Frühe Integration der Beschaffung

Probleme der Logistikintegration im Produktentstehungsprozess ist ein unterschätztes Potential, wenn über mögliche Verbesserungsmaßnahmen im Umfeld des Product-Lifecycle-Managemen (PLM) gesprochen wird. In vielen Fällen wird der zeitliche Ablauf der Übergabe nicht optimiert und die Übergabe der Informationen findet nicht geregelt statt. Genau an dieser Stelle möchte dieser Beitrag mögliche Optimierungen und Wege aufzeigen. Am Beispiel eines Unternehmens, das mit dem ERP System SAP ECC und dem PLM System PTC-Windchill eine tiefe Integration anstrebt, werden die Problematik und Lösungsmöglichkeiten beschrieben.

PTC Windchill PDMLink ist ein webbasiertes PDM-System (Produktdatenmanagement), das Teams an geografisch verteilten Standorten unterstützt und zugleich wichtige Prozesse wie das Inhalts-, Änderungs- und Konfigurationsmanagement verwaltet.

Die Produktentwicklung bzw. der Produktentstehungsprozess (PEP), bildet eine wichtige Phase innerhalb des Produktlebenszyklus. Die Ergebnisse der Produktentwicklung werden in nachfolgenden Logistikprozessen verwendet. Der Übergang zwischen Produktentwicklung und Logistik ist aber in vielen Fällen ein vernachlässigter Bereich im Geschäftsprozess. Im Folgenden wird auf die Problematik und mögliche Verbesserungen der Integration zwischen Produktentwicklung und Einkauf eingegangen.

Die optimale Unterstützung dieses Prozesses birgt ein erhebliches Potential an Effizienzsteigerung, besonders im Hinblick auf die Einbindung logistischer Prozesse in die frühe Produktentwicklung. Das Frontloading logistischer Prozesse wird aktuell bei vielen Kunden als das wichtigste Kriterium zur Verbesserung des PEP angesehen. Durch die frühe Einbindung der Logistik lassen sich die Qualität, Produktkosten und die Produktentwicklungszeit optimieren. In den meisten Fällen ist leider die Schnittstelle zwischen Produktentwicklung, Fertigung und Einkauf nur unzureichend prozessual beschrieben und systemseitig unterstützt. Ein Frontloading logistischer Aktivitäten findet oftmals nur von wenigen Mitarbeitern ohne Prozesssteuerung und Systemunterstützung statt. Diese Vorgänge sind nicht transparent und nicht nachvollziehbar.

Neben der Fertigung ist ein wichtiges Optimierungsfeld der Beschaffungsprozess. Der Einkauf wird oft erst eingebunden, wenn das Produkt durch die Konstruktion komplett beschrieben und freigegeben ist. Diese sequenzielle Abfolge des Produktentstehungsprozesses bedarf einer Optimierung und sollte schon möglichst frühzeitig im Produktentwicklungsprozess erfolgen.

Die frühe Einbindung des Einkaufs in den Prozess erlaubt es den Einkäufern optimale Lieferanten zu identifizieren. Langfristige Partnerschaften ermöglichen den Einkäufern schon in der frühen Designphase die eigenständige Beurteilung der Komponenten bezogen auf die vorhandene Lieferantenbasis. Wird das Design den Lieferanten zur Angebotsabgabe oder Beurteilung der Machbarkeit frühzeitig bereitgestellt, können sie durch einige kleine Änderungen am Design oder alternative Designvorschläge die Preise für die Komponente erheblich optimieren bei gleicher Funktion und Einhaltung der Anforderungen.

Dieser Prozess bedingt jedoch, dass der Einkauf auf CAD-Daten zugreifen kann wenn die Komponenten noch nicht konstruktiv freigegeben sind. Um diesen Prozess zu unterstützen wird oft ein eigener Status an der Komponente bzw. der Zeichnung zur Voranfrage verwendet. Ebenso muss der Einkauf in der Lage sein 2D/3D-CAD-Daten oder -Neutralformate anzuzeigen. Der Zeitpunkt und der Prozess der Einbindung des Einkaufs durch die Konstruktion während der Konzeptphase muss ebenso geklärt werden. Üblicherweise sollte der Einkauf dann auch in der Lage sein auf Zeichnungen und Modelle zuzugreifen welche sich noch im Status der Bearbeitung befinden. Ein ebenso wichtiges Kriterium für den Status, ist die Tatsache, ob der Zustand der versendeten Zeichnungen historisch gehalten werden muss. Eine Versionierung oder zumindest die Ablage der Kommunikation ist in dem Fall erforderlich.

Die Konzeptänderungen welche vom Lieferanten als Verbesserungsvorschlag eingebracht werden müssten durch Einkauf und Konstruktion beurteilt und in die Konstruktion eingesteuert werden. Ein entsprechender Änderungsprozess muss dafür definiert werden.

Basierend auf den vorher dargestellten Optimierungen sollte eine tiefe Integration zwischen dem PLM System und dem ERP System implementiert sein. Der Datenaustausch mit Lieferanten und der damit verbundene Änderungsprozess sollte durch Verwendung einer integrierten Collaboration Plattform unterstützt werden die auch den Änderungsprozess berücksichtigt und nicht nur den Download der Zeichnungen bereitstellt. Der Lieferant schlägt möglicherweise eine Änderung des Designs vor. Diese neue Version muss durch die Konstruktion unter Verwendung des Änderungsprozesses aus der Collaboration Plattform vereinnahmt werden.

Ein weiterer Aspekt der Integration in die Logistik ist die Erzeugung des SAP Materialstamms. Gerade in der frühen Produktentwicklungsphase wird oft noch ohne Materialstamm gearbeitet. Erst zu einem späten Zeitpunkt wird der Materialstamm erzeugt. Das bedingt, dass einige Komponenten dem Einkauf ohne zugehörigen SAP Materialstamm übergeben werden. Ein Prozess zur Bestellung der Komponenten ohne SAP Materialstamm kann durch Verwendung der SAP PSP Elemente aus dem SAP PS (SAP Projektsystem) erreicht werden. Einschränkungen dabei sind die Bestandsführung und die Lagerhaltung. Die Einschränkungen sollten jedoch in der Phase des Prototypenbaus keine größeren Probleme darstellen, da dieser Prozess üblicherweise in räumlich begrenzten Modellbauwerkstätten durchgeführt wird. Stellt sich dennoch heraus, dass eine Lagerhaltung durchgeführt werden muss, kann als Workaround ein Dummymaterial verwendet werden das später gegen den endgültigen SAP Materialstamm getauscht wird.

Schon allein die Diskussion der Logistikintegration gemeinsam mit den entsprechenden Prozessverantwortlichen wird Potential zur Verbesserung und Lösungsansätze als Ergebnis liefern. Eine IT-Lösung alleine wird nicht das Potential ausschöpfen können. Die gemeinsame Identifizierung und Diskussion der Probleme unter einer starken Moderation sollte nicht IT-getrieben stattfinden. Auch hier gilt IT folgt dem Prozess und wird nur gemeinsam mit der Prozessverbesserung Erfolg liefern.