Das Schweizer Unternehmen Timly stellt mit seiner Inventarisierungssoftware ein Konzept vor, mit dem jegliche Assets einheitlich verwaltet werden können. Ermöglicht wird dies mit einer Art objektorientiertem Baukastensystem, in dem ein Gegenstand einfach der passenden Kategorie zugeordnet wird – für die dann die benötigten Funktionen zur Verfügung stehen. Der Vorteil dieser Vorgehensweise ist es, dass Timly zufolge nur noch eine Software zur Asset-Verwaltung im gesamten Unternehmen erforderlich ist.
Anforderungen an das Bestandsmanagement
Das Bestandsmanagement beschäftigt sich mit der für den jeweiligen Geschäftszweck eines Unternehmens notwendigen Beschaffung und Lagerhaltung von Materialien. Im produzierenden Gewerbe geht es entsprechend um die Verwaltung von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen. Handwerks- und Dienstleistungsunternehmen benötigen eher Verbrauchsmaterialien, Baustoffe und Ersatzteile. Für Unternehmen aus dem Bereich Handel ist das Ziel des Bestandsmanagements, möglichst zeitnah auf angeforderte Handelsgüter in ausreichender Anzahl zugreifen zu können.
Dabei stehen konkurrierende Interessen im Raum. Fehlende Materialien bringen beispielsweise Arbeitsprozesse der Produktion ins Stocken. Im Handel hängt die Kundenzufriedenheit maßgeblich von der schnellen Verfügbarkeit der Artikel ab. Lagerhaltung verursacht dagegen Kosten und bindet Kapital. Letztlich verursacht die falsche Einschätzung des zukünftigen Bedarfs das Risiko negativer finanzieller Auswirkungen. Im Ergebnis geht es – einfach gesagt – also darum, die optimale Bestellmenge zu ermitteln.
Systematisches Bestandsmanagement: Kennzahlen als Hilfsmittel
Ein möglicher Lösungsweg zur Verringerung dieser Risiken ist eine systematische und streng methodische Betrachtung der Bedarfsgüter. Dafür eignet sich beispielsweise die ABC-Analyse, bei der die Artikel absteigend nach ihrer Relevanz für den Gesamtumsatz im Unternehmen in die Kategorien A bis C einsortiert werden (A steht für “hohe Relevanz“, C bedeutet “niedrige Relevanz“). Dies dient im ersten Schritt dazu, eine Fokussierung auf die relevantesten Güter vornehmen zu können.
Im Bestandsmanagement bietet sich allerdings eine erweiterte Einstufung nach der sogenannten XYZ-Analyse an. Diese beschäftigt sich in absteigender Folge mit der Vorhersagegenauigkeit des Bedarfs, von X („hohe Vorhersagegenauigkeit“) bis Z („geringe Vorhersagegenauigkeit“).
Aus der kombinierten ABC-/XYZ-Analyse lässt sich eine zweidimensionale Matrix bilden, in die alle Güter einzusortieren sind. Als Resultat erhalten Verantwortliche eine übersichtliche Darstellung, welche der Artikel gleichmäßig benötigt werden und daher einfach in der Lagerhaltung zu handhaben sind. Bei Artikeln, deren Verbrauch schlecht vorherzusagen ist, kann auf diese Weise eine Priorisierung innerhalb der Stufen AZ bis CZ vorgenommen werden, um unwirtschaftliche Lagerhaltung zu minimieren. Innerhalb vom softwarebasierten Bestandsmanagement lässt sich diese Einstufung als Attribut einer Oberkategorie einpflegen. Bei der Beschaffungsplanung steht dann ein zusätzliches Filterungs- und Ordnungskriterium zur Verfügung.
Aufgaben einer Bestandsmanagement-Software
Wesentliche Anforderung an eine Software für die Bestandsverwaltung ist es, alle benötigten Informationen über verwendete Güter und Materialien aufzunehmen und umfassend zu verwalten. Was einfach klingt und auf den ersten Blick auch mit einem Tabellenkalkulationsprogramm abzubilden sein könnte, birgt bei genauerer Betrachtung einige Fallstricke.
Wenn keine Aufspaltung in verschiedene Arbeitsbereiche des Unternehmens erfolgen soll, müssen einerseits einheitlich definierte Kategorien vorhanden sein. Andererseits müssen diese aber so flexibel anpassbar sein, dass sich Attribute aller erforderlichen Zielrichtungen einfügen lassen. So interessiert sich beispielsweise die Disposition möglicherweise für den Lagerort eines Artikels, während der Einkauf eher an der vorrätigen Stückzahl interessiert ist und das Controlling wissen möchte, wie hoch der Verbrauch im gesamten Jahr gewesen ist.
