Leben Sie schon in der VUCA-Lösungswelt?

Schluss mit dem Krisen-Gehader! Warum? Das erklären Lorenz Kleinert und Anna Schmidt in diesem Beitrag. Lesen Sie, was Einkauf & SCM stattdessen tun sollten und warum der Einkauf jetzt einen neuen Mindset braucht.

Mit diesem Text wollen wir Sie aufrütteln. Denn wir meinen: Die Zeit des Haderns in Einkauf und SCM ist vorbei. Verlassen Sie den Krisenmodus! Ja, Sie haben richtig gehört: Genau jetzt! Inmitten der größten Beschaffungs- und Energiekrise seit den 1970er Jahren. Akzeptieren Sie das neue Einkaufs-Normal. Die Krisen werden bleiben. So oder so müssen Sie mit Blick auf Nachhaltigkeit und Klimawandel Ihre Lieferketten umbauen. Zögern hilft in einer solchen Situation nicht weiter, probate Mittel zur Optimierung von Einkauf & SCM schon.

Das ist Ihr neuer Einkaufsalltag

Deshalb: Willkommen in der VUCA-Welt. Akzeptieren Sie, dass die Unsicherheit bleibt. Es gibt Mittel und Wege, die Sie gut durch das neue VUCA-Normal bringen. Die Ihre Organisation widerstandfähig machen und dem Einkauf erlauben seine Kompetenzen an den richtigen Stellen einzubringen.

Trotzdem geht vielen Einkäufern und Einkäuferinnen gerade die Puste aus. Aus unserer Sicht gibt es drei Gründe, warum viele Einkaufsabteilungen und SCM-Funktionen sich auch nach drei Jahren Krise noch nicht für das gerüstet fühlen, was seit 2020 zu ihrem Alltag gehört.

 Wenn alles wieder in Ordnung ist?!

Mal ehrlich, wie oft haben Sie in den letzten Monaten Sätze gesagt wie:

• Wenn die Krise vorbei ist, …
• Wenn mal wieder Ruhe einkehrt, …
• Wenn Angebot und Nachfrage sich wieder beruhigen, …

Hinter diesen Aussagen stecken drei Denkfehler, denen viele Menschen und Unternehmen unterliegen und die dazu führen, dass für die Zukunft relevante, strategisch wichtige Projekte, wenn es brennt, immer wieder hinausgeschoben werden:

• Überbewerten der Startvoraussetzungen: Sie warten auf den perfekten Startzeitpunkt, um die für Ihre Einkaufsagenda wichtigen Projekte zu forcieren. Dieser Perfektionismus hindert Sie in der Krise an der strategischen Weiterentwicklung Ihrer Organisation.
• Aufschieben: Sie meiden strategische Projekte zugunsten kurzfristiger Erfolge, die Sie weniger Energie und Zeit kosten. Die Gründe hierfür sind „menschlich“: Wenn es darum geht, Entscheidungen umzusetzen, legt unser Gehirn mehr Wert auf sofortige Belohnungen, als auf solche, die erst in der Zukunft realisiert werden könnten. Dieser Effekt ist umso stärker, wenn zwischen Aufwand und Ertrag ein größerer zeitlicher Abstand liegt.
• Default-Bias: Durch unklare Nutzen- und Risikoerwartungen halten Sie am Status Quo fest. Während die Risiken feststehen, ist der Nutzen von Transformationsprojekten für Einkauf & SCM nicht immer klar und lässt sich in Businessplänen nur ansatzweise berechnen.

Stellen Sie sich den Tatsachen

Das führt dazu, dass für die Zukunft entscheidende Lösungsansätze in vielen Unternehmen erst nach Ende einer andauernden Krise angegangen werden, weil solche Projekte viele Kapazitäten binden. Zum Problem wird dies jedoch, wenn – wie jetzt – eine Krise auf die nächste folgt. Das in den 1990er Jahren entwickelte VUCA-Modell greift das auf und beschreibt sehr gut das, was wir aktuell erleben. VUCA steht für vier Herausforderungen:

• Volatilität (Volatility): Der Wandel ist schnell und in seiner Art und seinem Ausmaß unvorhersehbar. Exponentielle Veränderungen werden zur Regel. Einkauf und SCM werden vom Wellengang ständiger Veränderungen erfasst.
• Ungewissheit (Uncertainty): Die Gegenwart ist unklar und die Zukunft ungewiss. Erfahrungen der Vergangenheit verlieren für Prognosen an Gültigkeit und Relevanz. Fundierte Planung wird unmöglich. Kluge Beschaffungsentscheidungen brauchen beinahe „hellseherische“ Fähigkeiten.
• Komplexität (Complexity): Probleme vermischen sich und erschweren den Überblick über die Zusammenhänge. In einem verworrenen Geflecht aus Reaktion und Gegenreaktion fallen die richtigen Entscheidungen schwer. Einkauf und SCM versuchen, den Überblick zu behalten. Zu priorisieren fällt schwer.
• Mehrdeutigkeit (Ambiguity): Situationen lassen sich je nach Blickwinkel unterschiedlich interpretieren. Für den Einkauf stellt sich immer öfter die Frage: „Und wie gehen wir damit um?“ Eindeutige Aussagen zu treffen wir schwieriger.

