Die Mobilitätswende ist in vollem Gange. Auch Unternehmen müssen dabei auf mehr Effizienz und Nachhaltigkeit – unter anderem in ihren Flotten – setzen. Da ist es hinderlich, dass Verantwortliche einen wichtigen Ansatzpunkt häufig übersehen: Das Fuhrparkmanagement ist ein entscheidender Hebel der betrieblichen Mobilität. Die Verwaltung eines Fuhrparks ist jedoch wesentlich umfangreicher und komplexer als es zunächst scheint. Auch auf der Führungsetage vieler Unternehmen herrscht noch der Eindruck vor, dass dabei lediglich nebenbei zu erledigender Papierkram ansteht. Dabei reichen die Aufgaben von Fuhrparkmanagern von der Kommunikation mit den Fahrern bis hin zum Umgang mit Schäden und der Überprüfung von Fahrzeugdaten. Die Digitalisierung von Arbeitsprozessen kann nicht nur Abläufe optimieren, sondern mit einer ganzheitlichen Softwarelösung noch weiteres Potenzial eröffnen. Doch was in anderen Geschäftsbereichen oftmals längst üblich ist, kommt im Flottenmanagement nur schleppend in Fahrt.
Die Macht der Daten
Gerade in Fuhrparks, die „so nebenbei“ verwaltet werden, dominieren häufig noch Leitz-Ordner und Excel-Tabellen. Erfahrungswerte des Spezialisten für Fahrzeugverwaltung Vimcar zeigen, dass die manuelle Administration einer Fahrzeugflotte über zehn Arbeitsstunden pro Woche in Anspruch nehmen kann und dabei etwa zehn Prozent der Gesamtkosten für die Fahrzeuge anfallen können. Das bedeutet einen zu großen Aufwand an Zeit und Ressourcen für die Fuhrparkverantwortlichen. Denn die Datenmenge ist riesig und unübersichtlich geworden und liegt nur fragmentiert vor.
Eine umfassende Fuhrparkmanagementsoftware führt alle Dokumente und Informationen sowie Prozesse und Dienste zusammen. Die aufwändige Zettelwirtschaft verschwindet und viele Alltagsaufgaben sind automatisiert. Schon einzelne Lösungen für Teilbereiche, etwa die Fahrzeugortung per App, können Erleichterung schaffen. Aber je mehr Geschäftsprozesse über eine Fuhrparkmanagementsoftware laufen, umso größer ist der Nutzen aus den entsprechenden Datenanalysen: Die Software kann die anfallenden Datenmengen sinnbringend erheben und auswerten, die Analysen können Einsparpotenziale aufdecken oder bei der Weiterentwicklung des Fuhrparks helfen.
Die Software kann aber auch relevante Schnittstellen zu anderen Geschäftsbereichen bilden: Es empfiehlt sich zum Beispiel, dass Finanzverantwortliche sie in das Finanztool des Unternehmens integrieren. So können Synergieeffekte entstehen.
Bis zu 20 Prozent weniger Kosten
Die Anschaffungskosten im Blick, zögern Unternehmen häufig noch damit Softwarelösungen einzusetzen. Dabei können sich gerade Gesamtlösungen durch ihr weitreichendes Potenzial schnell amortisieren. Als Richtlinie gilt: Eine umfassende Software kann den für die Flottenverwaltung nötigen Zeitaufwand um 25 Prozent und die Kosten um bis zu 20 Prozent reduzieren.
Wenn sowohl die Fahrzeugnutzer als auch die Fuhrparkverantwortlichen von dem digitalen Tool profitieren, wirkt sich dies auf die internen Abläufe gleich doppelt positiv aus. So kann beispielsweise ein digitales Fahrtenbuch den Arbeitsalltag enorm erleichtern. Das digitale Fahrtenbuch erfasst die Fahrten gleich finanzamtskonform und kann Steuern im vierstelligen Bereich einsparen. Die digitale Führerscheinkontrolle ist ein einfaches „Einstiegstool“, welches bereits einiges an manuellem Aufwand einspart. Allein die digitale Verwaltung von Dokumenten, wie Fahrzeugakten und Schadens- und Versicherungsunterlagen können etwa zehn Prozent der Verwaltungskosten senken.
