Der Dienstleistungseinkauf, und im Speziellen der Einkauf von Professional Services ist stark projektgetrieben. Das heißt, die Bedarfe der ‚internen Kunden‘ sind weit entfernt von der Planbarkeit, die man aus dem direkten Einkauf kennt. Gleiches gilt für die Beziehung zwischen Einkauf und den internen Bedarfsträgern. In großen wie in kleinen Unternehmen lernen sich Einkauf und Bedarfsträger häufig erst fachlich und persönlich kennen, wenn Projekte bereits vergeben und Dienstleister schon auf die ein oder andere Art aktiv geworden sind. Um das zu vermeiden, besteht eine der Hauptaufgaben des Einkaufs darin, die Bedarfsträger als internen Kunden zu verstehen, sich in sie hineinzuversetzen und sie aktiv entlang der gesamten Customer Journey zu begleiten. Dies erfordert eine klare Positionierung des Einkaufs als strategischer Business Partner seiner internen Kundschaft. Mit diesen fünf Werkzeugen gelingt dem Einkauf die aktive Beteiligung der internen Bedarfsträger: 1. Stakeholder Map, 2. Eventplan, 3. Kommunikation, 4. Engagement, 5. Feedback.
Stakeholder Map
Wer sind eigentlich die Stakeholder des Einkaufs für Professional Services? Grundsätzlich kommt hier jeder Budgetverantwortliche infrage. Von Personalwesen über Produktion und Vertrieb bis hin zum Vorstand. Einkaufsabteilungen können oft nicht vorhersagen, wer als nächstes mit einem Projekt für eine Ausschreibung oder einer Preisverhandlung auf sie zukommt. Abhilfe schafft eine Stakeholder Map, auf der die vergangenen Projektbedarfe und die bereits geplanten, zukünftigen Projekte übereinandergelegt werden. Am schnellsten erfolgt die Identifikation der ‚internen Stammkunden‘ über die Kreditorenbuchhaltung. Eine einfache Analyse gibt hier Aufschluss: 1. Welche Kreditoren in der Warengruppe Professional Services haben in den vergangenen 24 oder 36 Monate die größten Umsätze generiert.
2. Welche Kostenstellen waren für diese Ausgaben budgetverantwortlich und welche Personen verantworten diese Kostenstellen? Klassischerweise werden hier Unternehmensfunktionen wie die IT-, die Strategie- oder die Marketingabteilung an erster Stelle stehen. Je nach Unternehmenssituation können aber auch andere Bereiche infrage kommen. Die Analyse liefert Informationen zu den Top-Dienstleistern und zu den internen Top-Auftraggebern. Eben jene Abteilungen oder Personen sind die Hauptzielgruppe, die der Einkauf aktiv ansprechen und in die eigenen Prozesse einbinden sollte.
Eventplan
Eine der häufigsten Aussagen von Einkäufern lautet: „Wir kennen das nächste Projekt nicht!“ Wichtige Themen und Projekte werden in den meisten Unternehmen noch immer in Budgetierungsrunden festgehalten. Der Einkauf muss nicht mit am Tisch sitzen, kann aber im Rahmen einer Ausgabenplanung seiner Warengruppen die Ergebnisse einholen. Im Idealfall erhält der Einkauf über diesen Weg bereits im letzten Quartal die notwendigen Informationen über die anstehenden Projekte und Ausgabentöpfe für das kommende Jahr. Die Kenntnis dieser Projekte ist essenziell, um rechtzeitig auf Dienstleistersuche zu gehen oder gemeinsam mit dem budgetverantwortlichen Fachbereich Ausschreibungen vorzubereiten.
Eventplan und Stakeholder Map ergänzen sich gegenseitig und ergeben eine Spend Matrix mit den wichtigen Stakeholdern in der Vertikalen und den budgetierten Projekten in der Horizontalen.
