So geht Nachhaltigkeit bei Events

Strategie- und Teammeetings, Weiterbildungen, Workshops, Tagungen, Firmenfeiern oder Lieferantentage – das alles sind Beispiele für Veranstaltungen im Unternehmenskontext, die nachhaltig umgesetzt werden können und sollten.

Dies gelingt, wenn ähnlich zur Lebenszyklusanalyse eines Produktes die Umweltweltausauswirkungen in den Organisationsphasen einer Veranstaltung berücksichtigt werden.

Differenziert nach Vorbereitungs-, Durchführungs- und Nachbereitungsphase sollen Nachhaltigkeitsaspekte integriert und geeignete Maßnahmen umgesetzt werden, die den Ressourceneinsatz und CO2-Ausstoß vermeiden, vermindern und kompensieren. Der größte Hebel liegt in der Planung bzw. der Vorbereitungsphase, da hier die Rahmenbedingungen der Veranstaltung determiniert und direkt Einfluss auf die erforderlichen Ressourcen, die anfallenden CO2-Emissionen sowie die Dienstleister, Kooperationspartner und Lieferanten genommen wird. Außerdem wird zu Beginn die Form der Veranstaltung festgelegt (Präsenz, digital, hybrid), was sich u. a. auf die durch Reisetätigkeit verursachten Emissionen auswirkt.

3 Phasen der Organisation

Nachfolgend werden differenziert nach den drei Phasen der Veranstaltungsorganisation exemplarisch relevante Handlungsfelder, mögliche Ansatzpunkte und Maßnahmen für Präsenzveranstaltungen vorgestellt.

Vorbereitungsphase: Vor der Veranstaltung sollten bspw. Fragen rund um die Mobilität und den Veranstaltungsort, aber auch Maßnahmen zur Reduzierung des Papierverbrauchs thematisiert sowie der Bereich Kommunikation betrachtet werden. Im Hinblick auf die Mobilität wird empfohlen, dem Prinzip des kurzen Weges zum Veranstaltungsort zu folgen und sowohl auf eine gute ÖPNV-Anbindung als auch auf ÖPNV-gerechte Veranstaltungszeiten für Beginn und Ende zu achten und diese Informationen den Teilnehmenden zur Verfügung zu stellen.

Grundsätzlich sollten bei der Auswahl von Hotels und Locations Nachhaltigkeitsaspekte berücksichtigt werden. Anhaltspunkte können Zertifizierungen liefern, die ökologische Aspekte wie den Einsatz von erneuerbaren Energien oder Barrierefreiheit als sozialen Faktor evaluieren.

Da das Thema Nachhaltigkeit auch in der Hotel- und Eventbranche an Bedeutung gewinnt und Informationen zur Nachhaltigkeitsleistung offengelegt werden, dürfte es perspektivisch einfacher werden, eine transparente Entscheidungsgrundlage zu erhalten.

Ebenso sollten bei der Auswahl von Produkten und Dienstleistungen nachhaltige Kriterien angelegt und generell hinterfragt werden, welche Anschaffungen (für eine potenziell einmalige Nutzung) tatsächlich erforderlich sind.

Ein simples Beispiel für die Einsparung von Ressourcen sind Druckerzeugnisse. Diese sollten vermieden werden, indem bspw. auf ein digitales Einladungs- und Veranstaltungsmanagement zurückgegriffen wird. Für Tagungen kann etwa eine Website mit Agenda, Online-Anmeldung und weiteren relevanten Informationen eingerichtet werden, Downloadangebote für Veranstaltungsunterlagen über QR-Codes können einen weiteren Beitrag leisten. Alternativ kann eine Konferenz-App zum Einsatz kommen. Für Ausdrucke, auf die nicht verzichtet werden kann, sollte Recyclingpapier genutzt und auf eine Zertifizierung mit dem Blauen Engel geachtet werden.

Sofern ein Ausstellungs- bzw. Messebereich vorgesehen ist, sollte sich mit potenziellen Partnern und Sponsoren der Veranstaltung darauf geeinigt werden, auf Messeaufbauten zu verzichten, die aufwendig transportiert und im Nachgang entsorgt werden müssten. Wiederverwendbare modulare Messeaufbauten, die auf eine langfristige Nutzung angelegt sind, können hierbei eine vorteilhafte Alternative darstellen.

Unnötiges vermeiden

Außerdem sollten Give-Aways und Gastgeschenke vermieden bzw. nachhaltige Produkte bevorzugt werden.

Schließlich sollte das Ziel einer klimaschonenden bzw. nachhaltigen Veranstaltung bspw. über eine Veranstaltungswebseite nach außen kommuniziert und die Teilnehmenden dazu ermuntert werden, mit eigenem umweltfreundlichem Verhalten einen Beitrag zu leisten.

Durchführungsphase: In der zweiten Phase ist auf Nachhaltigkeitsaspekte während der Veranstaltung zu achten. Dies betrifft unter anderem das Catering, den Umgang mit Energie und Klimatisierung, das Management von Abfall und Reinigung, aber auch die Erfassung von Daten für Kompensationsprojekte und Nachhaltigkeitsbilanzen im Nachgang der Veranstaltung. Für ein nachhaltiges Catering sollten vegetarische bzw. fleischreduzierte Mahlzeiten aufgenommen sowie regionale Produkte und solche aus ökologischem Anbau und fairem Handel bevorzugt werden.