Schadenmanagement und Wartung
Schadensfälle sind im Fuhrpark keine Seltenheit. Entsprechende Software kann bei präventiven Maßnahmen unterstützen. Neben der bereits erwähnten rechtssicheren Führerscheinkontrolle überprüft die Software, ob der Fahrer die Prüfung zu den Unfallverhütungsvorschriften erfolgreich absolviert hat. Ungeübte oder zu stark ausgelastete Fahrer werden somit erst gar nicht auf die Straße gelassen.
Auch bei der Fahrzeugwartung unterstützt eine Fuhrparksoftware. Große Auslastung bedeutet mehr Verschleiß und damit die Gefahr von Mängeln. Regelmäßige Wartungszyklen, die an der Auslastung ausgerichtet sind, sowie die einfache Dokumentation von Mängeln halten den Fahrzeugpool zuverlässig funktionsfähig. Kommt es trotzdem zu einem Unfall, bietet die Software die Möglichkeit, sich schnell mit Reparatur- oder Abschleppdienstleistern zu verbinden. Zudem können Fahrer die entstandenen Schäden online melden. Die in der Akte vermerkten Daten dienen schlussendlich wieder als Basis für Kosten- und Ursachenanalysen.
Mobilitätswende und Nachhaltigkeit
Für die Mobilitätswende genügt es nicht, Routen besser zu planen und den Treibstoffverbrauch zu reduzieren. Gesetzlich sind mit der Non-Financial Reporting Directive (NFRD) und der zukünftigen Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) Berichterstattungen über Nachhaltigkeitsaktivitäten vorgeschrieben. Somit müssen Unternehmen Auskünfte über ihre Maßnahmen in Bezug auf die CO2-Reduktion, Kreislaufwirtschaft, ökologischen Schutz, Chancengleichheit und Achtung der Menschenrechte geben. Mithilfe von Fuhrparkmanagementsoftware können sich Verantwortliche automatisiert Nachhaltigkeitsreports erstellen lassen. Die Software misst dazu den CO2-Ausstoß der Fahrzeuge und kann aus Vergleichen den Erfolg von Nachhaltigkeitsmaßnahmen ermitteln. Etwa zwei Drittel der neu zugelassenen Pkw sind gewerblich gehaltene Firmenwagen, zeigt eine Studie von Agora, einer Initiative der Stiftung Mercator und der European Climate Foundation. Die betriebliche Mobilität sowie der Gebrauch von Dienstwagen zu privaten Zwecken haben also einen erheblichen Einfluss auf die CO2-Emissionen. Ein Umstieg auf eine zumindest teilweise elektrifizierte Flotte ist für viele Unternehmen möglich: So beträgt nach eigenen Daten die durchschnittlich zurückgelegte Strecke mit dem Firmenwagen knapp 30 Kilometer – für die Reichweite von E-Autos problemlos machbar. Schon vor dem geplanten Verbrenner-Aus im Jahr 2035 können Unternehmen mit ihrer Flotte zum Teil umsteigen, wenn sie aus ihren Datenanalysen für die jeweiligen Zwecke geeignete Möglichkeiten identifizieren.
Das Potenzial, im Fuhrpark Kosten zu reduzieren, ist enorm. Die Auswertung von Fuhrparkdaten, wie etwa Telematikdaten, Fahrzeugdaten, Fahrerdaten und Prozessdaten liefert umfassende Einblicke in die Routinen der Fuhrparkverwaltung und offenbart viele Optionen in der Optimierung. Ohne die Hilfe von Software ist dies jedoch kaum noch möglich. Einkäufer sollten deshalb langfristig denken und dem Wunsch von Fuhrparkmanagern nachkommen.
Bild: Vimcar/AvriosFrancine Gervazio
ist CEO der Partnerfirmen Vimcar und Avrios.
