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Raketenstart im Einkauf

Digitale Beschaffung
Raketenstart im Einkauf

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Dass die Einführung digitaler Lösungen im Einkauf raketenschnell gehen kann, beweist das Start-up Isar Aerospace, das 2022 seinen ersten Microlauncher ins All schießen will. Dafür brauchen die Münchner eine leistungsfähige Beschaffung.

Isar Aerospace entwickelt einen Sprinter für die Raumfahrt. Eine schlanke Trägerrakete, mit der sich kleine Satelliten leicht in den Weltraum schießen lassen. Isar Aerospace wurde 2018 gegründet und mischt seitdem im boomenden Weltraumbusiness mit, das u. a. durch Satellitendaten-basierte Anwendungen getrieben wird. Für 2022, vier Jahre nach seiner Gründung, plant das Start-up den Erstflug seiner Spectrum-Rakete.

In 6 Wochen live

Auch im Einkauf hat die Ausgründung der TU München eine rasante Entwicklung hingelegt. Das, was in anderen Unternehmen Monate, wenn nicht Jahre dauert, klappte an der Isar im Raketensprint: In sechs Wochen hat das Unternehmen in einem Digitalisierungsprojekt seinen Einkauf professionalisiert, automatisiert und parallel auch noch sein Rechnungswesen neu aufgesetzt.

Passt für Start-ups: Erst P2P, dann ERP

Unterstützt wurde Einkaufsleiterin Clara Merino durch die Procurement-Spezialisten von Incospro. Bei Isar Aerospace ist die P2P-Lösung SAP Ariba mit ihren Buying- und Invoicing-Modulen am Start, vorkonfiguriert auf Start-up-Anforderungen durch Incospro. Und zwar ohne, dass Isar Aerospace bislang überhaupt mit einem ERP als Backend arbeitet. „Dass diese Reihenfolge – erst die Beschaffungs- und Bezahlprozesse, dann ERP-System – gerade für junge Unternehmen hervorragend funktionieren kann, beweist das Projekt bei Isar Aerospace“, erklärt Incospro CEO Timo Meinert.

Bevor Clara Merino als Supply Chain Manager im Dezember 2020 zu dem jungen, schnell wachsenden Team von Isar Aerospace stieß, lief die Beschaffung für die indirekten Bedarfe, aber auch für den Prototypenbau oder technische Ausstattungen dezentral und ohne Einkaufs-Guidance. Vielfach mit manuellen Genehmigungsprozessen, mit ausgedruckten Bestellungen samt Signatur per Kugelschreiber. Welche Ingenieurin, welcher Entwickler bei welchen Lieferanten was wann bestellt hatte, war umso schwieriger zu verfolgen, je mehr das Unternehmen (auf heute über 150 Mitarbeiter) wuchs. Seit Mai 2021 ist nun alles anders.

Durchgängig digital

„Wir haben jetzt eine zentrale Datenbank mit allen Details unserer Lieferanten und Bestellungen, stoßen Anforderungen, Bestellungen und Genehmigungen digital an, haben eine vollständige Übersicht über alle Beauftragungen, Genehmigungen und Rechnungsbezüge, die volle Transparenz über unsere Ausgaben und damit die Kontrolle über den gesamten Prozess, um uns im Einkauf immer weiter zu verbessern“, freut sich Clara Merino.

Die rasante Implementierung verbunden mit der Re-Organisation von Einkauf und Rechnungswesen inklusiver neuer Kontenrahmen, Kostenstellen und Sachkonten bezeichnet sie als „Abenteuer, für das Incospro genau der richtige Partner war“. Clara Merino: „Incospro hat unsere Bedürfnisse schnell verstanden und konnte uns in sehr kurzer Zeit eine hervorragende Lösung bieten.“ Rechnungslegung beginnt im Einkauf, mit diesem Verständnis arbeiteten Einkauf und Finance in diesem Projekt eng zusammen.

Lösung kann mitwachsen

Die Herausforderungen für das Unternehmen, das für seine Weltraummission in den Startlöchern steht, sind im Einkauf nicht kleiner als anderswo. Deshalb galt es ein Tool zu finden, das alle Mitarbeiter leicht bedienen und an das Lieferanten flexibel andocken können. Der operative Aufwand sollte sich minimieren und das System eine gute Basis für Erweiterungen und Skalierungen bieten. Klar war auch: Viel Zeit zum Austesten gibt es nicht. „Unser Zeitplan sieht nun mal vor, dass wir im Jahr 2022 unsere erste Rakete starten, was bedeutet, dass wir in all unseren Prozessen, einschließlich der gesamten Lieferkette und des Beschaffungsmanagements extrem agil sein müssen“, erklärt die Einkaufsleiterin.

Bestellen und anfragen in einem Tool

Heute sind die zentralen Lieferanten mit Katalogen und per Punch-Out an Isar Aerospace angebunden. Die Produktsuche funktioniert lieferantenübergreifend, auch vom Smartphone aus, ohne dass sich die User durch verschiedene Shops klicken müssen. Außerdem sind die Besteller über den Genehmigungs- und Lieferstatus jederzeit informiert. Per Freitext lassen sich Kurzanfragen an Lieferanten versenden, der Einkauf bleibt in der Loop und hat mit dem Prozess, den die Fachseite initiiert, wenig Aufwand. Damit die Teams wissen, welche Möglichkeiten in der Beschaffungsplattform stecken, gab es Videotrainings, die bereits die Produktivphase von Isar Aerospace nach dem ersten Raketenlaunch berücksichtigen.

Grundlage für den strategischen Einkauf

„Im nächsten Schritt wollen wir weitere Lieferanten integrieren, um das System noch leistungsfähiger zu machen“, sagt Clara Merino. Die Einkäuferin weiß um die strategische Bedeutung ihrer P2P-Lösung: „Ariba beschleunigt nicht nur enorm unsere Beschaffungsprozesse. Das System liefert uns auch eine mächtige Datenbasis, um die Beziehung zu unseren Lieferanten auszubauen und zu einer echten Partnerschaft reifen zu lassen.“

Auf den ersten Raketenstart optimal vorbereitet

Die Erweiterung über strategische Module etwa zum Lieferantenmanagement und die Möglichkeit die Plattform für die indirekte wie die direkte Beschaffung zu nutzen, war für Isar Aerospace entscheidend. Schließlich geht für das Unternehmen das Wachstum mit der Serienproduktion ab 2022 erst richtig los und kann im Newspace-Geschäft dann schnell durch die Decke gehen. „2022 treten wir in eine Phase ein, in der ein strategischeres Beschaffungs- und Lieferantenmanagement erforderlich wird“, schaut Clara Merino in die nahe Zukunft. Entschieden hat sich das Unternehmen deshalb für eine Lösung, die problemlos mitwächst und sich nahtlos in die künftige ERP-Landschaft einfügt. „Als ERP-agnostisches Tool war Ariba für uns auch deshalb sehr interessant“, erklärt die Einkaufsmanagerin.


Die Autorin: Annette Mühlberger

freie Journalistin

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