Reisekosten intelligent senken

2015 könnte laut einer aktuellen Travel-Management-Studie ein teures Jahr werden: Denn 45 Prozent der Befragten rechnen mit einem Anstieg der Geschäftsreisekosten. Das ist der höchste Wert seit sieben Jahren, kurz bevor die weltweite Rezession eintrat. Und so verwundert es nicht, dass bei der Planung und Durchführung von Geschäftsreisen in Unternehmen der Kostenfaktor auch künftig eine wichtige Rolle spielt und Firmen stets auf der Suche nach den finanziellen Stellschrauben sind.

Verkannt: Indirekte Ausgaben. Zumeist betrachten Unternehmen ihren Geschäftsreiseetat und dessen Optimierungsmöglichkeiten aus dem Blickwinkel der vornehmlich größten Kostenblöcke: der direkten Kosten für Flug, Hotel, Transfers und Verpflegung. Doch es fallen auch indirekte Kosten wie Verwaltungs-, Kommunikations- und Personalausgaben an, die bei der Genehmigung, Buchung, Abwicklung und Abrechnung einer Geschäftsreise entstehen können. Untersuchungen haben ergeben, dass die Reiseplanung sowie die damit verbundene Kostenabrechnung und -kontrolle häufig den drittgrößten Aufwandsposten eines Unternehmens ausmachen. Mit der Unterstützung externer Dienstleister und den richtigen Lösungen können Unternehmen jedoch allein durch eine Optimierung der Prozesse bis zu 10 Prozent ihrer gesamten Reisekosten einsparen.

Wichtig für effiziente Prozesse sowie Kostenoptimierung sind vor allem klare Strukturen und Abläufe. Dabei geht es etwa um Genehmigungsprozesse von der Reservierung bis zur Abrechnung einer geschäftlichen Reise oder auch präzise definierte Reiserichtlinien und deren konsequente Einhaltung. Eine ganzheitliche Prozessbetrachtung, sogenannte End-to-End-Prozesse, sind ein Muss.

Daten zusammenführen. Die Bedeutung von Daten als Entscheidungsgrundlage nimmt stark zu. Beim Reise-Management können aussagekräftige Daten zur Analyse von Ausgaben sowie Einsparpotenzialen genutzt werden. Das Tool HRG Insight beispielsweise ermöglicht es, ein Maximum an Information aus den reiserelevanten Daten zu ziehen. Dazu zählt unter anderem die Beobachtung der Einhaltung von Reiserichtlinien (Compliance), aber auch das Auffinden (Tracking) der Reisenden und somit die Gewährleistung ihrer Sicherheit. Mithilfe von Berichten über das Reiseverhalten können Firmen auch ihre Verhandlungsposition gegenüber Leistungsträgern verbessern. Denn lassen sich beispielsweise die Reisedaten, wer wann mit welcher Fluggesellschaft geflogen ist, nicht konsolidieren, kann man als Unternehmen mit den Airlines nur schwerlich vorteilhafte Konditionen für das nächste Jahr aushandeln. Das transparente Zusammenführen aller relevanten Daten ist daher eine wesentliche Voraussetzung für die Identifizierung von Einsparpotenzialen und das Erstellen einer entsprechenden Verhandlungsstrategie.

Wie können Unternehmen konkret Kosten einsparen? Übernachtungskosten lassen sich zum Beispiel senken, wenn Geschäftsreisende morgens früher oder abends mit einer späteren Maschine fliegen. Statt zweimal im Monat zu Meetings zu reisen, kann man die Treffen bei guter Planung auch hintereinander legen, um Flugkosten zu sparen.

Für die strategische Optimierung von Reisen stehen Unternehmen heute verschiedene Methodiken zur Verfügung. Wie ein „Was-wäre-wenn-Szenarien-Modell“ – mithilfe intelligenter Software lassen Einsparpotenziale identifizieren und visualisieren. So lässt sich mit dem Tool HRG Optismart prüfen wie sich Veränderungen beim Reiseeinkauf oder aber bei den Richtlinien auf die Reisekosten auswirken.

Etwa durch eine stärkere Verlagerung der Buchung von Vier- auf Drei-Sterne-Hotels oder die vermehrte Nutzung der Bahn auch auf internationalen Strecken.

Zudem kann das Verhalten bei Online-buchungen überprüft und Verbesserungspotenzial aufgezeigt werden. Des Weiteren werden Verfahrensweisen zur Reisevermeidung (z. B. Videokonferenztechnologie) sowie Benchmarking dargelegt. Diese Art der Datennutzung hat den Effekt, dass Firmen ermitteln können, wo Kosten eingespart werden können.