Ungenutzte Ressourcen

Alexandra Lüders

Die Effektivität des Einkaufes ist einer der Hauptfaktoren bei der Bewertung der Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens. Eine kürzlich unter 50 führenden europäischen Unternehmen durchgeführte Studie der britischen Unternehmensberatung PIMS belegt, daß die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens durch effektive Einkaufstrategien um bis zu 30% gesteigert werden kann. Und doch sind es nur wenige Firmen, die die Potentiale des Einkaufs ernsthaft untersuchen oder zielgerichtet in die Entwicklung von Einkauf und Beschaffung investieren.

Bislang gab es kaum geeignete Methoden für eine realistische Bewertung von Wirksamkeit und Bedeutung neuer Einkaufsstrategien. Hinzu kommt, daß es auf den oberen Führungsebenen oft an Einblick und Erfahrung mit professionellen Einkaufsansätzen mangelt, so die PIMS-Studie.

Unternehmen investieren bekanntlich erheblich mehr Zeit und Geld in ihre Marketing- und Verkaufsprojekte als in die Analyse von Lieferquellen und Beschaffungsmethoden.

Die Studie der PIMS beschäftigt sich mit dem Einfluß finanzieller, operativer und wettbewerbsbedingter Faktoren auf die Unternehmensleistung. Damit wird nicht nur die Effizienz der Einkaufsfunktion, sondern auch ihre Effektivität untersucht und bewertet. Folgende Aspekte fanden in der Studie besondere Berücksichtigung:

•wie wird das Geld eines Unternehmens ausgegeben und von wem;

•wie wird zwischen direkten Materialien, indirekten Materialien sowie allgemeinen Waren und Dienstleistungen für das Unternehmen unterschieden;

•welche Unternehmensbereiche werden ausgelagert (Outsourcing) und wie wird das Management der entsprechenden Drittparteien gehandhabt;

wie werden Kosten zentralen, dezentralen und ausgelagerten Aktivitäten zugeordnet;

•wie ist die Versorgungswirtschaft in das Unternehmen eingegliedert;

•wie ist die Rolle des Einkäufers definiert, ist er Erfüller, Berater, Problemlöser, Helfer oder Befehlsempfänger;

•wie werden Unternehmensressourcen intern genutzt, und wie gut sind die Beziehungen der Einkaufsfunktion zu den anderen Unternehmensbereichen;

•wie komplex sind die Lieferantenbeziehungen des Unternehmens;

•mit welchen Methoden werden Prozesse kontrolliert und gemessen.

Die Studie führte zu fünf zentralen Erkenntnissen:

Erstens geht es bei einem auf Effektivität ausgerichteten Einkauf nicht nur um kurzfristig zu erzielende Stückpreise, sondern um die langfristig ausgelegte Betrachtung von Gesamtkosten der Beschaffung von Materialien und Dienstleistungen.

Zweitens werden Einkäufer, die nur über traditionelle Verhandlungs- und Prozeßkenntnisse verfügen, selten in der Lage sein, ein effektives und effizientes Beschaffungsumfeld zu schaffen.

Drittens können durch strategische Ansätze beim Einkauf von Waren und Dienstleistungen bis zu 20% Einsparungen erzielt werden.

Viertens führen verbesserte Lieferantenbeziehungen dazu, daß sich Preissteigerungen weit unter dem Marktdurchschnitt bewegen.

Und fünftens verbessern effektive Einkaufsstrategien die Leistungsqualität der Lieferanten hinsichtlich ihrer Produkte, Flexibilität, Serviceleistungen und letztlich auch ihrer Preise.

Während die strategischen Veränderungen, die für zielgerichtete Verbesserungen im Einkauf nötig sind, nicht unbedingt komplex sein müssen, können sie durch traditionelle Denkstrukturen im Unternehmen und einen Mangel an Glaubwürdigkeit der Funktion stark behindert werden.

Viele Unternehmen setzen immer noch auf unzureichende, stark operative Bewertungsmaßstäbe im Einkauf, zum Beispiel, wie viele Bestellungen pro Einkäufer ausgelöst werden, wie hoch die Auftragsprozeßkosten sind und wie hoch der prozentuale Anteil der Materialkosten an den Gesamtkosten. Solche Kennzahlen alleine werden den Leistungen, die der Einkauf für das Unternehmen erbringen kann, sicher nicht gerecht.

Tatsächlich sollte sich der Einkauf lieber um eine stärkere Kundenorientierung bemühen. Wie effektiv werden die Bedürfnisse interner Kunden gedeckt, und wie gut sind die verhandelten Preise, die Qualität der zugekauften Waren und Dienstleistungen sowie die Serviceleistungen der strategisch entwickelten Lieferanten? Wird Zeit – vor allem bei Wertschöpfungsaktivitäten – optimal genutzt? Wie geeignet und effektiv sind die gegenwärtig genutzten Methoden zur Lieferantenbewertung und Lieferantenentwicklung, wenn man sie vor dem Hintergrund höchst komplexer und hochwertiger Lieferantenbeziehungen betrachtet?

Unternehmen investieren bislang nicht genug in die Entwicklung der Kernkompetenzen von Einkaufsteams, so das Resultat der Untersuchung. Obwohl Supply Chain Management weithin als die Strategie der Zukunft betrachtet wird, fehlt es Einkäufern vielerorts an den dazu erforderlichen Qualifikationen.

Die Einkaufsfunktion wird nur dann den erwünschten Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten können, wenn Unternehmen in Mitarbeiter investieren, die in der Lage sind, zukunftsorientierte Versorgungsstrategien zu entwickeln, und wenn sie ihnen sowohl die dazu notwendigen Handlungskompetenzen übertragen als auch Unterstützung bei der Umsetzung bieten.

Untapped resources, John Hillier, Supply Management, GB, 22 May 1997