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Digitale Transformation ist im Jahr 2024 nicht nur GenAI, KI-Chatbot und Cloud. Im Einkauf und in der Beschaffung setzt die Digitalisierung ganz praktisch bereits beim Abbau von Papierbergen, reibungslosen Freigabeprozessen und schnell wiederauffindbaren Informationen an. So gesehen hat das Vertragsmanagement hier echtes Potential von der bürokratischen Pflicht-Aufgabe zum Digital Darling zu werden, vor allem wenn die neue CLM-Lösung Zeit und Nerven spart und den wachsenden Katalog an Compliance-Anforderungen von selbst erfüllt.
Das schlagkräftigste Argument für das digitale Management von Verträgen sind jedoch die Kosten. Laut einer Studie des World Commerce & Contracting (WCC) Verbands verlieren Unternehmen im Durchschnitt bis zu neun Prozent ihres Umsatzes, wenn sie über kein oder kein funktionierendes Contract Lifecycle Management verfügen. Vielen fehlt eine zentrale Lösung, um die Dokumente zu erstellen, abzurufen, auszutauschen und zu archivieren. Zwar arbeiten vielzählige Abteilungen im Unternehmensalltag mit und an den Verträgen, jedoch können nicht alle problemlos auf sie zugreifen. Letztendlich fehlt es dem CLM an Standardisierung und damit der Möglichkeit, Prozesse skalierbar zu machen und den Anforderungen unterschiedlicher Stakeholder nachzukommen.
Schritt für Schritt zur CLM-Lösung
Um ein effektives – und digitales – Vertragsmanagement von Beginn richtig aufzusetzen, gilt es bereits in der Vorbereitungsphase einige wichtige Best Practices zu beachten. Dazu zählt die Bildung eines Projektteams sowie eine gründliche Bedarfsanalyse in Bezug auf die technischen Voraussetzungen und an die Zielanforderungen. Erst dann lässt sich eine neue Vertragsmanagementsoftware schrittweise einführen und mit dem Onboarding von Mitarbeitenden beginnen.
1. Taskforce bilden
Ein Kickoff mit den wichtigsten Schlüsselmitgliedern bietet eine gute Gelegenheit, eine Taskforce ins Leben zu rufen sowie Aufgaben und Rollen zu verteilen. Als zentraler Ansprechpartner und Koordinator fungiert der interne Projektmanager. Vertreter aus den relevanten Abteilungen (z. B. Beschaffung, Vertrieb) bringen ihre bereichsspezifischen Erfahrungen mit ein. So können Ansprechpartner aus der Rechtsabteilung beispielsweise sicherstellen, dass Compliance-Richtlinien erfüllt sind. Natürlich darf auch die IT-Abteilung in der CLM-Taskforce nicht fehlen. Im Idealfall wird sogar der Softwareanbieter des Vertrauens in dieser Phase in die Planung miteinbezogen, um den technischen Rahmen frühzeitig abzustecken.
2. IST-Analyse erstellen
Eine gründliche Bestandsaufnahme des Vertragsmanagements in allen Abteilungen schafft ein umfassendes Bild, um Anforderungen zu verstehen und damit verbundene Prozesse im neuen CLM-System nicht nur zu duplizieren, sondern vor allem zu optimieren. Am Ende einer solchen IST-Analyse sollten alle Beteiligten zentrale Fragen beantworten können: Welche Tools nutzt das Unternehmen derzeit für die Verwaltung von Verträgen? Wie laufen Erstellung, Überprüfung und Genehmigung der Verträge im Detail ab? Wer ist in den Prozessen eingebunden? Wo gibt es Probleme? Da diese Fragen (und Antworten) den Funktionsumfang der zukünftigen Lösung mitbestimmen, lassen sie sich sehr gut parallel zum technischen Setup in Angriff nehmen.
3. Technische Voraussetzung klären
Die technische Infrastruktur ist für eine gelungene Integration der neuen CLM-Lösung entscheidend. Eine wichtige Entscheidung lautet: Cloud oder On-Premises? Während lokal installierte Anwendungen eine größere Kontrolle über individuelle Konfiguration versprechen, kann die Wartung jedoch mit zusätzlichen Kosten verbunden sein. Auch die regelmäßige Sicherung und Pflege der Daten bedeutet mehr Arbeitsaufwand. In den meisten Fällen lohnt sich daher der Weg in die Cloud. Durch den webbasierten Zugriff können Mitarbeitende unabhängig von Ort und Zeit auf die Vertragsdaten zugreifen. Und auch sensible Daten sind mittlerweile in der Cloud (revisions-)sicher aufgehoben.
Eine andere wesentlich Entscheidung betrifft die Software-Schnittstellen. IT-Verantwortliche müssen sicherstellen, dass das neue CLM-System mit bestehenden IT-Assets kompatibel ist und sich anbinden lässt. Hilfreich ist hier ein Überblick der technischen Spezifikationen der für das Vertragsmanagement relevanten Programme. Dazu zählen beispielsweise Lösungen für das Dokumentenmanagement und das Archiv sowie ERP (z. B. SAP, Microsoft 365) und CRM. Aber auch die Anbindung an andere Anwendungen im Einkauf, in der Buchhaltung oder im Fuhrparkmanagement kann für ein effektives Vertragsmanagement entscheidend sein.
