen, ERP-Systeme und Dateiformate. So entstehen für Partner keinerlei Kosten oder systembedingte Einschränkungen: Sie nutzen bestehende Workflows einfach weiter.
Innovative IDR-Technologie minimiert Erfassungsaufwand
Die Cloud-Dienste erfassen automatisiert per E-Mail oder Fax eingehende Geschäftsdokumente und machen diese Daten mithilfe einer leistungsstarken Intelligent Document Recognition (IDR), die auf mehreren OCR-Engines basiert und innovative KI-Techniken nutzt, vollständig maschinell lesbar. Die intelligente Texterkennung der Retarus Intelligent Capture Services unterstützt aktuell 14 Sprachen und ist somit auch für den Einsatz im internationalen Business-Umfeld bestens geeignet. Ein Stammdaten-Abgleich sowie automatisch lernende Regelwerke und Prüfmechanismen (Machine-Learning) sorgen für äußerst hohe Datenqualität mit einer Erkennungsrate von bis zu 98 Prozent.
Falls einzelne Informationen einer eingehenden Bestellung oder Rechnung, etwa aufgrund unleserlicher Handschriften, nicht erkannt werden sollten, werden diese mit einem Sperrvermerk versehen. Dadurch ist im ERP-System sofort ersichtlich, dass eine manuelle Nachbearbeitung erforderlich ist. Das Original-Dokument sendet Retarus dem zuständigen Mitarbeiter automatisiert als PDF zu. Im PDF sind alle nicht erkannten und zu prüfenden Bereiche deutlich hervorgehoben. Für Sachbearbeiter wird die manuelle Nachbearbeitung dadurch deutlich erleichtert, da sie nicht das gesamte Dokument, sondern lediglich fehlerhafte Informationen erneut prüfen müssen. Optional übernimmt Retarus die manuelle Nachbearbeitung und bietet dabei eine Erkennungsrate von 100 Prozent (Human in the loop).
Schnellerer Cashflow bei reduziertem Aufwand
Mit den Retarus Intelligent Capture Services erhöhen Unternehmen den Automatisierungsgrad ihrer Geschäftskommunikation und profitieren von einer effizienten und zuverlässigen Prozessautomatisierung entlang der gesamten Lieferkette. Zudem führt die automatisierte Verarbeitung von Geschäftsdokumenten zu einem reibungsloseren Cashflow und ermöglicht Kostensenkungen von rund 60 Prozent im Vergleich zur manuellen Auftragsabwicklung. Dabei sind Unternehmen auch in puncto Datenschutz, gesetzlichen Vorgaben und Compliance auf der sicheren Seite. Retarus setzt gezielt auf Local Processing, verarbeitet alle Daten in selbst betriebenen, auditierbaren Rechenzentren und erfüllt branchenspezifische Standards, die Anforderungen der DSGVO sowie höchste Compliance-Anforderungen.