Im eingangs erwähnten Baukastensystem von Timly besteht die Möglichkeit, Artikelgruppen festzulegen. Diese können einem bestimmten Typ zugeordnet werden. Es kann sich um einen eigenständigen Inventargegenstand handeln, in dem alle notwendigen Attribute erzeugt werden und für den eine sogenannte digitale Geräteakte gebildet wird.
Eine weitere Möglichkeit ist es, den Typ „Container“ zu verwenden, dem sich andere Artikel zuordnen lassen. Auf diese Weise ist es demnach möglich, logische Verbünde zu bilden, die eine Verwaltung vereinfachen. Ein solcher Container kann auch projektbezogen erzeugt werden, etwa für eine Baustelle oder einen Produktionsauftrag. Dem Projekt lassen sich in der Folge Materialien, aber auch Arbeitsmittel wie Werkzeuge und Maschinen zuweisen. Ein weiterer Typ ist das Verbrauchsmaterial, dem zwar auch beliebige Attribute zuzuordnen sind, bei dem es aber vorrangig um die einfache Möglichkeit der Ein- und Ausbuchung, beispielsweise an ein Container-Objekt, geht.
Diese Form des effektiven Bestandsmanagements erfordert eine entsprechende IT-Infrastruktur. Wichtigste Voraussetzungen sind die Verfügbarkeit und Anbindung an einen zentralen Speicher. Ein- und Ausbuchungen müssen direkt am Arbeitsort möglich sein, um Übertragungsfehler zu minimieren und keinen zusätzlichen Verwaltungsaufwand zu erzeugen.
Die hier betrachtete Software-Lösung von Timly nutzt einen cloudbasierten Speicher und stellt die Software als webbasierten Service zur Verfügung. Dadurch sind dem Unternehmen zufolge vergleichsweise geringe Anforderungen an die beim Anwender genutzte Hardware zu stellen. Für den Zugriff eignen sich auch mobile Endgeräte wie Smartphones und Tablets, mit denen ein Zugriff über die Inventar-App möglich ist. Zum Aufruf von Artikeln lassen sich QR-Codes verwenden, die über das Web-Frontend der Software generiert werden und als Aufkleber an Lagerstätten oder Arbeitsmitteln angebracht werden können. Buchungsvorgänge sind so mittels Barcode-Scanner und Eingaben am Touch-Display möglich.
Logistik mit Bestandsmanagement unterstützen
Für ein effizientes Supply-Chain-Management sind sowohl Transparenz über aktuelle Lagerbestände als auch Dokumentation des Verbrauchs in den unterschiedlichen Arbeitsbereichen notwendig. Das Wissen um die tagesaktuelle Menge von Artikeln im Bestand hat natürlich eine gewisse Aussagekraft bei Unterschreiten bestimmter Mindestmengen. Für die Ermittlung einer ökonomisch sinnvollen Mindestanzahl der vorzuhaltenden Artikel ist die Betrachtung der Verbrauchshistorie relevant. Dafür ist eine detaillierte Dokumentation wichtig.
Die historische Betrachtung des Bestandsmanagements ermöglicht am ehesten die präzise Vorhersage künftiger Bedarfe. Diese Erkenntnis ist für sich genommen sicherlich unspektakulär. Dennoch basieren viele Algorithmen in der automatisierten Datenanalyse und der künstlichen Intelligenz auf dem einfachen Prinzip, sich möglichst viele der zu beurteilenden Vorfälle anzusehen, um anhand erkannter Gemeinsamkeiten generelle Rückschlüsse und schließlich Vorhersagen treffen zu können.
Für die Analyse bietet das ganzheitliche Bestandsmanagement den Vorteil, dass Datenbestände nicht erst zusammengeführt werden müssen. Heterogene Informationssammlungen verfügen häufig über unterschiedliche Attribute. Um diese vergleichbar zu machen, ist laut Timly eine umständliche Nivellierung notwendig. Der ganzheitliche Ansatz hingegen steht für eine bessere Vergleichbarkeit, da es nur eine Datenbasis gibt, die für Supply-Chains und das Bestandsmanagement zu bewerten ist. (ys)