4. Anforderungen definieren
Als nächster Schritt ist ein Anforderungskatalog hilfreich, da er „must-haves“ und „nice-to-haves“ der neuen Software aufzeigt. Die hierarchisch gegliederte Auflistung stellt zentrale Themen in den Vordergrund. Um Prüfungs- und Freigabeprozesse zu berücksichtigen, sollten Unternehmen Regeln für die jeweiligen Vertragstypen definieren (z. B. Vier- oder Sechs-Augen-Prinzip). Dazu gehören auch rechtliche Vorgaben. In vielen Unternehmen liegen Altverträge oft in Papierform vor. Um diese in das neue System einzulesen, ist eine Texterkennung (OCR) notwendig. So lassen sich alle Vertragsinhalte aus diversen Medienformen (Papier wie digital) über eine Volltextsuche suchen.
Wichtige Features sind darüber hinaus die Einbindung mobiler Geräte sowie die Möglichkeit, Verträge digital zu unterschreiben (Stichwort: E-Signatur). Spannend sind zudem CLM-Lösungen, die über ein Self-Service-Portal verfügen und internen Mitarbeitenden sowie externen Geschäftspartner einen direkten Zugang zu wichtigen Vertragsinformationen liefern. Vor dem Hintergrund des aktuellen KI- und GenAI-Trends sind auch Chatbots hier zukünftig eine Option.
5. Mitarbeitende onboarden
Software lässt sich nicht über die Köpfe der Mitarbeitenden hinweg implementieren. Das gilt auch für das Vertragsmanagement. Je früher Key-User eingebunden sind, desto höher die Akzeptanz und desto wertvoller das durch sie gewonnene Feedback. Ein Proof of Concept beispielsweise ermöglicht es, die digitale Lösung zunächst einem ausgewählten Anwenderkreis zur Verfügung zu stellen oder nur elementare geschäftskritische Features der neuen Lösung zu testen. Das erleichtert das spätere Ausrollen auf alle Abteilungen.
Digitale Dokumente bei Talgo
Dass sich Digitalisierung nicht nur beim Vertragsmanagement lohnt, sondern in allen Bereichen des Dokumentenmanagements, zeigt das spanische Bahntechnikunternehmen Talgo. Der Instandhalter von Schienenfahrzeugen ist unter anderem für die Wartung von Waggons und Triebwagen der Deutschen Bahn verantwortlich. Im Werk der Talgo Deutschland GmbH in Berlin arbeiten über 110 Mitarbeitende, inspizieren verschiedene Zug- und Waggontypen, nehmen Reparaturarbeiten vor und führen alle 1,2 Millionen Kilometer eine große Revision der mechanischen und elektronischen Komponenten vor.
Im Werkstattalltag entsteht eine Flut an Dokumenten. Zum einen steuerrelevante Dokumente, die es revisionssicher und GDPdU-konform aufzubewahren gilt. Zum anderen ganz spezifische Dokumente wie Auftragszettel, Prüf- und Montageberichte, Mess- und Wiegeprotokolle. Der Archivbestand wächst kontinuierlich. Talgo stand daher schnell vor einem Problem, denn im Papier-Ablagesystem konnten die Techniker Dokumente nur nach zwei Kriterien ablegen: Wagennummer und Friststufe. Wer alle Schäden innerhalb einer bestimmten Friststufe einsehen wollte, musste sich erst durch Berge von Papier kämpfen, die gewünschten Unterlagen kopieren und die Originale wieder richtig ablegen. Der Zeitaufwand war immens, die Suche kaum noch praktikabel.
Ein Archiv für zentrale Einblicke
Das Bahntechnikunternehmen beschloss ein zentrales Dokumentenmanagementsystem zu implementieren und entschied sich für eine Lösung des deutschen Anbieters Easy Software. Das Easy Archive erfüllt dabei zwei Grundanforderungen: Zum einen hohe Flexibilität für individuelle Anpassungen. Zum anderen Kompatibilität mit Microsoft, SAP und IBM Maximo, dem Planungs- und Steuerungssystem von Talgo.
Die nahtlose Anbindung an das Auftragsverwaltungssystem mit der Archiv-Lösung von easy stellt eine enorme Arbeitsentlastung für die Disposition dar. Aufträge für die präventive Instandhaltung lassen sich zentral einsehen, wobei alle Dokumente mit einem individuellen Barcode versehen sind, der sie anderen relevanten Datensatz in IBM Maximo zuordnet. So können die Talgo-Experten auch schnell Metadaten wie Wagen- oder Auftragsnummern abfragen und nach Schlagworten recherchieren.
Mittlerweile finden sich im Easy Archive nicht nur Auftragsscheine, sondern auch Dokumente aus der Materialwirtschaft sowie der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung. 2019 installierte Talgo zudem Easy Contract und handhabt seine Verträge komplett digital. Das Unternehmen will sein Dokumentenmanagement weiter digitalisieren und zukünftig auch Sprachmemos und Fotos automatisch archivieren. Der Grundstein dazu ist mit dem zentralen Archiv bereits gelegt.
Bild: Christoph NordmannChristoph Nordmann
Head of Communication, Easy Software AG