Es empfiehlt sich im Vorfeld Referenzen der Caterer hinsichtlich der Qualität fleischfreier Gerichte einzuholen, da hier noch nicht alle Anbieter wirklich schmackhafte Speisen anbieten können.

Bei Getränken sollte wie bei Geschirr auf Mehrweg gesetzt werden. Bei der Speisen- und Getränkedarbietung sollte auf die ökologische Vorteilhaftigkeit explizit aufmerksam gemacht werden.

Informationen zu Allergenen sollten zwingend deutlich dargestellt werden. Sofern möglich, sollten Informationen zu Bestandteilen und ggf. Nährwerten der Speisen und Getränke ergänzend bereitgestellt werden. Daneben ist es wichtig, über ein gutes Teilnehmendenmanagement ein Überangebot an Speisen und Lebensmittelabfälle zu vermeiden.

Für eine energieeffiziente bzw. emissionsarme Veranstaltung ist die Steuerung der Raumtemperatur ein kritischer Faktor. Hierzu gehören sowohl ein effizientes Lüften als auch eine angemessene Klimatisierung, wobei die Temperaturdifferenz zwischen Außen- und Raumtemperatur idealerweise maximal 6 °C betragen sollte. Im Optimalfall kann für die Beleuchtung Tageslicht genutzt werden.

Weiterhin sollten die Teilnehmenden vor Ort für das Thema nachhaltige Veranstaltungen sensibilisiert werden, indem sie einerseits zu Nachhaltigkeitsaspekten informiert und andererseits auf nachhaltiges Verhalten hingewiesen werden.

Soll in der Nachbereitung ein Nachhaltigkeitsbericht zur Veranstaltung erstellt werden, so sind die erforderlichen Daten im Rahmen der Veranstaltung zu erheben. Dazu gehört bspw. die Abfrage von Daten zur Anreise der Teilnehmenden (Entfernung, Transportmittel), aber auch die Anzahl an verzehrten Mahlzeiten und Getränken sowie Daten zum Energie- und Wasserverbrauch und entstandenen Abfällen. Außerdem sollte in Abstimmung mit der Reinigungsfirma bzw. den Betreibern der Location der Einsatz umweltverträglicher Reinigungsmittel sowie die ordnungsgemäße Entsorgung von Abfällen sichergestellt werden.

Plan-Do-Check-Act-Zyklus

Nachbereitungsphase: Nach der Veranstaltung werden die gesammelten Daten ausgewertet und die Wirksamkeit der zu Beginn definierten und im Verlauf durchgeführten Maßnahmen überprüft. Im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses sollen hieraus Verbesserungspotenziale abgeleitet werden und in die nachhaltige Ausgestaltung zukünftiger Veranstaltungen einfließen. Zur Erstellung einer CO2- bzw. Nachhaltigkeitsbilanz müssen zusätzlich zu den gesammelten Daten ggf. weitere (Verbrauchs-)Werte geschätzt werden. Zur Berechnung der entstandenen CO2-Emissionen kann auf kostenlose Eventrechner zurückgegriffen werden, die online zur Verfügung stehen. Alternativ können Dienstleister einbezogen werden, die bei der Erstellung von veranstaltungsbezogenen CO2-Bilanzen unterstützen. Die trotz aller Einsparungsbemühungen entstandenen unvermeidbaren CO2-Emissionen können im Nachgang über Klimaschutzprojekte in Entwicklungs- und Schwellenländern kompensiert werden. Hierbei ist unbedingt auf die Seriosität und Qualität der Projekte zu achten, sodass auch hier auf geprüfte Projekte von Dienstleistern zurückgegriffen werden sollte.

Die Nachbereitungsphase schließt mit der Veröffentlichung von Erfahrungen im Zusammenhang mit der Durchführung von nachhaltigen Veranstaltungen sowie den erstellten Bilanzen und Reports über unterschiedliche Kommunikationskanäle des Unternehmens. Hiermit wird das Unternehmen nicht nur dem Anspruch nach Transparenz gerecht, sondern leistet durch das Teilen von Informationen und Learnings einen Beitrag zur nachhaltigen Entwicklung, indem eine Vorbildfunktion für andere Unternehmen eingenommen und im Allgemeinen für das Thema sensibilisiert wird.

Abseits von Perfektionismus

Jedes Unternehmen, dass sich dafür entscheidet, Nachhaltigkeitsaspekte in der Organisation von Veranstaltungen zu berücksichtigen, macht einen Schritt in die richtige Richtung. Auch wenn es ein weiter Weg zur Nachhaltigkeit ist, ist es wichtig, diesen ersten Schritt zu gehen und abseits von Perfektionismus in einen kontinuierlichen Verbesserungsprozesses zu starten. Es geht darum auch im Veranstaltungsmanagement den Status Quo zu hinterfragen und neue nachhaltige Standards zu setzen.

Unsere Webinar-Empfehlung

Webinar: conarum GmbH & Co KG

Zukunft der Beschaffung und Lieferkettenmanagement – innovative, praxiserprobte Lösungen

10.07.24 | 10:00 Uhr | Zukunft der Beschaffung und Lieferkettenmanagement – innovative, praxiserprobte Lösungen. Innovatives Lieferantenportal für Beschaffung und Lieferkettenmanagement.

• Mehr lesen