Veranstaltungen sind fester Teil eines normalen Unternehmensbetriebs, mitunter sind sie sogar im strategischen Meeting-Management institutionalisiert. Dabei ist es egal, ob sie virtuell oder vor Ort durchgeführt werden, ob es um Tagungen, Schulungen, Firmenfeiern oder Teamevents geht. Entsprechend ist es wenig überraschend, dass die MICE-Branche (Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions) allein in Deutschland milliardenschwer ist. Ein großer Markt, in dem Digitalisierung allerdings noch nicht angekommen ist.
Analoge Prozesse sind ressourcenintensiv
Die MICE-Branche arbeitet in weiten Teilen heute noch wie vor 20 Jahren. Der Digitalisierungsstand ist sowohl auf Anbieter- als auch auf Nachfrageseite sehr gering.
Das Resultat: Die Veranstaltungsplanung wird weitestgehend manuell abgewickelt. Wie zeit- und personalintensiv das Sourcing von Tagungshotels und Eventlocations ist, zeigt die im Februar veröffentlichte Studie „Der große MICE-Report 2023: Transformation der Meeting- und Event-Branche?“ der Event Inc Group. Unter anderem wurde für die Studie eine qualitative Umfrage unter 80 BranchenkennerInnen und Verantwortlichen der MICE-Branche durchgeführt. Sie belegt, dass die Befragten circa viereinhalb Stunden für die reine Location-Recherche aufwenden. Weitere Planungsschritte wie das Einholen und Vergleichen von Angeboten kosten rund weitere sechs Stunden. Zum Schluss nimmt die Abrechnung erneut rund viereinhalb Stunden ein. Am Ende summiert sich die Planung einer einzelnen Veranstaltung so schnell auf eine halbe Arbeitswoche. Hinzu kommen noch die Aufwände für das Kreditorenmanagement. Hier schlägt vor allem die Lieferantenanlage für zahlreiche MICE-Anbieter mit sehr hohen Prozesskosten zu buche.
Insbesondere in größeren Unternehmen, die jedes Jahr zahlreiche Tagungen und Schulungen, zusätzlich zu den klassischen Mitarbeiterevents wie Weihnachtsfeiern durchführen, bindet ein nicht-standardisierter manueller Planungsprozess schnell wertvolle personelle Ressourcen und verursacht hohe Prozesskosten. Entsprechend ist es wenig überraschend, dass für 53 Prozent der befragten VeranstaltungsplanerInnen digitale Prozesse eine enorme Zeitersparnis bedeuten und sich über 62 Prozent der Befragten mehr digitale Abläufe in ihrem Arbeitsalltag wünschen.
Maverick Buying als Risikofaktor
Ein weiteres Problem einer analogen Veranstaltungsplanung ist Maverick Buying. Es ist keine Seltenheit, dass ein teaminternes Event komplett am Einkauf vorbei geplant wird, der Einkauf zu spät einbezogen wird oder bestehende Rahmenverträge nicht genutzt werden.
Dabei ist gerade die Veranstaltungsplanung ein komplexes Unterfangen, für das viele Lieferanten nötig sind. So kommt es leicht zu Verstößen gegen Compliance-Richtlinien. Zudem können Unternehmen die realen Kosten einer Veranstaltung im Rahmen eines nicht-standardisierten Prozesses nur selten beziffern, da die Gefahr besteht, dass Bestellungen am Einkaufssystem vorbei getätigt werden und somit nicht in Reportings auftauchen. Es fehlt an der notwendigen Transparenz.
Die Lösung: Digitale Plattformen
Abhilfe schaffen digitale Plattformen, die den gesamten Planungsprozess einer Veranstaltung abbilden. Von der Location-Suche bis zur Bezahlung der Dienstleister. Für die in der Studie befragten PlanerInnen steht bei der Auswahl der Tools vor allem im Vordergrund, dass eine flexible Stornierbarkeit, eine schnelle Angebotsübermittlung sowie Preistransparenz gewährleistet ist.
Auf der Suche nach einer passenden Sourcing-Plattform lohnt es sich, die Anbieter zu vergleichen. Zahlreiche kleine Marktteilnehmer versuchen, Insellösungen zu entwickeln, die einen geringen Funktionsumfang haben und nur Teilschritte der Veranstaltungsplanung abbilden. Eine Konsolidierung des Marktes hat bereits begonnen, trotzdem ist es wichtig, zu prüfen, welche Funktionen tatsächlich durch eine digitale Lösung zur Veranstaltungsplanung abgedeckt werden.
Einige hilfreiche Funktionen, die den Einkauf von Veranstaltungen unterstützen können, sind die folgenden:
- Location-Suche: Eine große Auswahl von Locations, für unterschiedliche Events, von Tagungshotels bis zum Hochseilgarten für das Teamevent, erleichtert die Suche.
- Angebotserstellung: Angebote können selbst bei den gewünschten Locations eingeholt werden. Im Rahmen von Business-Lösungen für Unternehmen übernehmen die Angebotseinholung zum Teil die Plattformen und verhandeln die Angebote anhand von Preis-Benchmarks, um sicherzustellen, dass nicht zu viel gezahlt wird.
- Buchung: Die Buchung über ein digitales Tool verläuft schnell und transparent und Updates zum Status der Veranstaltung können direkt eingesehen werden.
- Teilnehmermanagement: Über ein integriertes Teilnehmermanagement kann zum Beispiel der Anmeldeprozess, der Versand von Einladungen, die Registrierung und der Einlass sowie der Zahlungsprozess bei kostenpflichtigen Veranstaltungen geregelt werden.
- Kreditorenmanagement: Elemente eines Kreditorenmanagements können eine zentrale Ablage der Rechnungen, eine Rechnungsprüfung oder eine zentrale Zahlungsabwicklung umfassen. Für Einkäufer ist gerade die zentralisierte Abwicklung von Zahlungen eine große Erleichterung, da es das Anlegen einzelner Lieferanten überflüssig macht. Ein integriertes Kreditorenmanagement unterstützt die Einhaltung von Compliance-Richtlinien und verhindert Maverick Buying.
- Persönliche Beratung: Bei einem komplexen Unterfangen wie der Veranstaltungsplanung macht es Sinn, einen Anbieter zu wählen, der zusätzlich zu einer digitalen Lösung ein Team zur persönlichen Beratung bereitstellt.
- Schnittstellen zu Dienstleistern: Idealerweise vermittelt eine Plattform auch Kontakte zu Dienstleistern wie FotografInnen und MusikerInnen oder bietet Komplettpakete zum Beispiel für Weihnachtsfeiern an.
Im Vergleich zu den durchschnittlichen fünfzehn Stunden, die ein analoger Planungsprozess benötigt, lässt sich eine Veranstaltung mit einem digitalen Tool laut Studie im Schnitt in knapp zwei Stunden planen. Digitale Plattformen zur Veranstaltungsplanung optimieren den Planungsprozess entscheidend, sparen Zeit und Geld und sichern darüber hinaus die Compliance ab.
Event Inc Group
Die Event Inc Group ist eine digitale Plattform für die Buchung und das Management von Firmenveranstaltungen aller Art. Unternehmen wie Beiersdorf nutzen die SaaS-Lösung, um den Einkauf im Rahmen der Veranstaltungsplanung zu standardisieren.
Der Autor: Paul Philipp Hermann
CEO der Event Inc Group