Kommunikation
Mit den ersten beiden Tools wird die Informationsasymmetrie zwischen Einkauf und Stakeholder reduziert. Damit rücken die beiden Bereiche fachlich näher zusammen. Echtes Engagement bedeutet jedoch vor allem Kommunikation und Aufbau einer Vertrauensbeziehung – und die muss primär vom Einkauf initiiert werden. Sobald die Spend Matrix für die kommende Periode steht, sollte der Einkauf damit beginnen, proaktiv auf die relevanten Personen im Unternehmen zuzugehen. So kann der Einkauf, der eine solide Wissensbasis mitbringt, Meetings zur Planung der wichtigsten Projekte aus dem Budgetplan einberufen und einen klaren Fahrplan für deren Umsetzung aus Einkaufssicht gemeinsam mit den Fachbereichen aufbauen. Darüber hinaus sollte der Einkauf aber formell und informell über die gemeinsame Vorgehensweise informieren. Immer mehr Unternehmen nutzen Kollaborationsplattformen wie MS Teams, um den Fachbereichen eine abteilungsübergreifende, aktive Kommunikation zu gewähren. Die Möglichkeiten für Einkaufsabteilungen sind vielfältig. Einige Ideen als Checkliste:
- Information zu Einkaufsprozessen
- Checklisten für Ausschreibungen
- Checklisten für Anbieterbewertungen
- Verlinkungen auf E-Procurement-Tools
- Videos & Tutorials
- Erfolgsgeschichten großer Projekte
- Compliance-Regeln und Checks
Wichtig bei der Kommunikationsplanung ist der „Call to Action“. Eine Methode aus dem Marketing, die zum Handeln – oder Engagement – animieren soll. Nach dem Motto: „Der Einkauf ist euer Partner – sprecht uns an!“
Engagement
Die tatsächliche Zusammenarbeit zwischen dem Einkauf und den Fachabteilungen stellt sich in der Arbeitsrealität leider recht häufig als holprig dar. Aktives Engagement heißt: Einbindung der Stakeholder durch strategische und taktische Maßnahmen. Konkret könnte dies z. B. über einen Warengruppenworkshop mit der IT-Abteilung erfolgen, um das Dienstleisterportfolio im Softwarebereich zu optimieren. Oder eine Feedback-Runde mit der Strategieabteilung, in der die Dienstleistungsqualität vergangener Projekte strukturiert abgefragt und Maßnahmenpläne initiiert werden. Oder einfach nur eine gemeinsame Diskussion der Spend Matrix und darauf aufbauend die terminliche Planung wichtiger Meilensteine für die kommende Periode. Mit solchen Maßnahmen bindet der Einkauf die Stakeholder nicht nur früh ein, indem die Bedarfsträger ihr Fachwissen aktiv einbringen können, sondern baut auch eine vertrauensvolle Geschäftsbeziehung zu seinen internen Kunden auf. Hierdurch erhöht sich auch bei ungeplanten Projekten die Chance, als Einkauf mit am Tisch zu sitzen – und zwar rechtzeitig vor der (informellen) Auftragsvergabe. Im täglichen Umgang sollten Stakeholder daher aktiv in die Prozesse des Einkaufs eingebunden werden.
Feedback
Nach wichtigen Projekten – oder zum Periodenende – sollte der Einkauf anhand seiner Spend Matrix die bis dato wichtigsten Stakeholder identifizieren. In strukturierten Feedbackrunden sollte dann erfragt werden, was in der Zusammenarbeit mit dem externen Dienstleister gut und schlecht läuft bzw. gelaufen ist. Dies kann in Form von Einzelgesprächen oder Workshops geschehen. Daraus resultierend sollten die kurz- wie mittelfristigen Ziele gemeinsam festgelegt werden. Dies führt zum einen dazu, dass der Einkauf die Bindung zu den wichtigen Stakeholdern stärkt und gemeinsam an den Erfolgsgeschichten und Herausforderungen wächst. Zum anderen kann der Einkauf die Erkenntnisse auch auf neue Stakeholder und Events anwenden, die geplant oder spontan auf dem Schreibtisch landen.
Stakeholder Engagement ist ohne aufwendige Vorbereitung einfach, pragmatisch und schnell umsetzbar. Die fünf vorgestellten Werkzeuge können strategisch durch die Einkaufsleitung, aber auch aus eigener Motivation heraus von Warengruppen-Managern initiiert werden. Auch wenn der Einkauf hier in Vorleistung gehen muss, zahlen sich die Mühen meist aus.
Markus Sinz
Geschäftsführer bei apadua