Richten Sie Einkauf und SCM neu aus

Jede der vier Herausforderungen ist für sich genommen anspruchsvoll – in Kombination sind sie gewaltig! Doch man kann ihnen aktiv begegnen. Die VUCA-Lösungswelt sieht so aus:

• Mit Vision der Volatilität begegnen: Wenn Sie Ihre Vision und Ihr Ziel im Auge behalten, können Sie Ihren Kurs durch unruhige Gewässer korrigieren und volatile Turbulenzen besser umschiffen.
• Mit Wissen Unsicherheit reduzieren: Aktives Knowledge-Management im Unternehmen, transparente Kommunikation, Echtzeitdaten und Kompetenzaufbau in Einkauf und SCM schaffen Verständnis für unsichere Situationen.
• Mit Klarheit Komplexität managen: Schlanke, digitale, standardisierte Prozesse, eindeutige, klare Verantwortlichkeiten und Notfallpläne helfen bei der Priorisierung und bei der Umsetzung von Entscheidungen.
• Mit Agilität Mehrdeutigkeit auflösen: Ein agiles Mindset und die crossfunktionale Zusammenarbeit schaffen über die verschiedenen Blickwinkel, die alle Beteiligten einbringen, Eindeutigkeit. Das Prinzip: Wenn es nicht mehr DIE EINE Lösung gibt, wählt man gemeinsam die für die Situation BESTE.

Es bleibt schwierig – für lange Zeit

Ressourcenknappheit, Preisexplosion, Nachfrageschwankungen, Lieferengpässe, Bullwhips, Lockdowns, Fachkräftemangel, Frachtchaos, unreife Prozesse, schlechte Datenqualität in der Lieferkette… Wir werden uns in Einkauf und SCM mit der neuen VUCA-Normalität anfreunden müssen. Die Zeit des Haderns und Abwartens ist eindeutig vorbei.

Wenn wir akzeptieren, dass die jetzigen Krisenherde uns weiter begleiten und/oder durch neue abgelöst werden, ergibt sich für Verantwortliche in Einkauf und SCM zwangsläufig eine erhöhte Dringlichkeit für die Lösung bestehender struktureller Probleme in ihrer Beschaffungsorganisation. Zu Ihrer Beruhigung: Das Lösungs-Rad muss nicht neu erfunden werden. Hierfür können Sie auf bewährte Werkzeuge zur Behandlung bestehender Probleme zurückgreifen. Dazu gehören:

• eine klare Strategie,
• digitalisierte Prozesse,
• agile Organisationsformen,
• bereichsübergreifende Zusammenarbeit,
• eine hohe Methodenkompetenz.

Diese Pfeiler bilden eine solide Basis, um auch in der VUCA-Welt zu bestehen. In der Zukunftswerkstatt Einkauf & SCM haben wir Teilnehmerinnen und Teilnehmer nach ihrer Einschätzung gefragt, wie stark ihr Unternehmen bereits in der VUCA-Lösungswelt (Vision, Verständnis, Klarheit, Agilität) angekommen ist. Die Ergebnisse sind durchwachsen: Es gibt Einkaufsabteilungen mit hohem Reifegrad, andere mit riesigem Nachholbedarf, einige liegen im Mittelfeld (siehe Grafik). Manche Unternehmen hinken auf breiter Front hinterher, andere nur in Teilbereichen.

Erkennen Sie Ihre Schwachstellen

Von zehn maximal zu vergebenden Punkten ordneten sich die Teilnehmer vor allem beim Thema Vision im Mittel eher unterdurchschnittlich ein. Allerdings gilt auch hier: Es gibt die Leuchttürme, die ihre Vision schon lange aufgestellt haben, genauso wie die Nachzügler, noch ganz ohne Vision für die Beschaffung der Zukunft. In der Dimension Wissen, Informationen, Daten (Verständnis) ist der Nachholbedarf im Mittel ebenfalls groß. Am besten schnitten die befragten Einkaufsorganisationen bei der Agilität ab. Hier scheint sich seit Krisenbeginn die Zusammenarbeit in Richtung mehr Flexibilität und Kollaboration zum Positiven verändert zu haben. Bei der Prozessgüte sind die Ausreißer um den Mittelwert kleiner. Hier darf aber ebenfalls nachgelegt werden.  

Licht ins Dunkel bringen Benchmarks und Reifegradanalysen. Scheuen Sie nicht den Vergleich mit anderen Beschaffungsorganisationen, auch wenn dieser Schwachstellen zum Vorschein bringt. Genau das ist das Ziel: Orientieren Sie sich an den Besten!

Verfolgen Sie Ihre Agenda

Fazit: Es gibt nie den richtigen Zeitpunkt mit Optimierungen und Veränderungen anzufangen. Wenn Sie jedoch nicht von jeder aufkommenden Krise neu durchgeschüttelt werden wollen, dann legen Sie JETZT los. Wappnen Sie sich für die neue VUCA-Normalität. Nichts anderes wird von Ihnen als Führungskraft erwartet. Gerne zum Start mit einem Quick-Check Ihrer Beschaffungsorganisation, um Ihre Potentiale für sich zu identifizieren: amc360-check

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