Die Kosten für Dienstreisen werden in 2018 steigen, bestätigt eine gemeinsame Untersuchung des auf das Dienstreise-Management spezialisierten Reisedienstleisters Carlson Wagonlit Travel (CWT) und der GBTA Foundation, der Marktforschungstochter des internationalen Geschäftsreiseverbands GBTA.
Demnach verteuern sich Flugtickets im weltweiten Durchschnitt um 3,5 %, in Westeuropa durchschnittlich sogar um 5,5 %. Die Preise für Bahnfahrten und andere Bodenverkehrsmittel wie Taxis erhöhen sich moderat um 0,6 %. Die Kosten für Hotelübernachtungen steigen laut dieser Prognose weltweit um 3,7 %, in Westeuropa um 6,3 % und in Deutschland um 8,3% – die höchste Preissteigerung der vergangenen Jahre. Doch nicht nur die Preisvoraussagen machen den Unternehmen zu schaffen. Auch andere Entwicklungen verunsichern die Travel Manager. Das Magazin Wirtschaftswoche stellte kürzlich einen neuen Trend in der Reisemanagement-Organisation fest: Während früher fast alle Unternehmen Reisebüroketten wie American Express Global Business Travel (GBT) beschäftigten, verzichten inzwischen immer mehr auf die Hilfe dieser Dienstleister: 44 % aller Konzerne mit mehr als 500 Mitarbeitern und fast 60 % der kleinen und mittleren Unternehmen mit bis zu 500 Beschäftigten organisierten ihr Travel Management ohne professionelle Hilfe.
Umgang mit Reisedienstleistern
Wer noch ein Reisebüro einschaltet, bezahle das in den meisten Fällen aufwandsabhängig im Rahmen einer sogenannten Transaction-Fee-Regelung. Dabei werde für jede Leistung – zum Beispiel eine Buchung, Umbuchung oder Stornierung eines Flugtickets, eines Hotelzimmers oder einer Bahnfahrt, aber auch die Erstellung von Statistiken über einzelne Kostenpositionen – eine vorab vereinbarte Gebühr berechnet, erläutert die Wirtschaftswoche weiter. Pauschale Vergütungen, im Branchenjargon als Management Fee bezeichnet, hätten sich kaum durchgesetzt. Weniger als zehn Prozent der Unternehmen hätten solche Reisebüroverträge abgeschlossen, hat die Wirtschaftwoche herausgefunden. Wichtigste Auswahlkriterien seien Erreichbarkeit, Kompetenz, individueller Service und nachgewiesene Kosteneinsparungen.
Dabei wird es für Unternehmen immer schwieriger, den Überblick bei Flügen, Hotels und Mietwagen zu behalten. Die Digitalisierung ermöglicht es den Anbietern, ihre Preisbildung flexibler und fragmentierter zu gestalten. Dadurch wird das Management der Dienstreisen für die Verantwortlichen viel aufreibender, auch langfristige Vertragsvereinbarungen bringen hier zukünftig häufig keinen Mehrwert. Ein Grund: Viele Geschäftsreisende halten sich bei der Hotelbuchung nicht an die Vertragshotels. Laut Egencia, einem Tochterunternehmen der Expedia, buchen 37 % ihre Hotels nicht bei den vom Unternehmen ausgehandelten Hotels mit Rahmenvereinbarungen. In der Begründung der Reisenden heißt es, dass sie kein Vertragshotel in der Nähe des Zielortes gefunden hätten – nachzulesen in der Egencia-Studie „Business Travel and Technology“.
Deswegen verzichten auch immer mehr Unternehmen auf eigene Hotelverträge und lassen ihre Mitarbeiter über Online-Portale buchen. Diese wollten sich mit Bestpreisklauseln die niedrigsten Preise sichern. Doch diese Klausel mussten die Online-Anbieter kartellrechtlich aus ihren Verträgen mit deutschen Hotels streichen. Seitdem holen die Hotels auf: Laut einer Studie von Mydealz.de bieten sie auf ihren eigenen Seiten inzwischen meist bessere Preise an als über HRS und Booking.com & Co. Dies sei in 70 % der Fälle so, in Deutschland liege diese Quote mit 76 % sogar noch höher. Angesichts dieser Entwicklungen befürchten die Travel Manager, dass sie die Kontrolle über die Reisebudgets verlieren.
Künstliche Intelligenz vereinfacht Planung
Um dem Trend entgegenzuwirken, verweitern die Dienstreiseanbieter stetig ihr Angebot: Concur, die Geschäftsreisesparte von SAP, bietet auf ihrer Plattform zusätzlich Abrechnungsfunktionen und individuelle Firmenabkommen mit Fluglinien und Hotelketten, oder alternative Angebote, die in die Reportingtools der Kunden mit einfließen. CWT hat vergangenes Jahr die Einführung einer neuen Geschäftssparte für das Hotelgeschäft bekanntgegeben: RoomIt. Die Geschäftseinheit wolle sich darauf konzentrieren, für Kunden eine neue und innovative Buchungserfahrung zu generieren, den Zugriff auf Unterkünfte zu erweitern und weltweit ein noch größeres Hotelangebot zur Verfügung zu stellen, heißt es in der Pressemeldung. Einbinden lassen sich dort Ketten und Einzelhotels, mit oder ohne speziell vereinbarten Zimmerpreisen, und auch Anbieter wie Airbnb. Dazu gebe es neue Suchfunktionen für die Reisenden. Integrierte Lösungen für Bezahlmöglichkeiten oder Reportings für Travel Manager sollen das Tool attraktiv machen.
Zukünftig wird Experten zufolge Künstliche Intelligenz (KI) bei Geschäftsreisen eine große Rolle spielen: Hier lassen sich bedingt durch die Reisehäufigkeit automatisch Parameter bzw. Reisemuster erkennen. Für die Reisenden heißt es: Wer häufig das gleiche Ziel ansteuert, muss sich nicht mehr durch lange Hotellisten scrollen, sondern bekommt gleich sein „Lieblingshotel“ vorgeschlagen. Solche personalisierten Buchungsmöglichkeiten werden – basierend auf früheren Reisen und den dort gesammelten Erfahrungen – ständig verfeinert und angepasst. sas
